In einem starken globalen Wettbewerb ist es für Unternehmen jeder Größe von erheblichem Vorteil, neue Technologien im Arbeitsalltag einzusetzen und mit ihrem Umgang vertraut zu sein. Eine Schlüsselrolle spielt dabei die effizientere Gestaltung von Prozessen. [...]
Für Mitarbeiter sollte es möglich sein, einfach und unkompliziert mit modernen Technologien umgehen zu können. Erst wenn es für sie der Normalfall ist, Lösungen wie diese im täglichen Arbeitsleben einzusetzen und beispielsweise durch KI-basierte und automatisierte Lösungen unterstützt zu werden, ist eine digitale Transformation vollständig gelungen und daraus resultierende Erfolge werden deutlich sichtbar.
Vom Status Quo der manuellen Dokumentenverarbeitung …
Derzeit ist verwaltungstechnisch in vielen Unternehmen noch die manuelle Dokumentenverarbeitung der Status Quo. Dieses Vorgehen bedeutet für die zuständigen Mitarbeiter jedoch einen immensen Zeit- und Arbeitsaufwand, wodurch die Bearbeitung von komplexen Aufgaben häufig zu kurz kommt. Zudem birgt die manuelle Dokumentenverarbeitung ein hohes Fehlerrisiko, da die Konzentration bei der Ausführung stark repetitiver Aufgaben wie dieser schwindet.
Zwar haben viele Unternehmen bereits mit dem Einsatz automatisierter Lösungen begonnen, jedoch stecken diese Projekte meist noch in den Kinderschuhen. Bisher forderte die Automatisierung nicht nur hohe Kosten und komplexe IT-Strukturen, sondern auch ein hohes Maß an entsprechenden Fachkenntnissen. Aber gerade in einer Zeit des Fachkräftemangels ist es erforderlich, dass auch Mitarbeiter ohne tiefgreifende Kenntnisse in künstlicher Intelligenz oder maschinellem Lernen mit entsprechenden Tools ausgestattet werden, um die digitale Transformation in ihren Unternehmen mit vorantreiben zu können.
Aktuelle Lösungsansätze stützen sich insbesondere auf die Dateneingabe mittels robotergestützter Prozessautomatisierung (RPA) – dabei übernehmen digitale Helfer repetitive Aufgaben und beschleunigen Routine-Prozesse. Während dies bereits ein wichtiger erster Schritt in die richtige Richtung ist, sind RPA-Roboter allein jedoch noch nicht in der Lage, unstrukturierte Daten zu erkennen und zu verarbeiten. Um die Fähigkeiten dieser digitalen Helfer weiter auszubauen, empfiehlt es sich, diese zusätzlich mit einer künstlichen Intelligenz auszustatten.
… hin zu automatisierter Dokumentenverarbeitung…
Denn neue Fortschritte im Bereich der künstlichen Intelligenz haben den Weg für eine neue Generation der Datenerfassung und -verarbeitung geschaffen. Ziel einer intelligenten Dokumentenverarbeitung ist es nicht nur Dokumente zu digitalisieren, sondern digitalen Mitarbeitern beizubringen, Dokumente auf einem ähnlichen Niveau wie Menschen zu verarbeiten. Dafür kommen Elemente des maschinellen Lernens, Natural Language Processing (NLP) und der Texterkennung zusammen. Dadurch sollen digitale Mitarbeiter dazu befähigt werden, Daten nicht nur erkennen und lesen zu können, sondern die Inhalte daraus auch zu verstehen und aus den erhaltenen Erkenntnissen Entscheidungen abzuleiten.
Eine automatisierte Datenverarbeitung wirkt sich somit positiv auf alle Bereiche des Geschäfts aus. Angefangen bei den Mitarbeitern, die Zeit zurückgewinnen, die sie nutzen können, um sich auf anspruchsvollere Aufgaben zu konzentrieren. So werden nicht nur die Motivation und Produktivität einzelner Mitarbeiter gesteigert, sondern als Resultat auch die Produktivität des gesamten Unternehmens. Darüber hinaus laufen automatisierte Prozesse in der Regel schneller ab, wodurch Anträge und Anfragen zügig bearbeitet werden und Kunden von einer verbesserten Customer Experience profitieren. Weiterhin helfen solche modernen Lösungen dabei, Risiken durch fehleranfällige Prozesse zu minimieren und langfristig Kosten einzusparen. Aber vor allem sind sie ein einfaches Mittel, um Unternehmen den Einstieg und die vollständige Umsetzung der digitalen Transformation zu ermöglichen.
Lösungen zur automatisierten Datenverarbeitung kommen schon heute in vielen Branchen zum Einsatz. Beispielsweise machen sich Unternehmen der Immobilienbranche diese zunutze, um die Beantragung von Hypotheken zu erleichtern. Vor dem Einsatz automatisierter Lösungen war es für potenzielle Hauskäufer erforderlich, sich als erstes mit einem Kreditsachbearbeiter zu treffen, um einen entsprechenden Kreditantrag auf Papier auszufüllen. Dieser Antrag sowie dazugehörige Dokumente verweilten dann häufig monatelang auf dem Schreibtisch des Sachbearbeiters. Erst nach Abschluss eines Kredits erfolgte die digitale Archivierung und die Bereitstellung sowie der Austausch mit anderen am Darlehensverfahren Beteiligten.
