Wie können kleine Unternehmen von der Digitalisierung profitieren?

Digitalisierung heißt digitale Technologien und Daten (digitalisiert und nativ digital) einzusetzen, um Einnahmen zu erzielen, das Geschäft zu verbessern, Geschäftsprozesse zu ersetzen oder zu transformieren (nicht nur zu digitalisieren) und eine Umgebung für das digitale Geschäft zu schaffen, in dem digitale Informationen im Mittelpunkt stehen. [...]

Laut einer Studie zur digitalen Transformation kleiner und mittlerer Unternehmen 2017 der SMB Group planen 48 Prozent der kleinen und mittleren Unternehmen, ihre Unternehmen für eine digitale Zukunft zu transformieren. Dieselbe Studie ergab, dass rund drei Viertel der befragten Unternehmen der Meinung sind, dass die digitale Technologie ihre Geschäftsabläufe verändert.

In kultureller Hinsicht können KMU auch zögern oder einfach nicht wissen, wie sie die digitale Transformation und Modernisierung mit anderen Prioritäten in ihren begrenzten Budgets priorisieren sollen. Aber sie sollten nicht zurückhaltend sein. Mit der richtigen Strategie und den richtigen Technologien kann ein Unternehmen mühelos (kein Code erforderlich) das digitale Zeitalter betreten, in Ihrem eigenen Tempo und innerhalb Ihres Budgets. 

Probleme, denen kleine Unternehmen begegnen werden

Wer immer noch Tabellenkalkulationen, E-Mails und Formulare verwendet, um Informationen wie Arbeitszeitnachweise, Lohnkosten und Verträge zu sammeln, zu verfolgen und zu speichern, zeigt vor allem eines: Er arbeitet wie ein typischer kleines Unternehmen. Dieser Prozess ist jedoch zeitaufwändig, fehleranfällig und anfällig für Datenverlust. Manuelle Prozesse führen auch zu einem Mangel an Standardisierung und Rechenschaftspflicht. Mit Papierformularen können Mitarbeiter nach Belieben Informationen sammeln. Erforderliche Felder können verpasst, Fehlkalkulationen vorgenommen und die Genauigkeit fraglich werden. Es ist ein suboptimaler Workflow, der auch zu verlorenen Erkenntnissen führt. Die in Ihrem Unternehmen gespeicherten Daten können wertvolle Informationen enthalten, wenn Sie sie entsperren können. Mithilfe von Inventardaten können Sie beispielsweise feststellen, welche Artikel tendenziell nicht vorrätig sind. Daten haben jedoch nur eine Halbwertszeit von 30 Minuten. Bis Sie sie erfasst, in ein anderes System eingegeben und in ein nützliches Diagramm umgewandelt haben, hat sich ihr Wert schon verringert.

Digitalisierung durch allgegenwärtige Technologie

Die digitale Transformation kann viele dieser Probleme lösen und ohne Integrationsprobleme und Codierung erreicht werden! Es ist so einfach wie die Einführung der mobilen Anwendungstechnologie, mit der Ihre Mitarbeiter und Auftragnehmer bereits vertraut sind. Heutzutage helfen benutzerfreundliche cloud-basierte mobile Anwendungen den KMU dabei, die Produktivität zu steigern und leistungsstarke Berichtsfunktionen zu erhalten, indem sie ihre am häufigsten verwendeten Papierformulare auf Smartphone– oder Tablet-Anwendungen verlagern und einen standardisierten Prozess zum Sammeln und Teilen wichtiger Informationen im gesamten Unternehmen erstellen. Jede Inspektion, Zeitkarte oder Checkliste wird überall ausgefüllt und die Daten werden direkt in die Cloud gesendet. Von dort können die Informationen in eine Vielzahl von Backoffice-Systemen von Salesforce zu QuickBooks exportiert werden. Die verfügbaren Anwendungsfälle und Anwendungen sind unendlich – von mobilen Rekrutierungsanwendungen, mit denen Sie potenzielle Mitarbeiter auf Faktoren wie Engagement und persönliche Passform überprüfen können, bis hin zu mobilen Checklisten, mit denen Sie Ihr Sicherheitsprogramm verwalten und Ihre Reaktionszeit auf potenzielle Warnungen beschleunigen.

