HR-Management im Wandel: Automatisiert, remote und virtuell

Die Erwartung an die Digitalisierung von Personalabteilungen war noch nie so groß wie heute. Um ihre Effektivität zu erhöhen, müssen Unternehmen mit wechselnden Trends und Innovationen Schritt halten. [...]

Spätestens seit Anfang der Pandemie ist das Thema „Remote Work“ in aller Munde. Bei der Implementierung neuer digitaler Lösungen geht es daher vor allem um die Frage, ob Homeoffice den Mitarbeitern ihre Arbeit erleichtert. Denn inzwischen steht fest, dass es keinen Einfluss auf die Leistung hat, ob die Angestellten zum Arbeiten im Büro oder in ihren eigenen vier Wänden sitzen.

Standortungebundenes Recruiting 

Pandemiebedingt haben viele Unternehmen auf Remote Work umgestellt. Dabei hat sich gezeigt: Der Standort eines Unternehmens ist kein Hindernis mehr.  Diese neue Freiheit verbessert nicht nur die Work-Life-Balance der Mitarbeiter. Die Unternehmen vergrößern dadurch auch den Talent-Pool, aus dem sie schöpfen können. Um im verschärften Wettbewerb um qualifizierte Fachkräfte mithalten zu können, sollten sie sich daher schnell an die neue Arbeitswelt anpassen. Arbeitssuchende sind eher dazu geneigt, Arbeitgeber in Betracht zu ziehen, die flexible und virtuelle Arbeitsformen ermöglichen.

Digitale HR-Prozesse ab dem ersten Bewerberkontakt

Angesichts der steigenden Zahl an Remote-Mitarbeitern gilt es aber vor allem, alle Bereiche des Personalwesens an die neue Arbeitswelt anzupassen. Das gelingt am leichtesten, wenn der gesamte Lebenszyklus eines Mitarbeiters, vom ersten Berwerberkontakt, über Talent Management und Lohnabrechung bis zum Online-Offboarding, nahtlos digitalisert wird. So werden immer häufiger Mitarbeiter eingestellt, die möglicherweise nie das Büro ihres Arbeitgebers betreten werden. Um neue Mitarbeiter zeitnah mit der benötigten Hardware sowie einem Fernzugriff auf die Unternehmensserver ausstatten zu können, muss das gesamte Equipment von der IT-Abteilung an die private Adresse geschickt werden. Denn bei einem Mitarbeiter, der in einer anderen Stadt wohnt, ist ein Kurierservice in der Regel kostengünstiger als die Übernahme von Reise- und Übernachtungskosten. Zudem ist eine schnelle und zuverlässige Remote-Konnektivität mit Zugang zu allen benötigten Tools für das reibungslose Arbeiten im Homeoffice unabdingbar. Das bestätigen acht von zehn Befragten in der Workforce Mindset Studie von Alight.

Das persönliche Kennenlernen kommt beim Remote-Onboarding allerdings oftmals zu kurz. Denn das Vorstellen neuer Gesichter via Videokonferenz reicht vielen Mitarbeitern nicht aus, wie die Studie „Die Ära der agilen HR“ von Alight belegt. Bei der Umsetzung einer Remote Work Policy sollten Unternehmen die Mitarbeiter im Büro und im Homeoffice gleichermaßen berücksichtigen, so dass der Kontakt untereinander nicht zu kurz kommt. Ein adäquates Arbeitsumfeld hilft, den Alltag mit den richtigen Abläufen zu strukturieren. 

Mangelnde Vorbereitung auf Digitalisierung

Um mit der zunehmenden Automatisierung von Prozessen mithalten zu können, müssen sich vor allem Mitarbeiter, die für traditionelle Routineaufgaben zuständig sind, auf das Erlernen neuer Fähigkeiten einstellen. Bei 60 Prozent der heutigen Arbeitsplätze wird bis 2025 mindestens ein Drittel der Aufgaben automatisiert erfolgen. 40 Prozent der heutigen Qualifikationen werden zum Teil oder sogar vollkommen veraltet sein. Mitarbeiter und vor allem junge Talente sind daher gefordert, sich gezielt digitale Fähigkeiten anzueignen. Hier gibt es offensichtlich noch Handlungsbedarf: Jeder vierte Befragte der Studie „Die Ära der agilen HR“ von Alight ist der Meinung, dass das Bildungssystem junge Menschen nicht ausreichend auf das digitale Zeitalter vorbereitet.

