Die COVID-19-Pandemie wirkt sich weltweit auf Unternehmen aus. Für sie kommt es darauf an, die eigene Geschäftskontinuität zu sichern. Zu Beginn der Pandemie waren dabei die Unternehmen im Vorteil, die zuvor bereits einen Plan für das Krisenmanagement erstellt haben. [...]
Auf Unternehmen kamen nämlich Aufgaben zu, die schnell zu erledigen waren. Unter anderem galt es, neue Anforderungen an die Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz zu erfüllen, Mitarbeitern neue Hygienemaßnahmen zu kommunizieren sowie regionale Lockdowns einzuhalten. Unternehmen hat das unterschiedlich beeinträchtigt. Bei einigen war die Geschäftskontinuität nur vorübergehend beeinträchtigt, andere waren jedoch mit dauerhaften Schließungen konfrontiert. Nachdem die Lockdowns wieder sukzessive gelockert wurden, hat sich die Wirtschaft allmählich erholt.
Nun stehen viele Länder in Europa jedoch am Anfang einer zweiten Infektionswelle. Das heißt, Führungskräfte müssen sich erneut auf Einschränkungen und Probleme vorbereiten. Sie haben die Verantwortung, sich um ihre Mitarbeiter zu kümmern und weiterhin für Geschäftskontinuität zu sorgen. Um dabei erfolgreich zu sein, ist es zu empfehlen, die eigenen bestehenden Pläne kritisch zu hinterfragen und gegebenenfalls anzupassen. Nachfolgend sind vier Tipps aufgelistet, die Unternehmen eine effektive Kommunikation ermöglichen und so für ein erfolgreiches Krisenmanagement sorgen.
1. Technische Grundlagen schaffen und richtig kommunizieren
Im Homeoffice zu arbeiten, ist kein neuer Trend. Jedoch hat die Pandemie die Zahl der Menschen im Homeoffice deutlich erhöht. Mitarbeiter sind nun oft weit voneinander entfernt und kommunizieren deshalb anders miteinander. In Bezug auf das Krisenmanagement ist das maßgeblich. Unternehmen müssen die Möglichkeit haben, jederzeit und sicher mit ihren Mitarbeitern und anderen Stakeholdern zu kommunizieren, egal wo sie sich jeweils befinden.
Einfach nur mit ihnen zu sprechen, reicht in einer Krise oder bei einem Notfall aber nicht aus. Entscheidend ist auch die Vorgehensweise. Mittelungen müssen bei allen Mitarbeitern rechtzeitig ankommen und übersichtlich sein. Das ist entscheidend für die Geschäftskontinuität. Hilfreich ist es zudem, wenn Unternehmen feststellen können, wo sich ihre Mitarbeiter befinden. Unternehmen sind dadurch nämlich in der Lage, für ihre Mitarbeiter die Informationen herauszufiltern, die tatsächlich für sie und ihre Arbeit relevant sind. Erfolg verspricht unter den Gesichtspunkten eine Plattform, die Kommunikation, Konnektivität und Zusammenarbeit ermöglicht sowie zugleich eine hohe Sicherheit bietet.
2. Mehrere Kanäle für die Kommunikation nutzen
Menschen haben jeweils eine eigene Methode, um nach Informationen zu suchen und sie zu verarbeiten. Für Unternehmen ist es daher wichtig, in einer Krise oder bei einem Notfall über mehrere Kanäle mit ihren Mitarbeitern zu kommunizieren. So sorgen Unternehmen für eine ideale Informationsverbreitung.
Um in dringenden Situationen mit ihren Mitarbeitern Kontakt aufzunehmen, verschicken Unternehmen in der Regel eine E-Mail. In einer Krise oder bei einem Notfall können Unternehmen jedoch nicht voraussetzen, dass all ihre Mitarbeiter konstanten Zugang zum Internet oder zu ihren Firmen-E-Mails haben. Es ist für sie deshalb ratsam, für die Kommunikation mit ihnen auch andere Kanäle in Betracht zu ziehen, wie zum Beispiel Apps, SMS/Textnachrichten, Radio, Digital Signage und soziale Medien.
3. Mitarbeiter im Blick behalten
In einer Krise oder bei einem Notfall die eigenen Mitarbeiter zuverlässig zu erreichen und ihnen dann genaue Informationen zu liefern, ist zentral für das eigene Krisenmanagement. Darüber hinaus müssen Unternehmen aber auch den Aufenthaltsort ihrer Mitarbeiter kennen und gegebenenfalls ermitteln können, ob sie sicher sind. Das hilft ihnen dabei, fundierte Entscheidungen zu treffen und gezielte Maßnahmen zu ergreifen. Eine effektive Strategie für eine Krise oder einen Notfall umfasst daher auch Kanäle für eine Zwei-Wege-Kommunikation, die den entsprechenden Austausch zwischen Unternehmen und Mitarbeitern zulassen.
Erwägenswert sind außerdem weitere Maßnahmen, wenn die Rückkehr zur Arbeit ansteht. Auf digitalem Weg können Unternehmen zum Bespiel Mitarbeiterbefragungen, Gesundheitschecks und Sicherheitstrainings durchführen. Zum einen lässt sich dadurch die Stimmung von Mitarbeitern erfassen und zum anderen erleichtert ihnen das eventuell die Rückkehr zur Arbeit oder die Bewältigung gesundheitlicher Probleme.
4. Networking betreiben
Krisen und Notfälle passieren nie isoliert. Für Unternehmen lohnt es sich deshalb, sich mit vertrauenswürdigen öffentlichen Organisationen (örtliche Feuerwehren, Ambulanzen und Gesundheitsbehörden) zu vernetzen. Gerade wenn Unternehmen die Rückkehr zur Arbeit planen und sich mit verschiedenen regionalen Gesundheitsgesetzen und -verordnungen auseinandersetzen müssen, ist ein direkter Kontakt zu ihnen vorteilhaft. Der Grund: Das entsprechende Netzwerk ist eine erstklassige Quelle für sachdienliche Informationen, durch die Unternehmen adäquat mit bestimmten Situationen umgehen können – egal ob es dabei um den Ausbruch einer Krankheit oder eine andere Bedrohung handelt, die Mitarbeiter oder Vermögenswerte in Gefahr bringt.
Um die Kontakte zu pflegen, beachten Unternehmen idealerweise die Best Practices, die auch für ihre interne Kommunikation gelten. Zudem müssen sie technisch dazu in der Lage sein, mit den externen Ansprechpartnern vertraulich zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten.
Blick in die Zukunft
Es ist noch offen, wie die zweite Infektionswelle genau verlaufen wird. Dass für Unternehmen erneut Krisenmanagement nötig wird, ist nicht auszuschließen. Die Verantwortung für das Wohl ihrer Mitarbeiter und die Geschäftskontinuität liegt dann bei Führungskräften. Um sich darauf sowie auf andere mögliche Krisen und Notfälle in der Zukunft vorzubereiten, ist es ihnen zu raten, rechtzeitig eine optimale Lösung für eine effektive Kommunikation auszuwählen und einzurichten. Die vier besprochenen Tipps helfen dabei.
*David Wiseman ist Vice President Secure Communications bei BlackBerry.
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