Mobiler Zugriff auf das ERP-System

Beim Hamburger Importeur Tröber können Vertriebsmitarbeiter auch unterwegs per App auf Daten aus dem ERP-System zugreifen: Preise, Margen, Lagerbestände und Lieferzeiten sind stets aktuell im Blick. Aufträge fließen direkt über die App in die ERP-Lösung ein. [...]

Der Importeur Tröber, ein Spezialist für Werbeartikel wie Kugelschreiber und Feuerzeugware, wickelt einen Teil seiner Verkäufe direkt auf Messen und bei Kunden ab. Für das seit 1952 bestehende Handelsunternehmen sind Verkaufsgespräche von je her sehr wichtig. Deshalb machten sich die Mitarbeiter bei Heinz Tröber Gedanken, wie man die Gespräche mit Hilfe mobiler Geräte weiter verbessern kann. Mit einer neuen ERP-App können die Vertriebsmitarbeiter von Tröber nun ihre Geschäftspartner besser und aktueller informieren. Über die Warenkorbfunktion lösen sie auch sofort einen Bestellvorgang aus. Entwickelt hat Tröber die mobile Lösung gemeinsam mit dem langjährigen ERP-Partner oxaion ag aus Ettlingen.

Auskunftsfreudig durch mobilen Zugriff
Für die Kundenberater von Tröber ist es wichtig, auch unterwegs stets Zugriff auf die aktuellen Bestände, Lieferzeiten und Preise zu erhalten, ohne permanent Kataloge und Preislisten mit sich führen zu müssen. Außerdem zeigt die App in einer Galerie zu jedem Produkt die hinterlegten Fotos an, immer aktuell. Die Verkäufer präsentieren dem Kunden direkt auf dem iPad den gewünschten Artikel, was die Kaufbereitschaft wesentlich erhöht hat. Mit der oxaion-App sind die Aussagen gegenüber den Kunden heute verlässlich, und Lieferterminzusagen stimmen einfach. „Wir wissen genau und realtime, was auf Lager ist und was wir wann liefern können“, so Johannes Müller-Lahn, IT-Leiter bei der Heinz Tröber GmbH & Co. KG, über die hohe Auskunftsbereitschaft.

Kaufabschluss am Messestand mit validen Daten
Gibt der Nutzer im Verkaufsgespräch eine Kundenummer in die App ein, so zeigt die Lösung gleich die kundenspezifischen Informationen mit an. Vor oder nach dem Gespräch kann er sich die gesamte Auftragshistorie, individuell vereinbarte Preis- und Lieferkonditionen, offene Posten und Kreditlimits anschauen. Stimmen die Rahmenbedingungen lassen sich mittels der App Aufträge ad hoc im mobilen Web-Shop erfassen. Diese „wandern“ dann automatisch ins ERP-System. Dort werden Lieferbarkeit und Lieferzeitpunkt ermittelt und an die App rückgemeldet. „Die Informationsbereitschaft hat sich dadurch erheblich erhöht, das Warten auf ein valides Angebot aus der Zentrale entfällt, und der Kunde kann sich gleich ad hoc entscheiden“, weiß Johannes Müller-Lahn.

App als moderner Messekatalog
Die App stellt zusammen mit den aktuellen Daten alle drei Hauptkataloge von Tröber zügig zur Verfügung. „Die neue iPad-App ersetzt bei uns zunehmend die gedruckten Kataloge und die ellenlangen Papier-Preislisten auf den Messen“, freut sich Johannes Müller-Lahn über die flexibel einsetzbare mobile Lösung mit ihrer umfangreichen Funktionalität. Die App als Messekatalog ist zudem interaktiv: Initiiert der Vertriebsmitarbeiter vor Ort einen Auftrag, kommen die festgelegten Validierungsprozesse für jedes Geschäft bei Tröber nicht zu kurz. Der Auftrag läuft mit der Erfassung in der App zwar automatisch in das ERP-System ein, ist jedoch bis zur endgültigen Freigabe durch den Bereichsleiter gesperrt. Die Leitung bei Tröber erhält so stets zeitnah den Überblick über die aktuelle Auftragslage nach einer Messe. Zudem erfolgt im ERP-System aufgrund der eingegebenen Auftragsdaten die Kreditprüfung des Kunden und letztendlich die schnelle Freigabe der Bestellung.