Neue Kommunikationsmittel

Die Nutzung von Telefon und E-Mail ist in den meisten Unternehmen nach wie vor stark verbreitet. Doch die Pandemie erforderte ein Umdenken: Um auch remote einen sicheren Austausch zwischen Mitarbeitern zu ermöglichen, sind zusätzliche digitale Kommunikationsmittel zunehmend gefragt – beispielsweise Messenger-Dienste, Chatbot-Services für allgemeine Rückfragen sowie Videokonferenz- und Kollaborationstools. Jeder dritte Befragte bestätigte gegenüber Alight, dass sein Unternehmen seit März 2020 neue Tools für die Remote Kommunikation implementiert hat. Der pandemiebedingte Wechsel zu einer rein virtuellen Kommunikation war für viele Arbeitnehmer zunächst eine Herausforderung. Mittlerweile sehen aber viele darin eine Bereicherung. Virtuelle Konferenzräume ersetzen nun die Meetings vor Ort, der Einsatz von Videotelefonie fördert den Zusammenhalt. Vor allem für Neustarter sind solche Funktionen wichtig, um sich von Anfang an als Teil des Teams zu fühlen.

Virtuelles Mitarbeiter-Management

Eine weitere Möglichkeit, interne Arbeitsabläufe zu optimieren, ist das Nutzen von Cloud-basierten HCM-Systemen (Human Capital Management). Damit kann die Personalabteilung den gesamten Lebenszyklus eines Mitarbeiters vom ersten Kontakt in der Bewerbungsphase bis zu seinem Ausscheiden verwalten. Auch berufliche Entwicklungsmöglichkeiten und Weiterbildungsmaßnahmen lassen sich mit einem HCM-System identifizieren, wenn bestimmte Qualifikationen für neue Positionen benötigt werden. Durch die Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit und den gezielten Einsatz von Talenten ist die HR-Abteilung eines Unternehmens heute mindestens so wichtig wie die Produktion.

Eine zunehmend relevante Rolle spielt seit 2020 das Continuous Performance Management (CPM). Mit entsprechenden Tools können Angestellte und Teamleiter regelmäßig ihre Leistungsziele einsehen und optimieren. Dies bedeutet für die Unternehmen nicht nur eine Vereinfachung des Remote-Managements, sondern ermöglicht auch die agile Anpassung von Zielen sowie Trainings- und Entwicklungsangeboten. Bereits in den nächsten Jahren könnten Unternehmen von den gesammelten CPM-Daten profitieren, da sie dadurch die Anforderungen an bestimmte Positionen schneller erkennen und zeitnah mit Weiterbildungen und zusätzlichen Recruiting-Prozessen reagieren können.

Die Zukunft von HR ist digital

In dieser dynamischen Zeit erleben wir hautnah mit, wie die Automatisierung voranschreitet. Damit verändert sich die Art und Weise, wie wir Mitarbeitererfahrungen schaffen. Aber auch die Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Beziehung muss neu gedacht werden. Ziel sollte dabei eine größere individuelle Autonomie der Mitarbeiter sein. 

In Zukunft werden in Führungspositionen Remote-Work-Erfahrungen und virtuelle Management-Qualifikationen stärker gefragt sein. Daher dienen HR-Systeme auch zunehmend dazu, Teamleiter bei der Führung ihrer Mitarbeiter zu unterstützen. Fernarbeit und Automatisierung sind ebenfalls wichtige Faktoren, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Unternehmen, die ihre Mitarbeiter nicht problemlos virtuell managen können, sollten sich mit einer Modernisierung ihrer IT-Systeme und Software-Tools befassen. Denn die Möglichkeiten neuer Technologien werden die Kommunikation in Unternehmen auch in Zukunft auf Trab halten.

*Der Autor Sudhir Mitter ist Country Lead DACH bei Alight.