In den letzten Jahren hat sich dieser Prozess in vielen Unternehmen vollständig gewandelt – hin zu einem digitalisierten Ablauf. Heutzutage haben Verbraucher die Möglichkeit, eine Hypothek direkt und unkompliziert mit ihrem Smartphone zu beantragen. Dafür fotografieren Kunden die benötigten Dokumente in einem einfachen Schritt mit ihrem Smartphone ab und schicken diese als Online-Datei weiter – ohne die vielen Einzelschritte zeitaufwendig mit einem Kreditsachbearbeiter persönlich durchführen zu müssen. Ein großer Vorteil der Digitalisierung: Dadurch stehen alle Dokumente und darin enthaltene Informationen von Anfang an allen Beteiligten des Verfahrens zur Verfügung.
… durch den Einsatz von No-Code-/Low-Code-Plattformen
Auf den ersten Blick klingen diese Lösungen äußerst kostspielig und arbeitsintensiv für die Fachexperten der IT-Abteilungen. Jedoch hat in den letzten Jahren die Demokratisierung in der Programmierwelt die Zugänglichkeit und Nutzbarkeit solcher Lösungen für nicht-technische Anwender stark verändert. Sogenannte No-Code-/Low-Code-Plattformen bieten Nutzern die Möglichkeit, individuelle Lösungen nach einem Baukastenprinzip selbst zu realisieren. Ausschlaggebend ist dabei, dass für die Nutzung dieser Plattformen kaum Programmierkenntnisse erforderlich sind. Dies gibt auch nicht-technischen Anwendern die nötigen Werkzeuge an die Hand, ihre Arbeitsweisen und -prozesse schnell und unkompliziert zu digitalisieren.
Der Zugang zu No-Code-/Low-Code-Lösungen erfolgt für Unternehmen über Online-Marktplätze: dort finden Geschäftsanwender und Entwickler einen Katalog mit kognitiven Skills vor – Unternehmen können sozusagen eine individuelle Auswahl an digitalen Helfern vornehmen. Je nach kognitivem Skill ist dieser bereits für eine Vielzahl von Dokumenttypen vortrainiert und einsatzbereit – egal, ob Rechnungen, Bestellformulare, Kreditdokumente, Versicherungsansprüche oder Frachtbriefe. Marktplätze sind ideal für Anwender, die eine „Try-and-Buy“-Option suchen und nicht zwingend einen technischen Hintergrund oder ein tiefes Verständnis für KI-Technologien wie maschinellem Lernen oder NLP mitbringen. Geschäftsanwender können auf solch einem Marktplatz bei Bedarf sowohl auf fortgeschrittene Automatisierungsfunktionen zugreifen als auch ganz einfach die Fähigkeiten selbst entwerfen, trainieren und veröffentlichen, die für ihre Geschäftsfunktionen am wichtigsten sind. Dieser öffentliche Austausch von Skills sichert die Bereitstellung einer Vielzahl von Skills, die für die unterschiedlichsten Szenarien angewendet werden können.
Sobald ein vorhandener oder individuell angefertigter Skill einmal ausgewählt wurde, kann er auf einfache Weise im Unternehmen zum Einsatz kommen: beispielsweise kann ein Unternehmen einen kognitiven Skill über eine intelligente Automatisierungsplattform ausführen lassen und mit weiteren Anwendungslösungen wie robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA), Business Process Management (BPM), Electronic Content Management (ECM), Chatbots und weitere im Unternehmen vorhandenen Systeme kombinieren. Dadurch erhalten Unternehmen eine umfassende und sinnvolle technische Lösung, die ihren individuellen Bedürfnissen entspricht.
No-Code/Low-Code – mehr als nur ein Buzzword
Für viele Unternehmen stellt die digitale Transformation auch weiterhin Herausforderungen bereit, um im globalen Wettbewerb konkurrenzfähig zu bleiben. No-Code/Low-Code-Tools ermöglichen es ihnen, auch nicht-technische Mitarbeiter zu befähigen, an der digitalen Transformation des Unternehmens mitzuwirken. Ein erster Schritt hin zu einer einfachen und kostenschonenden Optimierung von Prozessen stellt der Einsatz von technischen Helfern in der automatisierten Datenverarbeitung dar.
Die Vorteile von No-Code-/Low-Code-Lösungen zeigen deutlich, dass hinter dem Wort mehr als nur das neue Buzzword des Jahres steckt. Das unterstreicht auch eine aktuelle Prognose von Gartner, laut der der weltweite Markt an Low-Code-Entwicklungstechnologien im aktuellen Jahr um 23 Prozent steigen wird. Um also eine vollständige digitale Transformation zu realisieren und weiter erfolgreich am globalen Wettbewerb teilzunehmen, geht für Unternehmen in Zukunft kein Weg an modernen Lösungen wie diesen vorbei.
*Markus Pichler ist Vice President of Sales Europe bei ABBYY.
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