Um die Belastung der Systeme und das Datenaufkommen über die mobile Verbindung auf die bloßen Bewegungsdaten zu beschränken, synchronisieren die Vertriebsmitarbeiter ihre mobilen Geräte vor dem Außeneinsatz am Büroarbeitsplatz über das Computernetz der Firmenzentrale. Der umfangreiche Produktkatalog mit seinen mehrere hundert Megabyte großen Bilddaten ist so auch unterwegs immer auf dem aktuellen Stand. Da die App die umfangreichen Bilddaten aus dem Speicher des Geräts lädt, geht die Nutzung zudem flott von der Hand.

Mühelose Integration und Entwicklung
Bis die neue App einsatzbereit war und auf der ersten Messe von den Tröber-Mitarbeitern genutzt werden konnte, vergingen nur drei Monate. Von der ersten vagen Idee, der sinnvollen Ergänzung der bestehenden Strukturen durch eine App, bis zum produktiven Einsatz der neuen Lösung begleitete die oxaion ag ihren Kunden bei allen nötigen Schritten. Der ERP-Hersteller oxaion stellt allen seinen Kunden eine Standard-App mit ausgewählten Funktionen der ERP-Lösung kostenlos zur Verfügung. Schon diese Standard-App hält eine Menge an Funktionen aus dem ERP-System bereit: Informationen zu Kunden (CRM), Aufträgen, Artikeldaten, Lagerauskünfte bis hin zu Reports und Analytics sind bereits mobil verfügbar.

App-Sonderwünsche wie bei Tröber setzt oxaion in einem Kundenprojekt um. „Grundsätzlich können wir jede Funktion aus dem ERP-System auch mobil verfügbar machen“, so Marcel Schober, der als Fachbereichsleiter Entwicklung bei der oxaion ag das Tröberprojekt begleitete. Diese extra entwickelten Customized-Apps entsprechen dann genau dem Anforderungsprofil des Kunden. Und die Anpassungen sind in der Regel mit wenig Aufwand verbunden und zügig in das bestehende System integriert. Die oxaion-Apps sind für Kunden nicht öffentlich im App-Store von Apple oder dem Play-Store von Google abrufbar. Der Werbemittelgroßhändler verfügt für das Rollout der App auf seinen Geräten über einen sogenannten Enterprise-Account von Apple. Dieser ermöglicht es den IT-Administratoren, die App problemlos und sicher In-House zu verteilen und zu warten. Ebenfalls können die verschlüsselt gespeicherte App und ihre Daten restlos von jedem Gerät wieder entfernt werden, sollte man einmal ein Gerät ausmustern.

Weltweite Kommunikation und sichere Daten in Echtzeit
Die gesamte Kommunikation der App mit dem ERP-System oxaion läuft über die in oxaion integrierte http-Schnittstelle. Alle Daten überträgt die Lösung verschlüsselt über den sicheren Standard SSL, der in dieser Form beispielsweise auch bei Online-Bankgeschäften zum Einsatz kommt. Um die Geräte eindeutig zu identifizieren und die Kommunikation abzusichern, sind auf den iPads zudem digitale Zertifikate installiert. Diese von Tröber erstellten Sicherheitsmerkmale sorgen dafür, dass kein fremdes Gerät mit dem ERP-System unberechtigt kommunizieren kann. Der oxaion-http-Server überwacht dabei im Hintergrund den gesamten vertrauenswürdigen Datenverkehr wie auch die Identifizierung der mobil eingesetzten iPads. Die Mitarbeiter können sich auf das sicher aufgebaute System verlassen. Und die Administratoren bei Tröber haben über die Sicherheitsarchitektur stets den Überblick, welche Geräte den mobilen Zugriff gerade nutzen. Im Notfall können die IT-Verantwortlichen jeden einzelnen Zugang sperren oder jedes iPad per Fernzugriff komplett löschen.

Der IT-Leiter ist über die gelungene Integration der mobilen Lösung in das bestehende umfangreiche ERP-System hochzufrieden: „Innerhalb von nur drei Monaten haben wir von der oxaion eine wirklich praxisnahe und leicht zu bedienende App-Lösung erhalten, die bereits erste Feuertaufen überstanden hat.“ Die hoch-integrative mobile Lösung zeichnet sich durch ihre Architektur aus, über die sich auch weitere Funktionen des ERP-Systems abbilden und integrieren lassen. Das kommt der Mobilitätsstrategie von Tröber entgegen. Marcel Schober ergänzt: „Wir sehen den Trend, dass bestimmte ERP-Funktionen auch im mobilen Umfeld sehr gut zum Einsatz kommen können und unseren Kunden in seinem operativen Geschäft hervorragend unterstützen.“