Das Schweizer Unternehmen Mammut bearbeitete Rechnungen früher hauptsächlich manuell. Heute kommt eine Lösung von Basware zum Einsatz. [...]
SPEEDKLETTERN DURCH DIE ABTEILUNGEN
Wie groß die Erleichterung ist, zeigt ein einfaches Zahlenbeispiel: Im Vorfeld machte Rohr sich daran, die Bearbeitungsdauer einzelner Rechnungen zu messen, um Vergleichswerte zu schaffen. Vom Posteingang bis zur physischen Archivierung ergab das 18,6 Minuten pro Rechnung – im Idealfall. Verzögerungen durch Urlaub oder Krankheit blieben hier unberücksichtigt. Mit Basware hat sich nicht nur die Zeit fast halbiert – gerade einmal 11,3 Minuten dauert der Vorgang nun – sondern auch das Fehlerpotenzial ist gesunken.
Mit der Automatisierungslösung Basware Invoice sieht der Workflow bei Mammut heute folgendermaßen aus: Sämtliche in der Schweiz eingehenden Rechnungen werden vor Ort gescannt. Liegen die digitalen Dateien vor, tritt Basware Match in Aktion und gleicht selbständig die Rechnungen mit Bestellungen und Verträgen ab. So lässt sich prüfen, ob die Lieferanten alle Dokumente richtig erstellt haben – und ob die vereinbarten Konditionen, die der Bergsportausrüster mit ihnen im Vorfeld verhandelt hat, tatsächlich Anwendung finden.
Sind alle Daten korrekt, lenkt Basware Invoice die Rechnungen in den Prüfungs- und Genehmigungsprozess. Die Fachabteilungen erhalten elektronische Benachrichtigungen, in denen sie zur Begutachtung der Rechnungen aufgefordert werden. Mit ein paar Klicks können Anwender sie prüfen, kontieren und genehmigen oder ablehnen.
Während dieses Vorgangs haben die Mitarbeiter aus der Buchhaltung jederzeit die Möglichkeit, den Status einzelner Rechnungen einzusehen. So lässt sich auch auswerten, ob manche Dokumente unnötig lange liegen. Ist eine Rechnung schlussendlich genehmigt, schickt die Fachabteilung diese einfach ab – ganz ohne einen Empfänger zu bestimmen wie es etwa bei E-Mails nötig ist: Die Rechnung gelangt ganz von selbst an die richtige Adresse in der Buchhaltung. Es folgen wenige weitere Mausklicks und der Geschäftsfall ist im Handumdrehen verbucht.
Beschleunigte Prozesse, fehlerfreie Rechnungen und zufriedene Mitarbeiter – mit den neuen Basware-Lösungen ist Mammut auch im Bereich Rechnungsautomatisierung gut für die Zukunft aufgestellt. Und es war höchste Zeit: In etwa dieselbe prozentuale Steigerung des Rechnungsvolumens wie in 2012 wird auch für dieses Jahr erwartet, ganze 15 Prozent. Hier bewährt sich die von RR Donnelley implementierte Software, da sie den zusätzlichen Aufwand merklich reduziert. Auch Rohr ist der Meinung, dass die Anschaffung sich gelohnt hat: „Eine Rechnung mit wenigen Mausklicks genehmigen zu können und nicht mehr physisch befördern zu müssen, ist schließlich eine massive Vereinfachung.“ (pi)
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