Mit Information Design gegen das Berichts-Wirrwarr

Geschäftsberichte und Präsentationen in Unternehmen sind oft schwer verständlich und im schlimmsten Fall sogar widersprüchlich und falsch aufbereitet. Information Design will hier mit einheitlichen Regeln und Definitionen helfen, und tatsächlich erkennen Anwender zunehmend den Mehrwert, wie jetzt eine Studie des Business Application Research Center (BARC) belegt. [...]

Lange haben sich Unternehmen wenig um eine möglichst effektive, effiziente und vor allem abgestimmte Informationsaufbereitung ihrer Berichte und Präsentationen gekümmert. Es hat jedoch ein Umdenken stattgefunden. Zudem erkennen immer mehr Anwender im Zusammenhang mit Business-Intelligence-Projekten und -Strategien, wie wichtig es ist, Zahlen und Ergebnisse verständlich kommunizieren zu können. Hilfe bietet hierbei Information Design. Es zielt auf die Schaffung von Definitionen und verbindliche Regeln ab, mit denen sich Berichte, Dashboards und Präsentationen einheitlich, verständlich und korrekt erstellen lassen, um damit die interne und externe Kommunikation zu verbessern.

Wie Unternehmen das Thema einschätzen, welche Herausforderungen sie sehen und welche Erfahrungen bereits gesammelt wurden, hat jetzt die vom Software- und Beratungsunternehmen pmOne AG unterstützte BARC-Studie: „Information Design 2014. Status quo, Nutzen und Herausforderungen von Information-Design-Initiativen in der DACH-Region“ untersucht. Mit über 523 Teilnehmern aus Deutschland, Österreich und der Schweiz bei einer breit gefächerten Branchenverteilung gehört sie zu den bislang größten Untersuchungen, die sich dem Thema Information Design widmen.

Laut Studie stufen 78 Prozent der Umfrageteilnehmer das Thema Information Design grundsätzlich als „sehr wichtig“ oder „wichtig“ ein. Gleichwohl kann von einer umfassenden Verbreitung im Markt noch nicht die Rede sein. So existieren bislang erst bei jeweils einem Viertel der Befragten unternehmensweite bzw. auf Abteilungsebene eingeführte Information-Design-Vorgaben. Ein weiteres Drittel aller Befragten beschäftigt sich mit dem Thema. „Die Einführungsphase ist dennoch definitiv überschritten und Information Design befindet sich derzeit in der Wachstumsphase. Die Chancen, sich durch eine Information-Design-Initiative Vorteile gegenüber Wettbewerbern zu sichern, stehen folglich sehr gut“, kommentiert Nikolai Janoschek, Analyst beim BARC und Co-Autor, die Studienergebnisse.

Dort, wo es bereits praktische Bestrebungen gibt, geht es vor allem um die Normierung des Berichtswesens (75 Prozent), eine schnellere Informationsvermittlung (71 Prozent), eine höhere Zufriedenheit des Managements (58 Prozent) und die Vermeidung von Missverständnissen (55 Prozent). Erfreulich ist das geringe Risiko entsprechender Projekte. So zeigen die Studienergebnisse, dass Unternehmen die ursprünglich gesteckten Ziele auch erreichen, weshalb sich Investitionen und Ergebnis im Vorfeld sehr gut abschätzen lassen.

Erfolgsfaktoren sind laut Studie gezielte Schulungen für die Mitarbeiter sowie eine verständliche Dokumentation, in denen die unternehmensspezifischen Information-Design-Vorgaben erfasst und erläutert sind. Dies ist umso wichtiger, da derzeit Anwender häufig vorhandene Business-Intelligence-(BI)-Tools einsetzen, welche jedoch wenig technische Dokumentation darüber enthalten, wie Berichte nach Information-Design-Vorgaben zu erstellen sind.

Sind hingegen Information-Design-Projekte nicht klar strukturiert und fehlt es insbesondere an der Unterstützung aus dem Management, sind organisatorische Probleme vorprogrammiert. So berichten Anwender, dass Berichtsersteller in ihrer Organisation die Vorgaben ablehnen (44 Prozent). Zu den größten Hürden zählen ferner der ausufernde Aufwand bei ungenauen Zielvorgaben (38 Prozent) sowie die fehlende Verständigung auf Standards (37 Prozent). Information-Design-Initiativen brauchen daher unbedingt die Hilfe aus dem Management: „Nur wenn die Entscheider das Thema auf die Tagesordnung setzen und als letzte Instanz über die Notation entscheiden, kommen sie erfolgreich zum Einsatz“, mahnt Tobias Riedner, Analyst beim BARC und Co-Autor der Studie.

Weitere Informationen zum Einsatz und Nutzen von Information Design in Deutschland, Österreich und der Schweiz finden Sie in der BARC-Studie „Information Design 2014. Status quo, Nutzen und Herausforderungen von Information-Design-Initiativen in der DACH-Region“, die nach der Bekanntgabe einiger Daten zum kostenlosen Download erhältlich ist. (pi)