Kyocera gibt Tipps fürs digitale Büro

Die meisten Unternehmen sehen den digitalen Wandel als Chance und nicht als Risiko. Doch im KMU-Bereich gibt es noch Aufholbedarf. Auch das Büro muss nur mancherorts einer Verjüngungskur unterzogen werden. Kyocera hat einen Leitfaden erstellt, wie Unternehmen die neuen Herausforderungen bewältigen können. [...]

Die gute Nachricht vorweg: die fünf häufigsten Wünsche von Mitarbeitern lassen sich mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) erfüllen. Die Herausforderung dabei liegt in der individuellen Umsetzung eines DMS, denn es gibt kein einheitliches „Kochrezept“, mit dem man Büro- und Arbeitsumgebungen erfolgreich planen und gestalten kann. Eine Untersuchung des IDG-Verlages aus dem Jahr 2017 zeigte, dass flexiblere Arbeitszeitmodelle, die Möglichkeit, standortunabhängig auf alle Daten zugreifen zu können sowie eine schnelle Internetanbindung die drei wichtigsten Wünsche von Mitarbeitern aus mittleren Unternehmen sind. Auf Platz 5 und 5 kamen die Punkte „papierarmes Arbeiten“ und die Möglichkeit, Dokumente und Informationen einfach teilen zu können.

Erste Hilfe für mehr Mitarbeiterzufriedenheit: DMS

Der Einsatz gezielter Lösungen unterstützt Unternehmen bei der Erfassung, der Ablage und dem Wiederauffinden von Dokumenten. Dabei wird die Effizienz und Transparenz der Workflows geradezu potenziert.
Die Vorteile eines DMS – auch hinsichtlich der Erfüllung von Mitarbeiterwünschen – liegen dabei auf der Hand:

1. Verfügbarkeit von Dokumenten

Dank DMS sind alle Dokumente zentral und somit stets verfügbar abgelegt. Orts- und zeitabhängig können Mitarbeiter mit den entsprechenden Berechtigungen darauf zugreifen und durch intelligente Suchmechanismen auch gezielt die richtigen Dokumente finden.

2. Verbesserte Zusammenarbeit

Die effiziente Arbeit im Team wird immer wichtiger: Projekte werden immer komplexer, abteilungsübergreifender Wissensaustausch ist essentiell für den Erfolg. Mit DMS–Lösungen können Teams gleichzeitig Dokumente einsehen und bearbeiten. Zugleich wird immer nur die aktuelle Version abgelegt, sodass immer mit der richtigen Datei gearbeitet wird.

3. Automatisierte Abläufe

Gewisse Dokumente dürfen nur eine bestimmte Zeit lang aufbewahrt werden, andere müssen über einen längeren Zeitraum verfügbar sein. Dies kann in einem DMS automatisch hinterlegt werden. Ebenso können für Urlaube oder sonstige Abwesenheiten Stellvertreterregelungen hinterlegt werden, sodass kein Workflow ins Stocken gerät.

4. Mehr Sicherheit

Nach wie vor ist die DSGVO in aller Munde und stellt für Unternehmen eines der derzeit wichtigsten Themen dar. In einem DMS kann dank Zugangs- bzw. Sichtberechtigungen genau festgelegt werden, wer auf welche Daten Zugriff bekommt. So bleibt Vertrauliches auch wirklich geschützt. Gleichzeitig lässt sich genau nachverfolgen, wer welches Dokument wann bearbeitet hat. Unternehmen kommen auf diese Weise der Nachweispflicht gemäß der DSGVO nach.

5. Papierarmes Arbeiten

Weniger Papierverbrauch spart Kosten und schont die Umwelt. Viele Unternehmen arbeiten derzeit noch sehr papierlastig. Mitarbeiter müssen im Vorfeld von der Umsetzung überzeugt sein, um diesen Weg weg vom Papier bewerkstelligen zu können.

Vom Vorsatz zur Umsetzung

Häufig fehlt eine grundlegende strategische Ausrichtung für die Digitalisierung: man will zwar, weiß aber nicht recht wie. Auch fehlende personelle Ressourcen sind gerade für KMU ein Stolperstein am Weg zum digitalen Büro.

Basis für eine erfolgreiche Umsetzung ist eine vollständige Analyse, denn nur wer seine Workflows kennt, kann diese auch optimieren. Kyocera Document Solutions hat dazu mit der Workflowoptimierung einen vierstufigen Ansatz geschaffen, mit dem die Bestandsaufnahme der vorhandenen Dokumentenworkflows vorgenommen werden kann. Somit wird geklärt, welche Abteilungen und Mitarbeiter eingebunden sind, wie lange die Durchlaufzeiten sind, welche Einsparpotentiale entstehen und wie diese realisiert werden können.

Nach Sichtung dieser Informationen wird dann auf Basis dieser Erkenntnisse für jeden Kunden ein konkreter Vorschlag erstellt, wie dessen Workflows optimiert werden können. Dieser Vorschlag beinhaltet neben konkreten Softwarelösungen auch den Einsatz der passenden Hardware. Durch den Vergleich von Kosten zwischen Ist-Zustand und Soll-Zustand lässt sich auch der Return on Investment berechnen, um Investitionen in die Digitalisierung unternehmensintern begründen zu können.