Gastkommentar: Lizenzmanagement – Nichts, was sich lohnt, kommt von alleine

Den Kopf in den Sand zu stecken war noch nie eine gute Strategie, mit vermeintlich unangenehmen Herausforderungen umzugehen. Lizenzmanagement ist für Unternehmen eine unverzichtbare Übung, Transparenz über erworbene Software und deren Einsatz zu schaffen. Verantwortliche Personen scheuen dennoch viel zu oft davor, sich dieser Pflicht effektiv zu stellen. [...]

Immer wieder frage ich mich, warum dem so ist. Warum ist dieses Thema bei so vielen Unternehmen „eine Leiche im Keller“? Es wird unter den Teppich gekehrt und ignoriert. Manchmal aber auch mit mehr als halbherzigen Ansätzen scheinbar angegangen, um das eigene Gewissen zu beruhigen. Aktionäre und Inhaber werden im Glauben gelassen, man kümmere sich darum. Doch bei genauer Analyse dessen, was man tut und welche Ergebnisse erzielt werden, wird schnell deutlich, dass man es genauso gut auch sein lassen könnte.

Jedes Unternehmen ist kaufmännischen Grundsätzen verpflichtet. Der wirtschaftliche Umgang mit finanziellen Ressourcen ist Voraussetzung dafür, dass man eigenes und fremdes Kapital so einsetzt, dass der Geschäftserfolg optimal gefördert wird. Kosten für Software sind immer ein signifikantes Element in den Aufwendungen, die gemacht werden. Unterlizenzierung birgt nicht nur finanzielle Risiken, sondern kommt auch einer gravierenden Geldverschwendung gleich. Lizenzen, die nicht rechtzeitig erworben wurden, müssen zu sehr schlechten Konditionen nachgekauft werden. Nicht genutzte Software führt zu Anschaffungen, die völlig unnötig sind und vertraglichen Zahlungen, die man sich sparen könnte.

DIE RICHTIGE MANNSCHAFT UND DAS RICHTIGE SPIELSYSTEM

Warum also ist es so schwer für Unternehmen, dieses Loch zu schließen? Warum zieht man es vor, Geld regelrecht aus dem Fenster zu werfen, statt Ordnung zu schaffen und Softwarelizenzen bedarfsgerecht einzukaufen?

Ein wesentlicher Grund liegt meiner Einschätzung darin, dass der wirtschaftliche Umgang mit Softwarelizenzen voraussetzt, dass man Know-how aus zwei komplementären Disziplinen kombiniert. Auf der einen Seite steht die juristische Betrachtung von Lizenzbedingungen und Verträgen. Die andere Seite ist die technische Expertise in Bezug auf die Bereitstellung und den Einsatz der Software. Idealerweise sollte der Lizenzmanager, also die in einem Unternehmen für die Lizenzierung der Software verantwortliche Person, beide Disziplinen abdecken.

Viel zu oft werden Personen zu „Lizenzmanagern“ ernannt, die entweder die juristischen oder die technischen Aspekte nicht ausreichend bedienen können oder wollen. Dabei ist es nicht einmal erforderlich, dass in diesen Bereichen Experten-Kompetenz vorliegt. Es reicht völlig aus, wenn ein grundlegendes Verständnis gegeben ist.

Erschwerend kommt hinzu, dass Lizenzmanagement eine Querschnittsaufgabe darstellt. Ähnlich wie das buchhalterische Rechnungswesen ist es für den Erfolg unverzichtbar, alle relevanten Prozesse zu synchronisieren. Dort wo Prozesse fehlen müssen diese definiert, eingeführt, überwacht und optimiert werden. Solche organisatorischen Anforderungen erfordern die Mitwirkung des gesamten Unternehmens. Lizenzmanager brauchen also nicht nur ein starkes Mandat, diese Veränderungen vorzunehmen, sondern müssen auch eine Persönlichkeit mitbringen, die sich durch Vision, Stringenz, Hartnäckigkeit und natürliche Autorität auszeichnet.

DER SIEGESWILLEN

Unternehmen sei also geraten das Thema endlich nachhaltig und zielorientiert anzugehen und umzusetzen. Sie wollen doch den Sieg über die Kostenverschwendung mit Software, oder nicht? Suchen Sie nach Personen, die die erforderlichen „Soft Skills“ und grundlegendes Know-how mitbringen! Unterstützen Sie diese „Block Buster“ mit einem transparenten Mandat, werben Sie um Unterstützung – nein, fordern Sie die Unterstützung von allen Personen im Unternehmen ein!

Kümmern Sie sich aktiv um den Fortschritt! Lizenzmanagement ist kein Selbstläufer. Nichts, was sich lohnt, kommt von alleine.

Machen Sie Lizenzmanagement zur Chefsache!

* Torsten Boch ist seit 2006 Produktmanager bei Matrix42 im Bereich „Compliance“ mit den Schwerpunkten License, Asset und Contract Management.