Smarte Verträge als Zukunft im Vertragsmanagement

Verträge bilden die Basis für eine geregelte Geschäftsabwicklung. Was früher als einfacher Tauschhandel per Handschlag besiegelt wurde, ist längst überholt. Mit der Globalisierung von Geschäftsbeziehungen wurden auch die Vertragswerke komplexer. Der kurze Gang in die Vertragsabteilung ist heute physisch oft nicht mehr möglich, da diese mitunter in einem anderen Land angesiedelt ist. Eine cloudbasierte Vertragsmanagement-Lösung schafft Abhilfe. [...]

Trotz zunehmender Digitalisierung existieren viele Verträge oft nur in Papierform oder werden als digitalisierte Dokumente in Vertragsarchiven oder auf Fileshares verwaltet. Das Wesentliche eines Vertrags, nämlich die im Vertrag festgelegten Vertragspunkte, die über die Vertragslaufzeit von den Vertragspartnern zu erfüllen sind, werden aber dabei nicht strukturell erfasst und umfassend abgebildet.

In der Praxis sind Vertragsablagen oftmals verstreute Datensilos, auf die nicht alle am Vertragsmanagement beteiligten Personen Zugriff haben. Es mangelt an Übersicht und effizienten Prozessen. Die Folgen: Unternehmen verlieren durch ein ineffizientes Vertragsmanagement viel Geld. Die Havard Business School spricht von einem Verlust zwischen fünf und 40 Prozent eines Deals.

Prozessgesteuertes Vertragsmanagement als Basis für Smart Contracts

Die heute verfügbaren Technologien bieten längst Möglichkeiten, den Vertragslebenszyklus agiler und vor allem vollständig digital abzubilden. Viele kennen den Begriff „Smart Contracts“ im Zusammenhang mit der Blockchain-Technologie – einer jungen Technologie, die noch viele Fragen in der Umsetzung aufwirft. Doch jahrelang erprobte cloudbasierte Technologien ermöglichen es schon heute, Smart Contracts mittels regelbasierter Prozesse und sicherer Authentifizierungsmethoden umzusetzen. Die Integration von digitalen Signaturen verstärkt die Robustheit solcher Lösungen. Smart Contracts im Kontext von Cloudanwendungen fassen den digitalen Lebenszyklus eines Vertrags zusammen, von der Ausverhandlung, der Finalisierung und Unterschrift bis zur Kontrolle und Verifikation der Erfüllung der Vertragspflichten.

Die Grundlage für eine Vertragsabwicklung ist eine gemeinsame Vertrauensbasis. Diese wird in modernen Vertragsmanagement-Lösungen dadurch geschaffen, dass sich jeder Benutzer gleich beim Einloggen authentifiziert. Optimaler Weise kommt hierfür eine Zwei-Faktor-Authentifizierung zum Einsatz. Diese Vertrauensgrundlage gilt über den gesamten Vertragslebenszyklus hinweg.

Über ein durchdachtes Rechtekonzept wird der Zugriff auf einzelne Verträge gesteuert. Somit ist klar geregelt wer Verträge lesen oder bearbeiten darf. Unterschiedliche (Benutzer-)Rollen erleichtern die Steuerung des gesamten Vertragsmanagements durch cloudbasierte Prozesse, beispielsweise zur Vertragsprüfung. Sämtliche (Vertrags-)Dokumente werden revisionssicher abgelegt, Transparenz und Nachvollziehbarkeit aller Ereignisse sind somit gegeben.

Automatisierte Generierung von Verträgen

Ein zentraler Vorteil von Smart Contracts auf Basis cloudbasierter Regeln ist die automatisierte Generierung von Verträgen. State-of-the-art Vertragsmanagement-Lösungen erlauben das schnelle Modellieren der Vertragsrechte und -pflichten und legen die Basis dafür, dass sie automatisiert überprüft und durchgesetzt werden können.

„Unter ‚Smart‘ versteht man beispielsweise Maschinen, die lernen, sich automatisch anpassen und ihr Verhalten auf das Umfeld einstellen können – genau das ist in Smart Contracts aber ‚nur‘ mit einer Reihe von starren definierten Regeln abgebildet“, erklärt Hermann Stern, Business Area Manager der Forschungsgruppe „Data-driven Business“ am COMET-Forschungskompetenzzentrum Know-Center in Graz. „Wir gehen hier einen Schritt weiter, bei uns sollen Verträge nicht nur „Smart“ sondern „intelligent“ sein. Das System oder sogar der Vertrag selbst soll beispielsweise wissen, welche Tatsachen oder Entitäten er beschreibt, wie diese miteinander in Beziehung (oder vielleicht sogar in Widerspruch) stehen, und wie „ähnlich“ er anderen Verträgen ist.“

In einem Forschungsprojekt arbeitet Stern mit seinem Team daran, Vertragstexte mittels Software zu analysieren und automatisiert Vertragsinhalte und Entitäten wie Personen, Orte, sowie deren Zusammenhänge zu erkennen. Daraus können zukünftig intelligente Regeln abgeleitet werden, die einen Vertrag beschreiben. Diese Regeln wiederum könnten herangezogen werden, um Vertragsinhalte in cloudbasierten Vertragsmanagement-Lösungen abzubilden und in weiterer Folge Verträge automatisiert durchzusetzen.

