Manuelle Tätigkeiten sollten in Unternehmen nach und nach abgeschafft und stattdessen so viel wie möglich digitalisiert werden. Das betrifft vorrangig die Verwaltung und Aufgaben. Der Unternehmensberater Markus Baulig gibt zu diesem Zweck 10 Ratschläge, die einfach in die Tat umgesetzt werden können. [...]
Das Problem: In der Verwaltung gibt es eine Vielzahl an Arbeiten, die von Mitarbeitern nur mit Widerwillen erledigt werden. Das wiederum führt zu einer großen Fehlerquote. Vermeiden Sie als Geschäftsführer diese Fehler, indem Sie sich für eine Automatisierung und Digitalisierung entscheiden.
1. Intelligente Datenwege
In vielen Firmen gibt es nach wie vor Programme und Systeme, die nicht kompatibel sind und so Fehler verursachen. Damit diese in Zukunft nicht mehr passieren und Ihre Mitarbeiter eingreifen müssen, entscheiden Sie sich für digitale Schnittstellen. Sie versenden Daten zwischen den einzelnen Systemen und gleichen sie untereinander ab.
2. Plausibilitätskontrolle
Eine automatische Überprüfung der Plausibilität macht auf jeden Fall Sinn. Eingabewerte werden im Rahmen einer solchen Prüfung hin auf ihre Nachvollziehbarkeit hin überprüft. Ergibt sich dann ein nicht nachvollziehbarer Wert, gilt es schnell zu handeln. Solch eine Prüfung der Plausibilität erfolgt am besten automatisiert. Auch sollte sie nach bestimmten Regeln strukturiert sein, um beste Ergebnisse zu liefern.
3. Kennzahlen erkennen
Eine Überprüfung der Kennzahlen erfolgt am besten digital. Kommt es wider Erwarten zu einer Überschreitung vorher festgelegter Grenzwerte, erfolgt automatisch eine Rückmeldung. Nur so erkennen Sie Probleme in Ihren Unternehmensprozessen sofort und können reagieren.
4. Automatische Erinnerungsfunktion
Das Vergessen wichtiger Aufgaben in Ihrem Unternehmen können Sie verhindern, indem Sie eine automatische Erinnerungsfunktion aktivieren. Die Handlungen Ihrer Mitarbeiter werden dann „getriggert“ und der entsprechende Mitarbeiter rechtzeitig erinnert. So kann erreicht werden, dass keine wichtigen Aufgaben mehr vergessen werden.
5. Vollautomatisierte Benachrichtigungen
Kennen Sie Push-Benachrichtigungen? Diese sind für jeden Unternehmer sinnvoll, denn sie informieren ihn über aktuelle Neuerungen, anstehende Aufgaben oder Probleme mit bestimmten Kunden. Vollautomatisierte Push-Nachrichten sind daher ein wesentlicher Bestandteil im unternehmerischen Digitalisierungsprozess.
6. Digitale Rechnungslegung
Die manuelle Rechnungserstellung ist längst veraltet. Sehr viel sinnvoller ist eine automatisierte Rechnungsstellung, denn so können Fehler durch Mitarbeiter minimiert werden. Auch der Versand Ihrer Rechnungen erfolgt bestenfalls per E-Mail. So sparen Sie Papier und Zeit.
7. Cleveres Dokumentenmanagement
Dank einem innovativen Dokumentenmanagement gehören Papierberge künftig der Vergangenheit an. Ein sinnvolles Management sammelt, katalogisiert und ordnet alle Ihre Belege in der Firma, vornehmlich Ein- und Ausgangsrechnungen, Bank- und Kassenbelege. Auch das Suchen nach einem bestimmten Papier gehört so künftig der Vergangenheit an.
8. Die Einführung von „Makros“
Individuell auf Ihr Unternehmen angepasste Makros helfen Ihnen dabei, Ihre tägliche Arbeit nachweislich zu verbessern. Solch eine Befehlskette kann zum Beispiel im Programm Excel Anwendung finden und diverse Datensätze einer Tabelle zuordnen.
9. Digitale Neuerungen im Vertrieb
Der Vertrieb ist einer der Unternehmensbereiche, in dem eine Digitalisierung zwingend erforderlich ist. Weisen Sie Ihren Vertrieblern zum Beispiel bestimmte Kunden automatisch zu, können Sie Ihren Gewinn maximieren. Auch der E-Mail-Versand an Ihre Kunden und mögliche Interessenten sollte einen großen Stellenwert einnehmen.
10. Digitale Chatprogramme
Nutzen Sie noch eine gewöhnliche E-Mail-Kommunikation? Dann sind Sie nicht mehr auf dem neuesten Stand und arbeiten ineffizient. Besser sind Alternativen wie digitale Chatprogramme. Slack und Teams sind zwei empfehlenswerte Beispiele.
*Markus Baulig ist Unternehmensberater und Digitalisierungsexperte.
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