In der österreichischen Wirtschaft verursacht das Aufkommen von Microsoft Copilot zunehmend Wellen. Doch Vorsicht: Eine überhastete Einführung ist alles andere als ratsam. Es empfiehlt sich, externe Dienstleister einzubeziehen, um das volle Potenzial des Microsoft-Copilot-Ökosystems auszuschöpfen. [...]
Microsoft Copilot gab bei vielen Unternehmen den Ausschlag, über die Implementierung von innovativen KI-Assistenten nachzudenken. Doch wer anfängt, sich genauer mit der Copilot-Welt zu beschäftigen, ist häufig zunächst verwirrt. Immerhin ist Microsoft Copilot nicht nur ein Programm, das man – einmal gekauft – sofort verwenden kann, sondern ein komplexes Technologie-Ökosystem.
Die Copiloten für die persönliche Produktivität gibt es in drei Hauptvarianten: Copilot Free, Copilot Pro und der Copilot für Microsoft 365. Der Hauptunterschied zwischen den Varianten liegt in der anvisierten Zielgruppe: Während der kostenlose Copilot Free für Einzelpersonen gedacht ist, die keine großen Datenschutzverpflichtungen haben, visiert der Copilot für Microsoft 365 Unternehmenskunden an. Letzterer verfügt über einen wesentlich höheren Funktionsumfang und eingebaute Datenschutzmechanismen, ist aber mit 30 US-Dollar pro Monat pro Nutzer dementsprechend teurer. Doch nicht nur die Variantenvielfalt und die hohen Kosten erschweren Unternehmen die Entscheidung. Die Einführung von Microsoft Copilot ist zudem ein äußerst komplexer Prozess, der einiges an Vorbereitung und Planung erfordert.
Herausforderungen bei der Einführung von Microsoft Copilot
Es gibt eine große Anzahl von Copilot-Implementierungen, die in Funktionsweise und Kapazitäten unterschiedlich ausfallen. Deshalb ist es wichtig, dass die einzelnen Endnutzer nicht einfach nur eine Lizenz erhalten, sondern dass es eine gute Kommunikation und Planung bei der Einführung im Unternehmen gibt. Es birgt Risiken, wenn die Mitarbeiter allein mit unterschiedlichen Copilot-Arten experimentieren. So kann es zu Unsicherheiten kommen, ob man Daten, die durch eine KI ausgegeben wurden, auch tatsächlich verwenden darf. Wiederum führt ein nur sporadischer, nicht zielführender Einsatz von Copilot-Funktionen dazu, dass Endanwender oftmals den Sinn im KI-Assistenten nicht erkennen und schließlich die Verwendung verweigern. Kurz gesagt: Es braucht ein durchdachtes Adoption & Change Management.
Ungeprüft KI-generierte Daten in die eigene Arbeit einfließen zu lassen, ist zudem stark fehleranfällig. Fordert man etwa vom Copiloten in Word eine Zusammenfassung über bestimmte Preise an, so kann es sein, dass Preise nicht stimmen oder fachliche Zusammenhänge nicht richtig genannt werden. Die KI kann halluzinieren. Jeder KI-Output sollte aufgrund der Halluzinations-Gefahr daher stets noch einmal von Menschen überprüft werden.
Um Schatten-IT zu bekämpfen, wird in vielen Unternehmen bereits seit Jahren enormer Aufwand betrieben. So gibt es etwa Regularien für die Nutzung verschiedener Programme und digitaler Dienstleistungen. Solche Vorsichtsmaßnahmen sollten auch bei KI nicht vernachlässigt werden.
Eine weitere zentrale Herausforderung besteht darin, den Copilot für Microsoft 365 auf die vorhandene IT-Infrastruktur aufzusetzen. Dies erfordert in erster Linie eine gewisse Reife des Unternehmens, denn ansonsten kann es zum Beispiel bei einem Oversharing von Daten zu bizarren Ergebnissen bei der Nutzung von Copilot für Microsoft 365 kommen. Sind zu viele Daten auf „public“ geschaltet, macht es die KI einfacher denn je, Zugriff darauf zu erhalten. Um Copilot für Microsoft 365 voll auszunutzen, muss also im ersten Schritt die Dateninfrastruktur dafür geprüft und aufgebaut werden.
So prüfen Sie den KI-Reifegrad Ihres Unternehmens
Manche Unternehmen haben noch keine konkrete Strategie für den Einsatz von KI im Rahmen der Arbeitsprozesse. Andere Firmen sind wiederum so weit, dass Microsoft Copilot nur eine Lösung unter vielen ist. Zuerst sollte also die KI-Reife des Unternehmens auf die Probe gestellt werden, bevor man sich für eine Copilot-Lizenz entscheidet.
Am Anfang steht die Frage, was konkret mit der neuen Technologie erreicht werden soll. Der Impact von KI auf Unternehmensprozesse und die Folgen für die Data Governance sollten gut bedacht werden. Zudem gilt es die Compliance zu garantieren und Mitarbeiter bei jedem Schritt der Transformation durch Adoption & Change Management Maßnahmen mitzunehmen. Nur so stellt man sicher, dass der Microsoft Copilot auch tatsächlich angenommen und genutzt wird. Konkrete ethische und praktische Umgangsregeln mit KI sind ein Muss. Die Transformation zu einem datengetriebenen KI-Unternehmen ist dementsprechend komplex, aber ein wichtiger Schritt in eine erfolgreiche Zukunft.
Externe Dienstleister unterstützen bei dem Assessment des Reifegrades. So werden etwa Workshops angeboten, die darüber aufklären, welche Funktionen gewisse Copilot-Lösungen haben und wie diese konkret im Unternehmen eingesetzt werden können. Unter anderem werden in diesen Workshops folgende Fragen geklärt : Welche Use Cases hat das Unternehmen bereits getestet oder sind vorstellbar? Werden bereits Microsoft-Lösungen wie SharePoint oder OneDrive genutzt? Gibt es einen konkreten Plan für Maßnahmen des Adoption & Change Managements? Wie sieht es mit der Data Governance aus? Welche Lösungen des Copilot-Ökosystems sind interessant? Ein externer Partner kann somit feststellen, ob die Einführung des Copiloten überhaupt Sinn macht und welche Varianten und Lizenzpakete in Frage kommen.
Fazit: Die Copilot-Einführung gelingt nur mit einer durchdachten KI-Strategie
Das Microsoft-Copilot-Ökosystem bietet in all seinen Varianten und Lizenzformen nützliche Funktionen und fördert die Produktivität der Mitarbeiter. Trotzdem sollten Unternehmen nicht überhastet Geld für teure Copilot-Lizenzen ausgeben. Stattdessen braucht es konkrete Ziele, eine durchdachte KI-Strategie und einen gewissen Reifegrad im Umgang mit KI, sodass die Investitionen nicht ins Leere laufen. Gerade mittelständische Unternehmen, die sich noch nicht umfassend mit KI beschäftigt haben, sollten unbedingt einen erfahrenen Partner als Begleiter auf dem Copilot-Weg hinzuziehen. Ein IT-Dienstleister berät, bildet aus und unterstützt bei Umsetzung sowie „Adoption & Change Management“-Maßnahmen. Auf diese Weise gelingt es Unternehmen, das volle Potenzial der KI-Transformation auszuschöpfen.
*Der Autor Tomislav Karafilov ist Principal Consultant bei SoftwareOne.
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