Effektive digitale Transformation

Glücklicherweise erfordert die digitale Transformation nicht, dass Unternehmen jeden Prozess in die Cloud verlagern, und sie müssen auch nicht Millionen in brandneue Technologien investieren – ein kritischer Hinweis, da mehr als die Hälfte der KMU plant, ihre digitalen Bemühungen durch aktuelle IT-Budgets zu finanzieren. Die effektivsten digitalen Transformationen nutzen die vorhandene Infrastruktur und finden maximalen Wert in den sinnvollsten Verbesserungen.

Haben Sie keine Angst vor der digitalen Transformation – vielmehr freuen Sie sich. Wenn sie richtig durchgeführt wird, kann eine digitale Verlagerung kurz- und langfristig zu höheren Einsparungen, glücklicheren Kunden und besseren Aussichten führen. 

Wirken Sie der Zurückhaltung Ihrer Mitarbeiter entgegen 

Die meisten Mitarbeiter sind auf ihre Art eingestellt: In der Studie der SMB Group gaben 27 Prozent der Führungskräfte an, dass der Widerstand ihres Teams gegen Veränderungen eine große Herausforderung darstellt. Um den Wandel so reibungslos wie möglich zu gestalten, sprechen Sie mit den Mitarbeitern darüber, warum sich das Unternehmen in eine digitale Richtung bewegt. Einige Mitarbeiter befürchten, dass die digitale Transformation sie letztendlich ihre Arbeit kosten wird. Etwa 35 Prozent der Millennials hat diese Angst. Sprechen Sie ehrlich mit den Mitarbeitern darüber, wie sich das Unternehmen seine Zukunft vorstellt und welche Rolle sie in dieser Zukunft spielen. Sprechen Sie mit Menschen über die roten Fahnen, z.B. verringerte Anzahl von Kundenempfehlungen, die Änderungen erforderlich machen. 

Zeigen Sie den Mitarbeitern, dass neue Tools (z.B. Cloud–Datenbanken) ihre Arbeit erleichtern, doch machen sie sie nicht überflüssig. Stellen Sie schließlich sicher, dass Sie den Mitarbeitern Ausbildung der neuen Technologien anbieten. Bei den betroffenen Millennials sind fast zwei Drittel, die automatisierte Prozesse verwalten, zuversichtlich, ihre Karriereziele zu erreichen, während 37 Prozent sich von der Technologie fernhalten. 

Wert entschlüsseln

Unternehmen müssen sich darauf konzentrieren, den Wert aus den Daten zu entschlüsseln, die digitale Transformationsprojekte ermöglichen. Hier ist ein einfaches Beispiel für die Bereitstellung eines neuen Gast-WLANs in einem Café oder einem Einzelhandelsgeschäft. Kunden lieben es natürlich, aber wenn Menschen dieses Wi-Fi-Netzwerk nutzen, generieren sie Daten darüber, wie lange sie im Geschäft bleiben, was sie beim Einkaufen oder Essen durchsuchen und vieles mehr – und diese Daten können verwendet werden, um Entscheidungen über Produkte zu treffen und Erfahrungen, die sie immer wieder kommen lassen. Wenn Datenmengen größer werden, wird die Verwaltung zu einer größeren Herausforderung – und für Unternehmen zu einer noch höheren Priorität. Es ist wichtig, sich auf die Daten zu konzentrieren, die Sie benötigen, um besser zu verstehen, was Ihre Kunden, Partner und Mitarbeiter wollen und brauchen, damit Sie die nötigen Produkte und Prozesse entwerfen, um sie zu liefern. 

*Die Autorin Dorothea Oppelland ist Marketingspezialistin und Businessberaterin und gegenwärtig für „Ghostwriter Preise“ tätig. Sie hilft mehreren Unternehmen ihr Business zu entwickeln. Dorothea hat BWL an der Universität Hamburg studiert.