Immer mehr Unternehmen verlagern ihre E-Mail-Infrastruktur in die Cloud und nutzen die Möglichkeiten und Funktionen von Microsoft 365. [...]
Microsoft Outlook ist einer der beliebtesten E-Mail-Clients und wird von vielen Firmen weltweit verwendet. Trotzdem wird die jährlich wachsende Zahl der gesendeten und empfangenen E-Mails zu einer echten Herausforderung, und das für Benutzer und Administratoren gleichermaßen. Beide kämpfen mit Problemen wie überquellenden Postfächern oder verzögerten Antwortzeiten.
E-Mail-Archivierung als Lösung für Performance-Probleme bei Outlook
Die Hauptursache für diese Probleme sind nicht selten riesige Postfächer. Microsoft bietet seinen Kunden zwar umfangreiche Postfächer mit mehreren Gigabyte Datenvolumen an.
Aber die meisten Benutzer bewahren ihre E-Mails gewohnheitsmäßig länger in ihren Postfächern auf, so dass der Speicherplatz früher oder später aufgebraucht ist. Dies gilt sowohl für den Speicherplatz, den die IT-Abteilung vor Ort bereithalten muss, als auch für den von öffentlichen Cloud-Anbietern.
Solche E-Mail-Mengen können die Leistung des Outlook-Clients beeinträchtigen. Außerdem sind die PST-Dateien von Outlook dafür berüchtigt, dass sie ab einer bestimmten Größe ebenfalls Probleme verursachen. Eine beschädigte oder fehlerhafte PST-Datei kann sogar verhindern, dass sich Outlook überhaupt starten lässt.
Um die Leistung von Outlook zu optimieren, scheint es naheliegend, die in den Postfächern gespeicherte Datenmenge zu reduzieren. In Anbetracht der geltenden gesetzlichen Bestimmungen, angesichts von Unternehmensrichtlinien und Compliance-Anforderungen ist es jedoch nicht immer eine gute Idee, E-Mails einfach zu löschen. Die Lösung liegt in der E-Mail-Archivierung, für die Microsoft eine native Option anbietet.
Mängel bei nativen E-Mail-Archivierungslösungen
Die von Microsoft angebotene native E-Mail-Archivierungslösung eignet sich allerdings nicht für alle Arten von Unternehmen.
Es können Konflikte in Bezug auf den Datenschutz, die Einhaltung von Vorschriften und die Datenhoheit auftreten, insbesondere wenn das Unternehmen, das Microsoft 365 nutzt, Niederlassungen in verschiedenen Ländern betreibt. Wenn Firmen sich für native E-Mail-Archivierungslösungen entscheiden, sollten sie deshalb die folgenden Punkte bedenken:
Beschädigte .pst-Dateien
Einige Firmen entscheiden sich dafür, E-Mails in Form von Dateien im Outlook-Format .pst zu speichern. Diese Dateien sind allerdings nicht vertrauenswürdig, weil sie bearbeitet werden können.
Das führt zu weiteren Fragen hinsichtlich der Authentizität und Integrität der Daten. Microsoft selbst unterstützt diese Option für die Langzeitarchivierung im Übrigen auch gar nicht.
Einschränkungen bei der Suche
Die Suche nach E-Mails in archivierten Daten ist aus verschiedenen Gründen nur eingeschränkt sinnvoll. Erstens ist die Suchfunktion nicht effizient genug. Obwohl sie boolesche Abfragen unterstützt, fehlt es ihr an den Funktionen, die für eine effektive Informationssuche nötig sind.
Auch der Faktor Zeit spielt eine Rolle, denn das Durchsuchen von Tausenden von E-Mails (und deren Anhängen) kann ausgesprochen aufwändig sein. Es macht also wenig Sinn, ein Archiv zu führen, in dem man das Gewünschte nicht auch schnell findet.
Wenn der Outlook-Client mehrere Minuten lang damit beschäftigt ist, eine gesuchte E-Mail zu finden, bindet das zusätzlich Ressourcen – was wiederum die Produktivität beeinträchtigt.
Und schließlich ist die Suche in mehreren Ordnern oft weniger zuverlässig als die Suche in einem einzelnen Ordner. Das gilt insbesondere für Informationen, die in Anhängen enthalten sind. Hier ist die Zuverlässigkeit oft ein Problem.
Lizenzierung und Kosten
Bei Microsoft 365 werden E-Mail-Lizenzen pro aktivem Benutzer vergeben. Die Pflege des E-Mail-Archivs jedes Mitarbeiters ist mit einer Lizenzgebühr verbunden. Wenn mehrere Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheiden, steigen die Lizenzgebühren, was die E-Mail-Kerndienste zu einer kostspieligen Investition macht, je nachdem, wie lange Sie das Archiv behalten.
