Mammut meistert Rechnungsexpedition

Das Schweizer Unternehmen Mammut bearbeitete Rechnungen früher hauptsächlich manuell. Heute kommt eine Lösung von Basware zum Einsatz. [...]

ENTSCHEIDUNG FÜR BASWARE
Rohr entschloss sich, einen alten Faden wieder aufzunehmen. „Vor geraumer Zeit hatten wir Kontakt zu dem Schweizer Systemhaus RR Donnelley und haben uns einen Referenzanwender angesehen, der Lösungen von Basware nutzte“, erinnert er sich. „Doch obwohl es sich auch um ein Bekleidungsunternehmen handelte, war es schwierig, einen Vergleich zu ziehen. Die Prozesse bei dieser Firma waren einfach ganz anders als bei Mammut.“

Der Bergsportspezialist erhält seine Lieferungen nämlich oft gestückelt, zum Beispiel erst 200 und einige Zeit später 800 Stück. Die zugehörigen Rechnungen sind teilweise 15 Seiten lang und haben dreißig verschiedene Bestellnummern. Eine manuelle Bearbeitung ist bei solchen Abläufen enorm aufwendig. So muss etwa der Wareneingang mit der Bestellung sowie der beiliegenden Rechnung abgeglichen werden. Auch die Beantwortung der Frage, ob die Zahlen mit den Verträgen der Lieferanten konsistent sind, frisst Zeit.

Doch Rohr hatte von RR Donnelley und Basware einen guten Eindruck erhalten und fasste nun den Entschluss, hier wieder anzuknüpfen. Mit Erfolg: „RR Donnelley konnte uns im Laufe weiterer Treffen überzeugen und transparent aufzeigen, dass die Lösungen Basware Invoice und Basware Match die nötige Flexibilität besitzen, um die Besonderheiten in der Rechnungsbearbeitung bei Mammut abzubilden.“

Gesagt, getan: Im Dezember 2012 fand der Kickoff für die Implementierung statt und im August ging das System vollständig in Betrieb. Heute nutzen 116 Mitarbeiter in der Schweiz die Lösung von Basware. Auch in Wolfertschwenden bei Kempten findet sie Anwendung. Von der dort neu ansässigen Vertriebsgesellschaft aus liefert Mammut in alle Welt. Dort prüfen vier Angestellte Fracht- und Speditionsrechnungen mit der Automatisierungslösung.

Das läuft rund – auch dank des Supports durch Rohr und sein Team: Um die Einarbeitung zu erleichtern, erstellten sie eine umfangreiche schriftliche Anleitung und führten persönliche Trainings durch. Der Head of Accounting bilanziert: „Auch Abteilungen wie Marketing und Kommunikation, die eine große Anzahl an Rechnungen bearbeiten müssen, sind sehr zufrieden mit der Lösung.“