"Die IT kann leicht reden als Krisenprofiteur": Diesen Satz hören wir regelmäßig. Dabei war es in vorherigen Krisen neben Werbung und Marketing gerade die IT-Branche, die zu leiden hatte. Dieses Mal ist es anders und der Satz trifft tatsächlich zu. [...]
Denn ohne IT gab und gibt es nichts von dem, was wir aktuell und in Zukunft besonders brauchen: kein Homeoffice, keine Business Continuity und keine gut abgestimmten organisatorischen Maßnahmen.
Wir bei Antares-NetlogiX konnten mit einem gewissen Vorsprung ins Rennen gehen, denn Krisenmanagement und Sicherheit sind unser Tagesgeschäft. Deshalb war die Umstellung auf die neue Situation für uns binnen weniger Tage reibungslos möglich. Unseren Kunden boten wir aktiv Hilfe an – und halfen dann direkt. Deswegen konnten unzählige Mitarbeiter schnell im Homeoffice tätig werden. Firewall-Einstellungen wurden angepasst, Zusatzlizenzen besorgt. Gleichzeitig entwickelte sich für viele Unternehmen IT-Security schnell zum Hauptthema. Dabei haben wir die Erfahrung gemacht, dass zwar Zentrale und Produktion in Österreich zumeist gut abgesichert sind. Bei externen Mitarbeitern oder mobilen Vertriebskollegen im exponierten Ausland haben sich jedoch häufig Unsicherheiten ergeben – die wir beheben konnten.
Digitale Büroorganisation
Hinsichtlich der digitalen Transformation haben sich im Laufe des vergangenen Jahres außerdem zwei zentrale Aspekte herauskristallisiert: Organisation und Kommunikation. Wurde die Digitalisierung aus organisatorischer Sicht in zahlreichen KMU bislang noch zögerlich umgesetzt, zeigte sich zu Beginn der Krise schnell: Terminvereinbarungen auf Zuruf, Mitarbeiterführung ohne Weitsicht und Arbeitszeiterfassung mit Excel waren nicht mehr zukunftsfest. Dank unserer eigens entwickelten Team-Management-Software ARTimer waren wir hier bereits gut aufgestellt. Denn ob Zeiterfassung, Dienstpläne, Abwesenheiten oder Kurzarbeit: Digitale Büroorganisation spart wertvolle Zeit und gewährleistet allen Beteiligten jederzeitige Transparenz.
Das betrifft nicht nur unser Unternehmen. Es herrscht allgemeiner Konsens darüber, dass Homeoffice auch nach der Krise von Bedeutung bleiben wird. Deshalb wird auch die Relevanz digitaler Lösungen für die genannten Aufgaben weiter zunehmen. Im Handwerk, Gewerbe und Handel muss daher die technische Hürde genommen, die Unternehmenskultur angepasst und die Organisation runderneuert werden: Ohne WLAN, E-Mail, Warenwirtschaft oder digitales Team-Management für Urlaube, Zeiterfassung und Leistungsverrechnung gibt es keine Zukunft.
Auch wir haben in den vergangenen Monaten dazugelernt. Es klingt trivial, aber gerade in einer Krise ist die Kommunikation mit Kunden und Mitarbeitern essenziell. So räumten wir mit wöchentlichen E-Mails an unsere Mitarbeiter Unsicherheiten wie drohende Kurzarbeit aus. Die Kommunikation mit unseren Kunden stellten wir innerhalb kürzester Zeit ebenfalls vom persönlichen auf den virtuellen Kontakt um.
Waren wir beispielsweise hinsichtlich der Nutzung von Web-Seminaren sehr skeptisch, sind diese binnen Wochen zum Erfolgskonzept geworden. Mittlerweile produzieren wir selbst Musik-Jingles, Online-Präsentationen, Videos und coole Podcasts. Von unseren Erkenntnissen in Sachen »digitales Marketing« werden wir langfristig profitieren und soziale Medien besser nutzen.
Die Krise hat uns gezeigt, dass eine verlässliche, sichere IT die Grundvoraussetzung ist, um Ausnahmesituationen erfolgreich zu bewältigen. Business Continuity ist in der Chefetage angekommen und auch IT-Security auf das nächste Level gehoben worden. Dennoch werden wichtige Aufgaben erst nach der Krise beginnen: Dazu wird gehören, das digitale Team-Management langfristig fest in der Unternehmensstruktur zu verankern. Denn nur so verfügen Firmen über transparente Prozesse, verlässliche Entscheidungsgrundlagen und die Sicherheit, auf künftige Herausforderungen flexibel reagieren zu können.
*Jürgen Kolb ist Geschäftsführer der Antares-NetlogiX GmbH. Mehr zum Thema Digitalisierung in Österreich lesen Sie in der aktuellen Ausgabe von transform!
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