SaaS-Chaos: Mehr Zeit mit Suchen als mit Arbeiten verbringen

Die moderne Arbeitswelt wird von einer Flut an Software-as-a-Service (SaaS)-Lösungen überschwemmt, die eigentlich Aufgaben vereinfachen sollen, aber oft das Gegenteil bewirken. [...]

 62 % der Mitarbeiter haben Schwierigkeiten, die benötigten Informationen schnell zu finden, und verwandeln sich dabei in Hobby-Detektive. Dies führt nicht nur zu langen Suchzeiten, sondern unterbricht auch Arbeitsabläufe, was die Produktivität erheblich einschränkt und Innovation hemmt. Trotz dieser Herausforderungen halten viele Entscheidungstragende an ihren bestehenden Tools fest, während die Mitarbeiter*innen mit dem Chaos fragmentierter Systeme kämpfen.

Abteilungsübergreifende Tool-Fragmentierung

Die Vielzahl an Softwarelösungen trägt wesentlich zur Fragmentierung von Arbeitsprozessen bei. Dieses „Tool-Chaos“ betrifft alle Abteilungen eines Unternehmens: Beispielsweise verwenden Marketingabteilungen häufig separate Tools für das Social-Media-Management, die Analyse und die Kampagnenplanung. Personalabteilungen nutzen verschiedene Tools für das Mitarbeitermanagement, die Ticketverfolgung und die Gehaltsabrechnung. Ähnliches gilt für IT, Vertrieb, Finanzen und Kundenservice.

Laut der Okta Business at Work 2024-Studie nutzen Unternehmen weltweit durchschnittlich 93 Apps, was einem Anstieg von 4 % im Vergleich zum Vorjahr entspricht. In Deutschland liegt die durchschnittliche Anzahl bei 55 Apps, was einem Anstieg von 8 % im Vergleich zum Vorjahr entspricht. Obwohl dies unter dem globalen Durchschnitt liegt, ist die Zahl dennoch signifikant und deutet auf einen wachsenden Trend zur Tool-Proliferation hin.

Dateninkonsistenz, Verwaltungsaufwand und Tool-Müdigkeit

Während einzelne Tools kurzfristige Lösungen für spezifische Bedürfnisse bieten können, führt ihre Fragmentierung oft zu erheblichen langfristigen Herausforderungen. Der erhöhte Verwaltungsaufwand durch den ständigen Wechsel zwischen Systemen verschwendet Zeit und beeinträchtigt die Effizienz jeder Abteilung. Die Integration und Synchronisierung von Daten kann komplex sein und zu Problemen führen, wenn Informationen nicht nahtlos übertragen und aktualisiert werden. Das Ergebnis sind unvollständige oder fehlerhafte Daten. Der Mangel an Überblick über alle Metriken erschwert das Reporting und die strategische Planung.

Zudem führt die Nutzung mehrerer Tools nicht nur zu einem erheblichen Schulungsaufwand, sondern auch oft zu „Tool-Müdigkeit“, bei der die Mitarbeiter*innen von den zahlreichen nicht integrierten Anwendungen überwältigt werden. Die Tool-Müdigkeit ist besonders ausgeprägt, wenn Mitarbeiter*innen gezwungen sind, zwischen vielen verschiedenen Systemen zu wechseln, was schließlich ihre Motivation untergräbt, sich an neue SaaS-Lösungen und Benutzeroberflächen anzupassen. Infolgedessen beherrschen viele Mitarbeiter*innen nur Teile jedes Tools und nutzen nicht alle verfügbaren Funktionen vollständig aus.

Erwartungen der zukünftigen Arbeitskräfte

Mit dem erwarteten demografischen Wandel, der bis 2030 Millennials und die Generation Z zur Mehrheit der Arbeitskräfte machen wird, verändern sich die Erwartungen an die Arbeitsumgebung. Diese Generationen wünschen sich eine hybride, kollaborative Arbeitskultur, die durch digitale Lösungen optimiert wird und den Anforderungen eines flexiblen Arbeitsstils gerecht wird. Sie sind zunehmend frustriert von der Nutzung unzähliger fragmentierter Tools und suchen nach einer vernetzten Arbeitsumgebung – weil eine solche Umgebung Transparenz und Zugang zum Unternehmenswissen bietet, was die Teamabstimmung erleichtert und verdeutlicht, wie individuelle Arbeit zu übergeordneten Zielen beiträgt. Kurz gesagt, Unternehmen müssen sich vorbereiten und die richtigen technischen Werkzeuge anbieten, um die besten Talente zu halten.

Ein Tool – Alle Antworten

Die Lösung liegt in der Konsolidierung verschiedener Funktionen in einem einzigen, integrierten Tool. Es vereinfacht das Wissensmanagement, indem alle relevanten Informationen an einem Ort gespeichert werden, was Inkonsistenzen und Fehlerquellen erheblich reduziert. Die Integration verschiedener Funktionen – von der Finanzverfolgung bis hin zum Mitarbeitermanagement – reduziert den Verwaltungsaufwand und erleichtert die Einhaltung von Vorschriften. Ein einheitliches System ermöglicht umfassende Analysen und Berichte, die zu besseren und konsistenten Einblicken in wichtige Metriken führen. Es verbessert auch die Benutzerfreundlichkeit, da die Mitarbeiter nur eine Plattform erlernen und nutzen müssen.

Schließlich verbessert eine zentrale Plattform die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, indem alle Informationen leicht zugänglich gemacht werden. Dies fördert eine robuste Dokumentationskultur und unterstützt einen transparenten und nachvollziehbaren Arbeitsablauf. Mit der zunehmenden Bedeutung von KI-gestützter Informationsbeschaffung ist ein solches System noch wertvoller.

Eine harmonisierte, zukunftsorientierte IT-Landschaft

In Zukunft wird die Wahl eines integrierten Tools sowohl für die Effizienz als auch für die Mitarbeiterzufriedenheit entscheidend sein. Eine konsolidierte IT-Landschaft – die alle wesentlichen Funktionen in einer einzigen Plattform integriert – kann den Unterschied ausmachen zwischen einem harmonisierten, produktiven Team und einer frustrierten, ineffizienten Belegschaft. Indem sie die Bedürfnisse der Mitarbeiter*innen berücksichtigt und die Verwaltungsaufgaben erheblich reduziert, verbessert eine solche Lösung nicht nur die Zusammenarbeit, sondern fördert auch Innovation und Engagement. Letztendlich wird die Einführung eines einheitlichen Systems ein entscheidender Faktor für den langfristigen Erfolg und die Wettbewerbsfähigkeit in der modernen Arbeitswelt sein.

*Der Autor Robbie O’Connor ist GM EMEA bei Notion.