Office 365 hat den Durchbruch geschafft. Laut einer Gartner Studie nutzen bereits 61 Prozent der Unternehmen die Cloud-Angebote von Microsoft, weitere 23 Prozent planen den Einsatz von Office 365 innerhalb der nächsten sechs Monate. Die Unternehmen profitieren von Aufwand- und Kostenreduktion. Bei der Lizenzierung der Cloud-Lösungen allerdings gehen viele Unternehmen nach dem Gießkannenprinzip vor und geben dadurch mehr für Lizenzen aus als notwendig. [...]
Vor nicht allzu langer Zeit hatten noch viele IT-Verantwortliche Bedenken in Bezug auf die Sicherheit der Public Cloud. Mittlerweile sind die Zweifel beseitigt, immer mehr Unternehmen nutzen ihre Vorteile. Auch zunehmend viele öffentliche Institutionen planen ihren Umzug in die Cloud. In der Regel beginnt der Weg in die Cloud mit Office 365. Schrittweise werden zunächst Outlook und Sharepoint ausgelagert, dann folgen Excel, Word und alle weiteren Produkte, die die Office 365 Suite anbietet. Die Vorteile liegen auf der Hand: Wartung und Administration müssen nicht mehr durch die IT geleistet werden, IT Ressourcen re-fokussieren sich. Oft unterschätzt und ausgeblendet wird aber die Notwendigkeit, die Prozesse im Unternehmen an die Cloud anzupassen. Vom Bestellprozess bis zu Abrechnungen sind Adaptierungen nötig, die durchaus umfangreich werden können.
Lizenzen nach dem Gießkannenprinzip
Ein häufiger, vermeidbarer Fehler ist die Zuteilung von Standardlizenzen für alle Nutzer. Alle Mitarbeiter erhalten dieselbe Lizenz (= Softwarepaket), für das oftmals hohe Kosten anfallen. Der tatsächliche Bedarf der einzelnen Nutzer für die Anwendungen, sei es Excel, Word oder Power BI, wird dabei nicht berücksichtigt und damit werden erhebliche Einsparpotentiale außer Acht gelassen.
Strukturiert herangehen
Eine bestehende Service Management Lösung ist Gold wert. Hierüber können der Anwenderbedarf an einzelnen Anwendungen erfasst und strukturiert werden. Somit erhält die IT ein klares Bild darüber, welche Softwarepakete im Unternehmen benötigt werden. Daraus ergibt sich dann eine effiziente und vor allem bedarfsorientierte Vergabe der Lizenzen. Da der Nutzer seinen persönlichen Bedarf selbst bestimmt, sensibilisiert man diesen auch gleichzeitig für die entstehenden Kosten und gibt die Entscheidung in die Hände seines Managers. Darüber hinaus werden die Kosten verursachungsgerecht umgelegt und die Kostenstellen der Fachabteilungen auf Basis der Nutzung belastet.
Bedarfsabhängige Lizenzierung anstatt Blindflug
Optimal ist, wenn Service Management mit Lizenzmanagement kombiniert wird. Die Mehrausgaben dafür werden durch die Einsparungen schnell wettgemacht. Eine bedarfsabhängige Lizenzierung schlägt einen im Blindflug erstellten Pauschalplan allemal. Einsparpotentiale können dann auch über den Lebenszyklus einer Anwendung hinweg genutzt werden. Oft brauchen Mitarbeiter eine bestimmte Software nur für ein Projekt, also für eine beschränkte Zeit. Erkennt das System automatisch, dass die Anwendung seit einer bestimmten Zeitspanne nicht mehr genutzt wurde, kann es den Nutzer fragen, ob die Software noch benötigt wird. Wenn nicht, kann die Lizenz an dieser Stelle eingespart werden. Auch mit exakteren Bedarfsprognosen sind Einsparungen möglich. Stehen die Daten fest, welche Lizenzen im laufenden Geschäftsjahr benötigt werden und wie die konkrete Nutzung etwa von Office 365 aussieht, lässt sich die Vorhersage für das Folgejahr leichter treffen. Eine Lizenzmanagement Lösung liefert die nötigen Daten, um die entsprechenden Lizenzverhandlungen positiv führen zu können.
Automatisierte Bereitstellung von Anwendungen
Weitere Einsparungen bringt eine von vornherein konzeptionell eingeplante Automatisierung. Viele Unternehmen setzen nach wie vor ein Active Directory ein und wollen dieses auch nach der Migration auf Office 365 als führendes Identitätsmanagement beibehalten. Die Identitätsverwaltung findet in der eigenen Infrastruktur statt. Dadurch stellt sich aber die Frage, wie mit Office 365 die bestehende Infrastruktur integriert werden kann, ohne dass die Mehrwerte der Migration in die Cloud verloren gehen. Eine Plattform ist notwendig, die die Orchestrierung der Office 365 Applikationen übernimmt. MyWorkspace von Matrix42 etwa erlaubt den Mitarbeitern über den Browser mit nur einem Passwort einen geräteunabhängigen Zugriff auf alle ihre Anwendungen. Über ein Self Service Portal kann jeder Mitarbeiter jene Anwendungen zusammenstellen, die er für seine Arbeit benötigt. Im Hintergrund erfolgt die Berechtigung für diese Applikationen und die Zuweisung der passenden Lizenzen voll automatisiert.
Sicherheitsvorteil On- und Offboarding
Zugriffe auf Anwendungen und Unternehmensdaten werden mit MyWorkspace automatisiert vergeben und entzogen. Die IT-Verantwortlichen profitieren damit von hoher Sicherheit im On- und Offboarding von Mitarbeitern. Sind die entsprechenden Prozesse im System hinterlegt, kann ein neuer Mitarbeiter von Stunde Null an produktiv arbeiten, weil das nötige Equipment, die Anwendungen und Berechtigungen bereits im Vorfeld bestellt und vorbereitet worden sind. Genauso automatisiert und schnell werden Zugriffsberechtigungen auch wieder entzogen und Lizenzen zurück in den Pool gelegt, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Im Idealfall sind keine manuellen Aktivitäten für diese Prozesse mehr nötig, wodurch auch die Fehleranfälligkeit sinkt. Prozesse und Lizenzen aktiv zu steuern ist essentiell für jedes Unternehmen. Denn durch die Automatisierung und die gezielte Nutzung von Softwarelizenzen werden Zeit- und Budgetkapazitäten frei, die in Innovationsprojekte und damit in die Wettbewerbsfähigkeit investiert werden können.
*Markus Schäfer ist Product Manager Cloud & Mobile bei Matrix42.
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