Die kommende Ära des unternehmensweiten Knowledge Managements zeichnet sich durch intelligente Interaktion aus – ein Paradigmenwechsel, der weit über das reine Suchen und Finden hinausgeht und den Weg für einen kontextbezogenen, proaktiven und dialogorientierten Umgang mit Wissen ebnet. [...]
In der heutigen dynamischen Geschäftswelt ist der schnelle und effiziente Zugriff auf relevante Informationen ein entscheidender Wettbewerbsfaktor. Traditionelle Suchtechnologien sind für derartige Anforderungen nicht ausgelegt: Sie liefern starre Ergebnislisten, die erst manuell auf Relevanz geprüft werden müssen. Weiterführende Informationen setzen erneute Suchanfragen voraus, und der Kreislauf beginnt von Neuem – ein mühsamer und zeitraubender Prozess.
Mit der neuen Generation KI-basierter Knowledge Management Systeme beginnt eine disruptive Ära. Statt bloßem Suchen und Finden steht nun die intelligente Interaktion mit Wissen im Mittelpunkt – effizient, kontextbasiert und dynamisch.
KI-basierte zentrale Informationsbereitstellung
Ein entscheidender Schritt hin zur intelligenten Interaktion mit Wissen besteht in einer zentralen, unternehmensweiten Informationsbereitstellung. Anstatt sich durch verschiedene Systeme wie SharePoint, SAP oder Salesforce zu klicken, stellen Nutzerinnen und Nutzer ihre Fragen an dieWissensmanagementlösung. Diese stellt die relevanten Informationen aus den unterschiedlichen Datenquellen bereit.
Die treibende Kraft hinter dem Paradigmenwechsel im Umgang mit Unternehmenswissen ist die künstliche Intelligenz (KI). Moderne KI-basierte Lösungen nutzen fortschrittliche Methoden wie Large Language Models, Natural Language Processing (NLP), semantische Analyse und Retrieval-Augmented Generation (RAG), um eine natürliche, dialogorientierte Interaktion mit Unternehmensdaten zu ermöglichen.
Im Büroalltag sieht das so aus: Die Mitarbeitenden stellen Fragen in natürlicher Sprache – ähnlich wie im Gespräch mit Expertinnen und Experten – und erhalten kontextbezogene und präzise Antworten, die auf ihre individuellen Bedürfnisse zugeschnitten sind. Das heißt: Expertenwissen passt sich dem Fragenden an – nicht umgekehrt.
Den smarten Ausgangspunkt dafür bildet der „Inside Workplace“. Ein zentrales Element sind dabei die „Insight Touchpoints“. Jede Interaktion wird automatisch als Insight Touchpoint gespeichert, so entsteht eine nachvollziehbare Historie. Insight Touchpoints können jederzeit aktualisiert, aufgerufen werden. Mehrere Touchpoints lassen sich zu einer „Insight Journey“ verknüpfen – einer logisch aufeinander aufbauenden Abfolge von Interaktionen, die Informationen und Kontext nahtlos über verschiedene Stationen hinweg weiterführt. So entsteht ein fortlaufender, intelligenter Informationsdialog.
Wissen jenseits aller Silos
Die intelligente Interaktion mit Unternehmenswissen bietet zahlreiche Vorteile. Einerseits bildet sie eine bewährte Methode der Wissensvermittlung ab: Im Dialog sind Lernende nicht passive Empfängervon Informationen, sondern aktiv in den Lernprozess eingebunden. Sie bringen eigene Perspektiven, Fragen und Erfahrungen ein, was zu einem intensiveren Verständnis führt. Der Dialog aktiviert zudem kognitive Prozesse wie das Verknüpfen von Informationen und das kritische Hinterfragen.
Dazu kommt, dass auch KI-basierte Systeme selbst lernfähig sind und durch kontinuierliche Interaktion die Informationsinteressen der Nutzer immer besser erkennen.
Andererseits sind Nutzerinnen und Nutzer in der Lage, fundiertere Entscheidungen zu treffen, weil sie schnell und gezielt auf alle relevanten Informationen im richtigen Kontext zugreifen. Sie arbeiten effizienter und produktiver, da sie nicht länger Zeit mit der Suche in verschiedenen Systemen verschwenden. Der Insight Workplace verbindet verschiedene Datenquellen, löst Datensilos auf und schafft einen ganzheitlichen Blick auf das vorhandene Unternehmenswissen.
Was ist aber mit den „Halluzinationen“?
Ein zentraler Aspekt intelligenter Wissensnutzung ist die Verlässlichkeit der Informationen. Im Unterschied zu allgemeinen KI-Tools wie den bekannten Large Language Models (LLM), die mitunter „Halluzinationen“ erzeugen – also Inhalte, die plausibel klingen, aber nicht der Realität entsprechen –, verfolgen professionelle Unternehmenslösungen einen faktenbasierten Ansatz. Methoden wie RAG (Retrieval Augmented Generation) greifen gezielt auf verifizierte Datenbanken zu und binden relevante Informationen direkt in den generativen Prozess ein. So sinkt das Risiko für Fehler oder Fantasieinhalte deutlich. Gleichzeitig sorgen diese Systeme für Transparenz: Nutzerinnen und Nutzererkennen jederzeit, auf welchen Quellen die Antworten basieren, und können deren Richtigkeit eigenständig überprüfen.
Dank seiner zahlreichen Vorteile und der hohen Informationsqualität eröffnet ein modernes KI-basiertes Wissensmanagementsystem vielfältige Anwendungsbereiche. So ermöglicht im Vertrieb die 360-Grad-Sicht auf Kunden eine umfassende Vorbereitung von Kundengesprächen dank Informationen zu Verträgen, Rechnungen und Servicetickets. Der Kundenservice profitiert von einem schnellen Zugriff auf Produktinformationen und Kundenhistorien. Im Personalwesen optimieren Insight Journeys das Onboarding neuer Teammitglieder und die Beantwortung häufiger Fragen von Mitarbeitenden. Die IT-Abteilung erhält einen zentralen Zugang zu technischer Dokumentation und Hilfestellungen zur Fehlerbehebung. In Rechts- und Compliance-Abteilungen unterstützt die Lösung bei Audits durch das automatische Beantworten von Fragen und den einfachen Zugriff auf relevante Richtlinien und Vertragsdetails. Von Maintenance Engineering bis zum Marketing: Es gibt keinen Unternehmensbereich, der nicht von der zukunftsweisenden Lösung profitieren würde.
Wissensnetz statt Daten-Dschungel
Die Zukunft der Informationsnutzung im Unternehmen liegt in der intelligenten Interaktion. Der Übergang von der reinen Suche hin zu kontextbezogenen, dialogorientierten und proaktiven Systemen ermöglicht es Unternehmen, ihr Wissen effizienter zu nutzen, fundiertere Entscheidungen zu treffen und ihre Wettbewerbsfähigkeit nachhaltig zu stärken.
Eines ist klar: Die intelligente Vernetzung von Informationen ist nicht länger nur eine Option, sondern eine Notwendigkeit für Unternehmen, die im digitalen Zeitalter erfolgreich sein wollen.
*Der Autor Daniel Fallmann ist Gründer & CEO Mindbreeze.
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