Mit Automatisierung gegen das Brexit-Chaos

Mitten in der aktuellen Digitalisierungswelle hält mit dem Brexit wieder eine Menge an Bürokratie Einzug, um die Geschäfte zwischen EU und GB zu regeln. [...]

Einer aktuellen Studie zufolge investieren Unternehmen immer häufiger in Automatisierungslösungen. So haben sich die Ausgaben hierfür in den vergangenen zwei Jahren fast verdoppelt – auf immerhin 11,2 Prozent des IT-Budgets. Im laufenden Jahr werden die Ausgaben wahrscheinlich sogar auf 15,7 Prozent ansteigen. Viele Unternehmen haben längst erkannt, welchen Wert Automatisierung bringt.

Mit Funktionen wie Prozessorchestrierung (Business Process Management), Capturing/Erfassung (OCR, Optical Character Recognition), Robotic Process Automation (RPA), Reporting-Funktionalitäten oder die Möglichkeit, Workflows zu überwachen, lassen sich die Abläufe in Unternehmen optimieren. Das kommt wiederum auch den vom Brexit betroffenen Organisationen zugute.

Neue Herausforderungen durch den Brexit

Mit dem Austritt Großbritanniens aus der EU haben komplexe, papierbasierte Prozesse Einzug in Unternehmen gehalten. Neue Standards und Formulare sind zu berücksichtigen, neue Vorschriften zu beachten. Erforderliche Import- und Exportdokumente für Tausende von Produkten sind auszufüllen, die zwischen Europa und dem Vereinigten Königreich gehandelt werden. Und es gibt niemanden, der den Unternehmen dabei hilft, diese Probleme zu lösen. Stattdessen kommen immer mehr ineffiziente, isolierte Systeme zum Einsatz und unzureichend besetzte Zollbehörden verlangsamen den Handel. Die Hürden werden immer größer. Betroffenen Unternehmen blühen unter anderem:

• eine exponentielle Zunahme der Stunden, die für die Bearbeitung der Papierdokumente für die Sendungen benötigt werden;
• Verzögerungen beim Import und Export, die sich negativ auf die Lieferketten auswirken;
• erhöhte Versand- und Bearbeitungskosten;
• Verzögerungen beim Zugang zu Zollagenten;
• falsche Sendungen, die an der Grenze aufgehalten werden;.
• aufwändige Vorschriften und zahlreiche Papierdokumente, die zur Validierung des Inhalts von „Mixed Containern“ notwendig sind;
• Bußgelder für falsche Daten;
• Verlust von Ware, die durch die langsamen Prozesse verdirbt.

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Automatisierung als Rettungsanker

Es zeigt sich also, dass Unternehmen unbedingt handeln müssen, um diese Schwierigkeiten zu überwinden. Intelligente Automation kann ihnen dabei helfen, manuelle Prozesse und Ineffizienzen zu beseitigen. Hier ein paar Beispiele dafür, wie Unternehmen im Brexit-Kontext relevante Workflows automatisieren und orchestrieren können – und das in einem Bruchteil der Zeit, die die manuelle Bearbeitung beanspruchen würde:

• Dokumente lassen sich im Zusammenhang mit Import- und Exporttransaktionen digitalisieren. Mithilfe von Software-Robotern können Unternehmen dann Aufgaben, die mit der Brexit-Compliance zusammenhängen, automatisieren.
• Unternehmen stellen sicher, dass Geschäftspartner die richtigen Informationen und Unterlagen zur Verfügung haben, sodass sie ihre Waren fristgerecht versenden können.
• Die Prüfung der Versanddokumentation erfolgt rechtskonform und vollständig.
• Dokumente lassen sich vor dem Verladen in die Versandcontainer prüfen, um Störungen oder Verzögerungen zu minimieren.
• Die eingegangenen Sendungen können automatisch mit den Bestellungen abgeglichen werden, um die Daten bei der britischen Steuerbehörde HM Revenue & Customs einzureichen.

So erzielen europäische Unternehmen schnell eine Rendite für ihre Investitionen in die Automatisierungstechnologie. Neben Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen profitieren sie insbesondere von verbesserten Abläufen.

Wichtige Automatisierungs-Features

Sollten Unternehmen bislang noch keine Automatisierungssoftware einsetzen, so empfiehlt sich bei der Auswahl eine solche zu wählen, die Prozesse end-to-end automatisieren kann. Nicht alle geschäftskritischen Abläufe verlaufen gradlinig, deshalb sollte die Software auch bedarfsgerecht auf die Anforderungen der Unternehmen reagieren können. Wichtige Funktionen sind beispielsweise:

• Kognitive Erfassung: Die Software extrahiert automatisch Daten aus komplexen Dokumenten, darunter CMR-Frachtbriefen oder Verwaltungsdokumenten wie C88.
• Künstliche Intelligenz: Damit die Lösung in der Lage ist, die extrahierten Informationen auch zu „verstehen“, ist KI notwendig. Sie identifiziert und klassifiziert die Daten anhand von definierten Trainingssätzen und nutzt Bots, um eigehende Dokumente zu lesen und sie der richtigen Sendung, Bestellung oder dem richtigen ERP-Datensatz zuzuordnen.
• Systemvernetzung: Isolierte Systeme lassen sich auf diese Weise zusammenführen und einfache sowie komplexe Arbeitsabläufe orchestrieren.
• Prozessorchestrierung: Sie macht es einfach, Zeit, Ressourcen und Kosten zu überwachen, die mit jedem Schritt in einem Workflow verbunden sind. Prozesse lassen sich daraufhin einfach modifizieren, wenn sich Anforderungen ändern sollten.
• Aufgabenautomatisierung: Diese ermöglicht es Unternehmen, Software-Roboter für manuelle Aufgaben einzusetzen, die den Brexit betreffen. Darunter beispielsweise das Nachschlagen von Warennummern oder die Eingabe von Daten. 

*Omid Aslani ist Director of Commercial Product Management bei Kofax.