Mehr Umsatz mit verbesserten Dokumentenprozessen

Für Unternehmen liegen oft noch unentdeckte Umsatzvorteile in der Verbesserung ihrer Dokumentenprozesse. Das gilt auch für Unternehmensbereiche, die ohnehin traditionell für eine Kostenreduktion an erster Stelle stehen, beispielsweise Sales, Marketing, Kundenkommunikation, Kundeninteraktion, Service und Support, Entwicklung neuer Produkte, Abrechnung und Inkasso. [...]

Durch optimierte Dokumentenprozesse lässt sich die Interaktion zwischen Kunden und Unternehmen insgesamt verbessern. Effiziente Prozesse, die für einen grösseren Fokus auf die Kundenbedürfnisse sorgen, können positiven Einfluss auf die Kundenzufriedenheit haben, welche entscheidend für Kundenbindung und Umsatzsteigerung ist. Andererseits besteht die Gefahr, dass bestehende und potenzielle Kunden zum Wettbewerb wechseln, wenn sie mit ineffizienten und ineffektiven Dokumentenprozessen konfrontiert werden.

Diese Aussagen werden von einer von Ricoh gesponserten Studie in der neuen IDC-Umfrage gestützt. Das White Paper ist die zweite grössere Publikation im Rahmen der neuen Initiative „Document Process Imperative“ von Ricoh, die Unternehmen Risiken, Chancen und Best Practices aufzeigt, die mit geschäftskritischen Prozessen verbunden sind. Die Ergebnisse basieren auf einer weltweiten Umfrage unter mehr als 1‘516 Verantwortlichen für Geschäftsprozesse und Wissensarbeitern aus grossen und mittleren Unternehmen sowie aus Fokusgruppen.

Fehlerhafte Dokumentenprozesse können dazu führen, dass Kunden abwandern. 69 Prozent der Befragten sagten, sie seien weniger bereit, Geschäfte mit einem Unternehmen abzuwickeln, dessen Dokumentenprozesse ineffizient oder ineffektiv seien. 60 Prozent bestätigten, dass sie ihren Anbieter wechseln würden, und 57 Prozent würden anderen raten, nicht mit solchen Unternehmen Geschäfte abzuschliessen.

Optimierte Dokumentenprozesse haben laut White Paper das Potenzial, den Umsatz zu steigern: Mehr als 8 von 10 Befragten haben darauf hingewiesen, dass die Verbesserung von kundenrelevanten Dokumentenprozessen die Einnahmen erhöhen kann – durchschnittlich um 10,1 Prozent. Dies könne erreicht werden durch verbesserte Kundenkommunikation, Straffung der Vertriebsstrukturen, Integration von Kunden und Verbesserung des Kundenservice.

„Das sind gute Nachrichten für Führungskräfte und Entscheider, die vor der Frage stehen, welche Geschäftsprozesse für eine Optimierung Priorität haben“, sagt Sergio Kato, stellvertretender Geschäftsführer der Global Marketing Group/Services Business Center. „Ab jetzt müssen sie sich keine Gedanken mehr darüber machen, ob die Bewältigung von Dokumentenprozessen eine Rendite erzielt, die die Investition rechtfertigt. Besonders in dieser Wirtschaftslage ist jeder Prozess, der Kosten reduziert und gleichzeitig den Umsatz steigert, ein Gewinn und sollte auf der Prioritätsliste ganz oben stehen.“

Ricoh empfiehlt mehrere Lösungsmethoden, um das Potenzial der Umsatzsteigerung zu nutzen:
– Die Kundenzufriedenheit ganzheitlich betrachten. Informationen fliessen in ein Unternehmen (Input), werden intern verarbeitet und an die richtige Person zur richtigen Zeit (Output) geliefert. Unternehmen müssen sich die Frage stellen: Was passt zu unseren Kunden? Wie können wir sie in die Prozesse integrieren, damit Kunden benötigte Informationen, zur gewünschten Zeit erhalten? Wie können wir das gleiche auch Lieferanten und Vertriebspartnern anbieten? Dieser Prozess ist besonders wichtig.
– Rationalisierung von Dokumenten- und Informationsprozessen stärkt die Kundenbeziehung. Denn der optimierte Prozess bindet die Mitarbeiter mehr an die Kunden, indem zum Beispiel mobile Arbeitskräfte bei Reisen zu Kundenstandorten gezielter mit Informationen unterstützt werden. Ähnlich kann die Verbesserung von Dokumentenvermittlung die Kommunikation in der Versorgungskette verbessern, wodurch Lücken geschlossen werden, die dazu beitragen, dass Kunden abwandern.
– Obwohl der Prozess ausschlaggebend ist, sind die Resultate entscheidend. Optimierte Prozesse müssen richtige Informationen zur richtigen Zeit an die richtigen Personen liefern, um die richtigen Geschäftsentscheidungen anzutreiben. Andernfalls war die Mühe umsonst.