Studie des Ifo Institut für Wirtschaftsforschung: Elektronische Rechnungen sind weit verbreitet – von vollständiger Automatisierung ist die Wirtschaft aber noch weit entfernt. [...]
Die Zahl der Unternehmen, die Rechnungen in elektronischen Dateiformaten versenden, ist seit April 2011 von 59 auf 73 Prozent gestiegen. Insgesamt öffnen sich Unternehmen aller Größen dem Thema e-Invoicing, weil sie beschleunigte Prozesse und niedrigere Transaktionskosten zunehmend als Wettbewerbsfaktoren erkennen. Allerdings fühlen sich viele Firmen noch dem PDF-Format verpflichtet und bremsen so ihre Finanzprozesse. Das sind die Ergebnisse der diesjährigen Studie „2012 Global e-Invoicing Study“ von Basware, dem Anbieter von e-Invoicing und Purchase-to-Pay. Die Erhebung repräsentiert einen Benchmark der e-Invoicing-Gewohnheiten von Unternehmen verschiedener Größen. Zusammen mit dem Ifo Institut für Wirtschaftsforschung befragte Basware 908 Unternehmen aus Deutschland, Finnland, Norwegen, Schweden, UK und USA.
Im Vergleich zu 2011 sind viele Teilnehmer der elektronischen Rechnungsbearbeitung gegenüber wesentlich aufgeschlossener. Die Zahl der Lieferanten etwa, die e-Invoicing ablehnen, ist innerhalb eines Jahres von 46 auf 26 Prozent gesunken. Mehr als jeder vierte Anwender (28 Prozent) eines modernen e-Invoicing-Systems sieht darin eine Verbesserung seiner Kunden-Lieferanten-Beziehungen. Drei Viertel der deutschen Befragten verstehen mittlerweile, dass e-Invoicing die Prozesse beschleunigt. Niedrigere Transaktionskosten sind für 63 Prozent der zweitwichtigste Grund für die Einführung.
Ein beachtlicher Teil der Unternehmen ist jedoch noch weit von voll automatisierten Prozessen entfernt: PDF-Dateien bleiben weiterhin das gebräuchlichste Format für elektronische Rechnungen. International verlassen sich 58, in Deutschland 69 Prozent auf PDFs. Das bedeutet einen hohen Ressourcenaufwand für das Einpflegen der Dateien in die jeweiligen Datenbanken. Auch das Scannen eintreffender Papierrechnungen ist vieler Firmen täglich Brot: 81 Prozent aller physischen Dokumente weltweit werden zum Zweck der Weiterverarbeitung digitalisiert. Nur 26 Prozent der Firmen lagern diesen Prozess bisher aus – bei KMU liegt der Wert sogar bei nur elf Prozent. Firmen mit weiterentwickelten Systemen, etwa mit Versand auf XML-Basis oder Point-to-Point-Verbindungen, geben die Prozesse häufiger nach außen (international 30 Prozent).
Die weitere Entwicklung von e-Invoicing ist dadurch getrieben, dass Netzwerke aus Unternehmen, Partnern, Lieferanten und Kunden verstärkt den Nutzen erkennen. Einigen sie sich auf automatisierte Prozesse, reduzieren sie Fehler und senken Transaktionskosten. Abhängigkeiten innerhalb von Netzwerken begünstigen diesen Prozess entlang der Lieferkette: Verlangt ein Großkunde die Nutzung von e-Invoicing, so wird er versuchen, seine Lieferanten zu überzeugen. Diese sprechen wiederum ihre eigenen Zulieferer darauf an. Zusammen mit gesetzlichen Änderungen und e-Invoicing-Initiativen der Regierung steigert das sowohl die Zahl der Anwenderunternehmen als auch die der bearbeiteten Rechnungen. Auch verbesserte Connectivity-Lösungen und eine generell stärkere Wahrnehmung der Thematik in den Märkten tragen zu dieser Entwicklung bei. Basware erwartet, dass bis 2014, spätestens 2015, die Mehrheit der Unternehmen ein modernes und vollautomatisiertes e-Invoicing einsetzen werden.
Basware-CEO Esa Tihilä sagt: „e-Invoicing verbreitet sich zusehends, viele Firmen verlassen sich jedoch noch auf manuelle Prozesse. Positiv herauszustellen ist dabei der Trend, dass Unternehmen e-Invoicing einführen, um die Zusammenarbeit mit ihren Partnern und Lieferanten zu optimieren. Sowohl verbesserte Connectivity-Lösungen als auch der Netzwerkeffekt, bei dem Großkunden die Nutzung der Technologie anstoßen und entlang der Wertschöpfungskette durchsetzen, tragen dazu bei. Der Großteil der befragten Finanzexperten versteht den Nutzen der Lösungen für Unternehmen aller Größenordnungen. Bis 2014, spätestens 2015, erwarten wir die Spitze dieser Entwicklung – moderne und vollautomatisierte Systeme werden bis dahin weitgehend Standard sein.“
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