Wenn erfahrene Mitarbeiter ausscheiden, nehmen sie ihr über die Jahre gesammeltes Wissen in den Ruhestand mit und hinterlassen eine Lücke. Effektives Wissensmanagement ist daher unabdingbar. [...]
Wenn erfahrene Mitarbeiter ausscheiden, hinterlassen sie eine Lücke. Wenn sie ihr über die Jahre gesammeltes Wissen in den Ruhestand mitnehmen, ohne es weitergegeben zu haben, droht diese Lücke zum ernsthaften Problem zu werden. Ein effektives Wissensmanagement ist daher unabdingbar.
In Berlin zum Beispiel wird bis 2020 jeder fünfte Verwaltungs-Beschäftigte in den Ruhestand gehen. Es ist zu befürchten, dass die Verwaltung mit dem Personal auch ein gewaltiges Maß an Knowhow verliert. Um dies zu verhindern und das Fachwissen für verbleibende und neu eingestellte Beschäftigte zu sichern, entwickelte der Freiburger Softwarehersteller United Planet die „Fachapplikation Wissensmanagement“. Die Applikation basiert auf der Software Intrexx, mit der die Senatsverwaltung für Finanzen der Stadt Berlin bereits Beschäftigtenportale erstellt hat.
Die Stadt Berlin beteiligte sich aktiv an der Entwicklung der Fachapplikation und brachte ihre Ansprüche aus der Praxis in die Gestaltung der Anwendung mit ein. Diese ähnelt einem Wiki, das um spezifische Funktionen erweitert wurde. Beiträge können durch angehängte Dokumente und Dateien komplettiert werden und ein automatisierter Freigabeworkflow sichert die Qualität der Artikel.
Robert Reinke von der Senatsverwaltung zufolge wurde großer Wert auf die komfortable Vermittlung von Wissen gelegt: „Es war uns besonders wichtig, dass die Fachapplikation ein sehr intuitives Handling hat. Der User weiß ja nicht, was er suchen muss, denn er weiß nicht, was drinsteckt. Damit er dennoch leicht zur Beantwortung seiner Fragestellungen kommt, waren uns eine starke Suchfunktion und eine klare Benutzeroberfläche wichtig.“
Eine Besonderheit der Lösung ist die nahtlose Integration in Beschäftigtenportale. Das Wissensmanagement lässt sich so – wie die anderen genutzten Fachfunktionen – von allen Mitarbeitern bequem im Webbrowser öffnen, ohne dass lokale Installationen nötig sind. Im Portal können auch Mitarbeiter, deren Expertise beim Aufbau eines Wissenspools bisher nicht genutzt wurde, ihre Erfahrung leicht teilen.
In der „Fachapplikation Wissensmanagement“ wird Wissen, das unabhängig von Abteilungsgrenzen generiert und gesammelt wird, geordnet, vervollständigt und für den späteren Zugriff archiviert. Abteilungsspezifische Wissenssilos werden aufgebrochen und die kollektive Intelligenz der gesamten Organisation kann genutzt werden. Der Verlust von Fachwissen soll damit gebannt und die Verwaltungsarbeit zukunftsfähig gemacht werden.
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