Gastkommentar: Schirm oder Kompass – Hilfe zur Selbsthilfe in stürmischen Zeiten

Eine der meist diskutierten Fragen in der weltweiten Finanzwelt ist derzeit wohl unbestritten, was das kleinere Übel für die Zukunft Europas wäre: ein Austritt eines Wackelkandidaten aus der Währungsunion oder weitere Rettungsschirme. Kein Wunder, dass die Diskussion Begehrlichkeiten in der Wirtschaft weckt und auch Unternehmen in Schieflage nach Steuergeldern rufen. Doch nur die wenigsten Unternehmen haben das „Too-big-to-fail“-Polster im Rücken, das die Regierung zur Unterstützung zwingt. Das heißt im Umkehrschluss: CFOs und Verantwortliche für Finanzmanagement und Controlling stehen heute mehr als je zuvor unter Druck, dem Top-Management vorausschauende Hilfe für strategische Entscheidungen zu liefern, um ihr Unternehmen gar nicht erst vom Kurs abkommen zu lassen.

Transaktionsprozesse standardisieren, Konsolidierung beschleunigen, Cash Management und Compliance verbessern: Die Prioritätenliste für CFOs ist lang. Und dabei ist das weite Feld der strategischen Finanzplanung mit ihren vorausschauenden Analysen noch gar nicht berücksichtigt. Theoretisch liefern Finanzmanagementsysteme für alle Bereiche die passende Unterstützung. Doch die Realität sieht oft anders aus: Ausgerechnet von diesen Finanzmanagementsystemen gehen neue Schwierigkeiten aus. Fehlt die Akzeptanz, so wirkt sich das auf alle Prozesse von der Umsatzrealisierung über Finanzanalysen und die Vorbereitung von Audits bis zur Erstellung von Monatsabschlüssen negativ aus. Wie tariert man also Anforderungen auf der einen Seite und die richtige Software-Unterstützung auf der anderen aus? Es gibt drei Hürden, die sich Unternehmen bewusst machen und in ihre Entscheidung für ein Finanzmanagementsystem einbeziehen müssen, um erfolgreich zu manövrieren:

Die Wurzel der meisten Probleme im Finanzmanagement liegt in ineffizienten Prozessen. Werden Abläufe – etwa zwischen Einkauf und Buchhaltung – ineffizient abgewickelt, leidet die gesamte Performance des Unternehmens. Einer Studie von CFO Research zufolge räumen 60 Prozent aller Unternehmen ein, dass ihre Budgetierungs- und Planungsprozesse zu langwierig seien. Hier regiert oft noch allein die Tabellenkalkulationen, die mehr als ein schwerwiegendes Manko hat: Sie kann Prozesse kaum beschleunigen und erschwert, dass sie in Übereinstimmung mit der strategischen Planung des Unternehmens ablaufen. Das betrifft auch die Regelkonformität. Finanzabteilungen tun sich oft schwer damit, komplexe Compliance-Anforderungen und Berichtspflichten zu erfüllen. Das ist zeitaufwändig und blockiert Ressourcen, die sich eigentlich anderen operativen und strategischen Aufgaben widmen müssten. Eine Finanzmanagementlösung muss diese Standards durchgängig abdecken.

Die Entwicklung einer unternehmensinternen Finanzstrategie ist eine der Kernaufgaben eines CFOs: Auf der Basis von Analysen erwartet die Geschäftsführung Empfehlungen, die dem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen und profitables Wachstum ermöglichen. Erste Anlaufstelle für die nötigen Daten ist die Finanzabteilung. Doch hier ist Hürde Nr. 2 zu nehmen: Können die grundlegenden Informationen überhaupt bereitgestellt werden? Ist die Qualität der Datenbasis ausreichend, um Analysen zu fahren? Und sind die zur Verfügung stehenden Analysewerkzeuge leistungsstark und flexibel genug, um genaue Auskünfte darüber zu geben, welche Produkte sich besonders gut verkaufen oder welche Kunden besonders gewinnbringend sind? Falls nicht, werden im schlimmsten Fall gewinnbringende Bereiche zu Gunsten von weniger rentablen Geschäftsfeldern vernachlässigt.

Schließlich ist auch die Systemintegration ein neuralgischer Punkt: Da Finanzfunktionen häufig an eine Vielzahl anderer, komplexer Systeme gebunden sind, können Finanzabteilungen aus eigener Kraft nur schwer ihre Effizienz steigern oder zusätzliche Prozesse automatisieren. Gleichzeitig lassen sich Insellösungen, die ein Einzelproblem gezielt abdecken sollen, nur schlecht in andere Anwendungen des Finanzmanagements einbinden. Das führt zu fehlender Transparenz und zeitraubenden, unsicheren und fehlerhaften Prozessen in der Rechnungslegung.

Um Prozesse zu optimieren, Risiken zu minimieren und zu einer echten strategischen Ressource für das Unternehmen zu werden, müssen CFOs und ihre Teams ihr Pflichtenheft für Finanzmanagementsysteme auf den ganzheitlichen Ansatz von Corporate Financial Management (CFM) erweitern: Die Idee von CFM ist, flexible Transaktionsverarbeitung und andere Kernanwendungen mit Funktionen wie Echtzeit-Reporting, Analyse und Planung zu verbinden, die allesamt für die strategische Führung eines Unternehmens erforderlich sind. In einer einzigen Umgebung liefert CFM grundlegende Finanzanwendungen wie Hauptbuchverwaltung, Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, Cash-Management, Bestandserfassung und Compliance-Management. Eine solche Lösung lässt sich zudem ausweiten, um weitere nicht-standardisierte Bereiche wie das Beschaffungswesen, das Vertragsmanagement, das Lieferantenmanagement und das Human Capital Management zu automatisieren. Sie unterstützt Self-Service-Transaktionen für das Beschaffungswesen, das Ausgaben- und das Personalmanagement. Nicht zuletzt bietet sie leistungsstarke Berichts-, Analyse- und Leistungsmanagementfunktionen, die Entscheidungsträger brauchen, um strategische Fragen anzugehen. Alle Funktionen lassen sich schrittweise implementieren und aktivieren. Damit liefert CFM zwar noch keinen Rettungsschirm für Unternehmen – aber einen guten Kompass in unruhigem Fahrwasser.