Was bei der SAP S/4HANA-Einführung zu beachten ist

Laut einer aktuellen Studie von Arvato Systems ist der Wunsch nach Flexibilität und Agilität ein Hauptgrund, warum mittelständische SAP-Nutzer auf die neue ERP-Generation S/4HANA umstellen. In seinem Kommentar fasst Frank Brinkmann die Ergebnisse der Studie zusammen und gibt Tipps für den erfolgreichen Umstieg auf S/4HANA. [...]

Die Befragten der Studie „SAP S/4HANA in Deutschland“ (100 Führungskräfte und SAP-Verantwortliche aus deutschen Unternehmen mit mindestens 1.000 Mitarbeitern) stehen dem neuen SAP-System überwiegend positiv gegenüber. Rund zwei Drittel versprechen sich durch S/4HANA eine signifikante Beschleunigung ihrer Prozesse und Datenanalysen und mehr als die Hälfte rechnet damit, dass von der Softwareimplementierung eine Art Initialzündung ausgeht, um vorhandene SAP-Anwendungen und Infrastrukturen zu modernisieren. Immerhin noch 48 Prozent der Studienteilnehmer vertrauen darauf, dass S/4HANA benutzerfreundlicher, flexibler und besser anpassbar ist als die Vorgängerversionen.

Umstellung auf S/4HANA nimmt langsam Fahrt auf

Fünf Prozent der Unternehmen haben die Implementierung auf S/4HANA bereits abgeschlossen, während sich neun Prozent während des Umfragezeitraums in der Einführungsphase befanden. Bei weiteren 18 Prozent ist die Umstellung auf S/4HANA fest eingeplant, so dass insgesamt also bereits fast ein Drittel der befragten Firmen das neue S/4HANA bereits nutzt oder kurz davor steht. 54 Prozent haben sich derzeit noch nicht festgelegt. Ist die Entscheidung, das neue System einzuführen, gefallen, steht man vor der nächsten Herausforderung: die passende Strategie einschließlich Kosten- und Zeitplan zu entwickeln.

Tipps, um möglichst geräuscharm auf S/4HANA umzustellen

Eine S/4HANA-Einführung will immer gründlich vorbereitet sein. Schließlich geht es darum, ganzheitliche, geschäftskritische Business-Process-Systeme zu konvertieren. Die Umstellung auf S/4HANA ist ein hochkomplexes Vorhaben mit einer großen Anzahl betroffener Nutzer und zumeist engen Zeit- und Budgetvorgaben. Zudem läuft sie in der Regel parallel zum laufenden Betrieb, darf das Tagesgeschäft jedoch nicht behindern und sollte nur wenige Ausfall-, Rüst- und Umstellungszeiten erfordern. Folgende acht Handlungsempfehlungen sollen dabei helfen. 

1. Gleich einen richtigen Neustart wagen 

Für 68 Prozent der befragten Unternehmen besteht die wichtigste Forderung an S/4HANA darin, bestehende SAP-gestützte Prozesse zu verbessern. Die Mitautoren der von PAC durchgeführten Studie favorisieren dafür den Greenfield-Ansatz, da sich S/4HANA an den Geschäftsbereichen – den Lines of Business – orientiert und nur so die Vorteile von S/4HANA hinsichtlich der Geschäftsprozesse, etwa die Performance bei Datenanalysen und die nutzerfreundliche Handhabung der Analytics-Funktionen, vollumfänglich zum Tragen kommen. Die Neuinstallation der SAP-Systeme entlang von Best-Practice-Prozessen gestattet es, die Prozesse von Grund auf neu zu strukturieren und sie dabei besser an sich wandelnde geschäftliche Anforderungen anzupassen. Laut der vorliegenden Studie wollen jedoch nur 33 Prozent der Unternehmen, die sich für das neue SAP-System entschieden haben, diesen Weg gehen. Zwei Drittel hingegen wählen den Brownfield-Ansatz. Hier erfolgt der Wechsel zu SAP S/4HANA analog einem Upgrade oder einer Migration. Unter diesen Teilnehmern bevorzugt eine Mehrheit von 73 Prozent eine System-Conversion, also eine rein technische Umstellung der SAP-Systeme. Die anderen 27 Prozent sprechen sich für einen Migrationsprozess aus, bei dem sie ihre SAP-Prozesse konsolidieren und harmonisieren. Man sollte im Vorfeld sehr genau analysieren, ob die eigenen, konkreten Zielstellungen, die mit der Umstellung auf SAP S/4HANA angestrebt werden – beispielsweise eine umfänglichere Nutzung des SAP-Standards, mit einer bloßen System Conversion zu erreichen sind.