Vertragsmanagement-Lösungen helfen bereits jetzt, durch ein umfangreiches Vorlagenmanagement, Textbausteinsammlungen und ein regelbasiertes Klauselmanagement, die gesamte Vertragserrichtung signifikant zu beschleunigen. Um Rechtsunsicherheiten zu vermeiden, werden sämtliche Klauseln und Textbausteine prozessgetrieben von der Rechtsabteilung geprüft, verwaltet und konzernweit zur Verfügung gestellt.

Rechtssichere Verträge ohne juristisches Fachwissen

Kommt es zu Änderungen von Klauseln oder Vertragsmetadaten, werden diese automatisch in alle neu zu errichtenden Verträgen übernommen. Damit können auch Mitarbeiter aus Fachabteilungen, die über kein juristisches Wissen verfügen, rechtssichere Verträge erstellen.
Bei einem cloudbasierten Vertragsmanagement versenden die beteiligten Personen nicht wie früher üblich E-Mail-Attachments, sondern ausschließlich Hyperlinks der Dokumente. Damit ist sichergestellt, dass jeder Zugriff und jede Änderung in den Verträgen oder den dazugehörigen Dokumenten, Protokollen oder Geschäftskorrespondenzen aufgezeichnet werden kann – und das natürlich automatisiert. Das bedeutet auch, dass alle involvierten Personen revisionssicher mit der jeweils letzten Version arbeiten.

Eine weitere Stärke eines cloudbasierten Vertragsmanagements sind die effizienten Abstimmungs-, Prüf- und Freigabeprozesse. Im Idealfall bietet die Lösung einen grafischen Prozesseditor, mit dessen Hilfe Mitarbeiter selbst die komplexesten Unternehmensstrukturen digital abbilden können, und zwar ohne Programmierkenntnisse. Der prozessgesteuerte Ansatz sorgt außerdem dafür, dass keine Fristen versäumt werden. Das Vertragscontrolling wird in state-of-the-art Vertragsmanagement-Lösungen durch umfangreiche Auswertungen und Reports unterstützt, die auf Knopfdruck erzeugt werden können.

Kriterien für die Auswahl eines Cloud-Anbieters

Bei der Auswahl des Cloud-Anbieters zählt Datenschutz allgemein zu den wichtigsten Kriterien bei der Wahl der passenden Cloud. „Wo werden die Daten gespeichert?“, lautet die Gretchenfrage. Europäische Anbieter mit Datenzentren innerhalb der EU können vollständige Compliance und Rechtssicherheit gewährleisten.

Wenn ein Unternehmen sich für ein Vertragsmanagement-System auf Cloud-Basis entscheidet, sollte es auf Zertifizierungen in Sachen Datenschutz und Informationssicherheit achten. Grundsätzlich gilt: jede Zertifizierung die eine Cloud bereits besitzt, erspart eigenen Zertifizierungsaufwand und -kosten.

Wenn es um IT-Sicherheit und den Schutz personenbezogener Daten geht, ist das C5-Testat hervorzuheben. Es wird vom BSI herausgegeben, dem deutschen Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik. Der Anforderungskatalog des BSI legt fest, welche Mindestanforderungen Cloud-Dienstleister u.a. in Bezug auf Gerichtsbarkeit und Lokationen der Datenspeicherung, Datenverarbeitung und Datensicherung, Offenbarungs- und Ermittlungsbefugnisse sowie Zertifizierungen erfüllen müssen. Des Weiteren sind ISO 27001 und ISO 27018, EuroCloud StarAudit sowie IDW PS 880 durch die KPMG Advisory GmbH, die für Revisionssicherheit sorgt (siehe GoB-konforme Archivierung) weitere wertvolle Zertifizierungen.

Um es auf den Punkt zu bringen: Mit cloudbasierten und prozessgesteuerten Smart Contracts besitzen Unternehmen alle Tools für ein effizientes und sicheres Vertragsmanagement und erzielen damit gleichsam „Handschlagqualität 4.0“.

*Andreas Dangl ist Business Unit Executive für Cloud-Services bei Fabasoft.