MS SharePoint als revisionssicheres eArchiv

Die KPMG AG bescheinigt, dass Microsoft SharePoint in Kombination mit dem AuditProof Add-on der free-com Gmbh zur Erfüllung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von elektronischen Rechnungen eingesetzt werden kann. [...]

Microsoft SharePoint wird von vielen Unternehmen als Dokumentendrehscheibe und Plattform zur Zusammenarbeit genutzt. Die Möglichkeit, die weit verbreitete Plattform auch zur revisionssicheren Ablage von elektronischen Dokumenten und Belegen verwenden zu können, bietet Unternehmen neue Möglichkeiten zur Konsolidierung ihrer Systemlandschaften und damit zusätzliches Einsparungspotenzial. Die Prüfung der Konformität von AuditProof wurde vom Wirtschaftsprüfungs- und Beratungshaus KPMG nach dem Prüfungsstandard IDW PS 880 durchgeführt und dokumentiert.

AuditProof eArchive ist ein Software Add-on, dass sowohl für Microsoft SharePoint Server als auch für die freie SharePoint Foundation verfügbar ist. Es wird ergänzend zu Microsoft SharePoint installiert und sorgt danach dafür, dass wichtige, für ein eArchiv notwendige Compliance-Richtlinien eingehalten werden. Änderungen an der Konfiguration bzw. den Benutzerberechtigungen werden automatisch dokumentiert und müssen nach dem 4-Augen-Prinzip von einer zweiten Person bestätigt werden. Um nachweisen zu können, dass ein archiviertes Dokument nicht verändert wurde, werden die Dokumente mit digitalen Signaturen und qualifizierten Timestamps versehen. Durch die Verifikation der Signatur bei einem Audit kann sichergestellt werden, dass ein Dokument nicht manipuliert und damit authentisch ist. Die notwendigen organisatorischen Maßnahmen werden dadurch reduziert und es wird keine zusätzliche Compliance Hardware (WORM) benötigt.

Das AuditProof Add-on der Wiener free-com GmbH kommt zum Beispiel bei der Mayr-Melnhof Karton AG zum Einsatz. Dabei wurden aus einem Altsystem mehrere Millionen Dokumente in das neue System importiert. Viele verschiedene ERP Systeme liefern täglich hunderte zu archivierende Dokumente, die mit Hilfe einer Middleware automatisch samt Indexdaten revisionssicher abgelegt werden. (pi)