2. Puffer einbauen …

Bei einem so hochkomplexen IT-Vorhaben ist es nahezu unvermeidbar, dass Fehler auftreten oder es unvorhersehbare Interdependenzen gibt. Deshalb sollte man bei der Zeit- und Budgetplanung von vornherein zusätzliche Spielräume für den Notfall einrechnen. Es gilt zudem, die Zeitplanung für das gesamte Vorhaben mit den Nutzern in Übereinstimmung zu bringen – bei größeren Unternehmen oder weltweiten Niederlassungen ein durchaus anspruchsvolles Unterfangen. Generell ist es empfehlenswert, mit der Vorbereitung für eine Conversion so früh wie möglich zu beginnen und das Projekt nicht unnötig hinauszuzögern. 

3. Am Simulator prüfen

Es ist ratsam, im Vorfeld der Live-Schaltung umfassende Tests in einem Testmandanten zu absolvieren. Die Testnutzer sollten alle späteren Nutzergruppen – vom Controlling über die Logistik bis zur Fertigungsplanung – vertreten. Beim Testen sind die typischen Prozessabläufe und Anwendungsszenarien durchzuspielen. Arvato Systems beispielweise führt standardmäßig eine so genannte Validation-Phase in der Sandbox durch.

4. Sich zusätzliche Expertise ins Haus holen

39 Prozent der Befragten plädieren dafür, im Zusammenhang mit der S/4HANA-Einführung externe IT-Consultants ins Boot zu holen. 27 Prozent aller Studienteilnehmer legen dabei den Fokus auf eine Prozessberatung zur Optimierung bestehender Geschäftsprozesse, 15 Prozent wünschen sich vor allem eine Beratung hinsichtlich der Implementierung neuer Geschäftsprozesse oder -modelle.

5. SAP-Knowhow allein reicht nicht aus

Für über 80 Prozent der Studienteilnehmer muss der externe Dienstleister die fachliche Kompetenz haben, um sie bei der Transformation ihrer Geschäftsprozesse zu beraten. Er sollte sich jedoch nicht nur mit SAP auskennen, sondern über den IT-Tellerrand hinausblicken. Er muss wissen, wie das Unternehmen tickt, welche Besonderheiten es in seinen Geschäftsabläufen gibt und ein professionelles Verständnis für die Branche haben. Das sehen rund 70 Prozent der Befragten ähnlich und verlangen ein entsprechendes Branchen-Know-how von ihrem Dienstleister. Es ist anzuraten, einen neuen Partner vorab genau unter die Lupe zu nehmen und sich über Referenzen zu erfolgreichen S/4HANA-Projekten zu informieren, eine Empfehlung, die drei Viertel der Studienteilnehmer teilen. 

6. Kompetenz und Führungsstärke Hand in Hand

Wie bei jedem Projekt muss jemand den Hut aufhaben. Seine Entscheidungen sind dann für alle Ebenen verbindlich. Der ideale Projektleiter ist fachkompetent, durchsetzungsfähig und vertrauenswürdig. Zusätzlich sind persönliche Autorität sowie soziale und kommunikative Kompetenzen gefragt, um Konflikte konsequent zu lösen und die Softwareumstellung voranzutreiben.

7. Die Hardware fit machen

Wer die neue ERP-Suite im eigenen Rechenzentrum betreiben möchte, braucht dafür eine Serverhardware, die auch für SAP S/4HANA ausgelegt ist. Zudem sollte man im Vorfeld prüfen, inwieweit aktive Eigenentwicklungen mit der SAP-HANA-Datenbank kompatibel sind, und bei dieser Gelegenheit die unternehmenseigene IT-Landschaft entschlacken. Dabei kann man zwischen der On-Premises-Lösung und der Cloud-Variante wählen. IT-Dienstleister wie beispielsweise Arvato Systems können bei beiden Szenarien unterstützen.

8. Neugierig, was andere SAP-Nutzer noch so denken

Ein Hauptgrund für die Umstellung auf S/4HANA ist die Forderung nach mehr Flexibilität und Agilität. Als weitere Gründe nannten die Befragten unter anderem die einfachere Handhabung und die sehr viel schnellere Datenanalyse. Mehr zu den Erwartungen der Nutzer an die neue Anwendungssuite, zum Thema On-Premises versus Cloud und zu den Gründen, warum sich manches Unternehmen noch nicht für S/4HANA entschieden hat, findet sich in der Vollversion der Studie. Der Leser erfährt dort auch, welche Fachbereiche sich die meisten Vorteile durch S/4HANA erhoffen und welche zusätzlichen SAP-Produkte am meisten nachgefragt werden.

Die Studie gibt es kostenfrei zum Nachlesen unter IT.arvato.com/s4hana_studie.

*Der Autor Frank Brinkmann ist Vice President SAP Consulting bei Arvato Systems. Er verantwortet dort den Bereich SAP-Beratung mit den Themenschwerpunkten S/4HANA, C/4HANA und SAP Cloud Platform.