Migration von E-Mails
Benutzer, die auf Microsoft 365 umsteigen, möchten möglicherweise ihren bestehenden E-Mail-Speicher migrieren. Der Prozess der Migration mündet gewöhnlich in eine Phase, in der die Mitarbeiter nicht wissen, wo oder wie sie auf ihre E-Mails zugreifen können.
Außerdem besteht immer ein gewisses Risiko, dass Daten verloren gehen. In den meisten Fällen bedeutet die Bereitstellung älterer E-Mails, dass Daten in die Cloud importiert oder zwei E-Mail-Systeme parallel betrieben werden müssen. Aber je mehr Daten Sie in der Cloud speichern, desto mehr zahlen Sie, da der Speicherplatz in der Regel monatlich abgerechnet wird.
Die Vorteile alternativer E-Mail-Archivierungslösungen
Firmen können die Leistung von Outlook verbessern, indem sie sich für eine alternative, professionelle E-Mail-Archivierungslösung entscheiden. Solche Lösungen bieten eine Reihe von Vorteilen:
Produktivität erhöhen, Zeit und Geld sparen
Ein unabhängiges E-Mail-Archiv ist ein einfaches und effektives Add-on zu Outlook, das die Handhabung von E-Mails für die Endbenutzer verbessert. Dank einer effizienten Suchfunktion innerhalb des vertrauten Arbeitsablaufs können die Benutzer alle früheren Korrespondenzen mit einem ausgewählten Absender finden und sich anzeigen lassen.
Die Integration in Outlook funktioniert im besten Fall nahtlos und intuitiv, so dass die Endbenutzer nicht zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln müssen oder viel Zeit für die Einarbeitung in ein neues System verlieren. Zudem müssen Nutzer nicht mehr minutenlang auf ein Suchergebnis warten, so dass sie produktiver sind.
Sichere Archivierung im Sinne der Compliance
Wenn es um die Einhaltung von Vorschriften geht, garantiert eine manipulationssichere Lösung, dass ein E-Mail-Archiv vollständig und korrekt ist. Gleichzeitig ist das Risiko versehentlicher oder böswilliger Änderungen ausgeschlossen.
Schnelle eDiscovery-Tools erlauben es autorisierten, privilegierten Benutzern, Tausende von E-Mails effektiv zu durchsuchen. eDiscovery-Suchen werden genau überwacht und geprüft und liefern deshalb unschätzbare Belege in rechtlichen und personalwirtschaftlichen Fragen.
Alle E-Mail-Archive werden in einem konformen Format aufbewahrt, das den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Ein unabhängiges E-Mail-Archiv kann eine Firma beispielsweise dabei unterstützen, auf Anfragen von Datensubjekten zu reagieren und das Recht auf Löschung gemäß der Definition in der DSGVO und im California Consumer Privacy Act (CCPA) umzusetzen.
Darüber hinaus lassen sich die Aufbewahrungsfristen anpassen, sodass die Daten nur so lange aufbewahrt werden, wie sie tatsächlich benötigt werden. Bei juristischen Ermittlungen kann man E-Mails aber beispielsweise mit dem Status „Aufbewahrungspflicht“ versehen.
Dann werden Aufbewahrungsfristen und Löschungsanforderungen ignoriert. Sie können dann nur von autorisierten Datenverwaltern auf der Grundlage rollenbasierter Berechtigungen geändert werden.
Geschäftskontinuität sicherstellen
Archive unterscheiden sich von Backups. E-Mail-Backups sind ein Abbild der betreffenden Mailbox zu einem bestimmten Zeitpunkt. Alle eingehenden oder ausgehenden Mitteilungen nach diesem Zeitpunkt werden nicht erfasst. Backups sind ein hervorragendes Mittel, um auf Angriffe wie etwa mit Ransomware zu reagieren, aber sie sind keine Archivierungslösung.
Eine unabhängige E-Mail-Archivierungslösung gewährleistet die geschäftliche Kontinuität. Und das auch dann, wenn der E-Mail-Dienst selbst ausfallen sollte. Da die Quelle der archivierten E-Mails völlig unabhängig vom E-Mail-Dienst ist, bleibt das Archiv bei einer Unterbrechung des Dienstes zugänglich.
Es ist also möglich auf alle früheren E-Mails zuzugreifen. Mitarbeitende haben auch von ihren mobilen Geräten aus Zugriff auf ihre archivierten E-Mails, ohne sensible Daten auf dem Gerät selbst speichern zu müssen.
*Oliver Patterson arbeitet für die VIPRE Security Group
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