In Kombination mit intelligenter Software für das Capturing und die automatisierte Verarbeitung von Dokumenten haben Multifunktionsgeräte das Potenzial, weit mehr zu leisten – und sogar als Dolmetscher zu agieren. [...]
Multifunktionsgeräte (MFPs) gehören längst zur Grundausstattung moderner Büros. Doch während Mitarbeiter sie früher hauptsächlich zum Drucken, Kopieren und Scannen nutzten, haben sich ihre Fähigkeiten in den letzten Jahren erheblich weiterentwickelt. In Kombination mit intelligenter Software für das Capturing und die automatisierte Verarbeitung von Dokumenten hat das MFP das Potenzial, weit mehr zu leisten – und sogar als Dolmetscher zu agieren.
„Im Rahmen des Konzepts Intelligent Document Processing (IDP) zeigen sich softwareunterstützte Multifunktionsgeräte in der Lage, gescannte Dokumente zu erkennen, zu verstehen und automatisiert zu übersetzen“, erklärt Myrko Rudolph, Geschäftsführer der exapture GmbH. „Dies geht über das bloße Erfassen von Daten hinaus und eröffnet völlig neue Möglichkeiten für die digitale Dokumentenverarbeitung. Das Motto ‚scannen kann jeder, aber intelligent scannen bedarf eines Verständnisses‘ verdeutlicht: Mit den richtigen Lösungen bietet dieser althergebrachte Vorgang so viel mehr als die reine Bildverarbeitung.“
Scannen und Erkennen
Als Grundlage für diese fortgeschrittene Funktionalität dient ein Zusammenspiel aus optischer Zeichenerkennung (OCR), maschinellem Lernen und natürlicher Sprachverarbeitung auf Basis Neuro-linguistischer-Programmierung (NLP). Zunächst scannen Mitarbeiter ein Dokument im MFP ein, so wie es jeder vom herkömmlichen Arbeiten mit den Geräten kennt. Doch statt das gescannte Bild lediglich in ein PDF oder einen Bildspeicher zu überführen, erkennt die OCR-Technologie ganze Textelemente im Dokument. Software analysiert diese anschließend, sodass sich der Inhalt nicht nur in der Ausgangssprache verstehen, sondern auch semantisch erfassen lässt.
„Durch die Integration dieser NLP-Technologien – beispielsweise in Kooperation mit dem Translation-Portal DeepL – lassen sich die erkannten Texte dann übersetzen“, führt Rudolph fort. „Dabei geht es nicht nur um die einfache, wörtliche Weise, sondern auch um eine kontextbasierte Analyse, die den Sinn und die Struktur des Ausgangstextes bewahrt. Dank dieser intelligenten Interaktionen mehrerer Softwarebausteine kann der MFP nicht nur verschiedene Sprachen – ob nun Englisch, Französisch, Kroatisch oder Chinesisch – verarbeiten, sondern auch branchenspezifische Fachbegriffe und komplexe Satzstrukturen erkennen und korrekt wiedergeben.“
Ganze Welt von Potenzialen
Anwendungsmöglichkeiten dieser Technologie lassen sich natürlich zuhauf finden und bieten gerade globalisierten Unternehmen diverse Möglichkeiten – von automatisierten Übersetzungen von Verträgen über Handbücher bis hin zu technischen Anleitungen. „Ob in der Gesundheitsbranche, behördlichen Einrichtungen oder international fungierenden Konzernen: Anstatt manuelle Übersetzer zu beauftragen, oder eingehende Schriften händisch in ein Translation-Tool einzupflegen, lassen sich diese Dokumente direkt beim Scannen übersetzen“, weiß der Experte für intelligentes Scannen. Das spart Zeit und Ressourcen und sorgt dafür, dass Informationen schneller und präziser verfügbar sind. So beschleunigen MFPs, die als Dolmetscher fungieren, den Arbeitsprozess und erleichtern den Zugang zu Informationen, die ansonsten durch Sprachbarrieren eingeschränkt wären.
„Zwar steckt die Nutzung des MFP als Dolmetscher noch in den Kinderschuhen, doch die zukünftige Entwicklung von IDP-Lösungen lässt Großes erwarten“, so Rudolph. „Mit zunehmender Verfeinerung der maschinellen Lernalgorithmen und der NLP-Modelle kann die Genauigkeit und Geschwindigkeit der Übersetzungen nur weiter steigen.“
Neues Kapitel der Dokumentenverarbeitung
Auch die Integration dieser Technologie in Cloud-Systeme erweitert die Nutzungsmöglichkeiten potenziell. Gescannte und übersetzte Dokumente lassen sich mithilfe der Datenwolke direkt in Unternehmenssoftware oder in Kollaborationsplattformen einbinden, was den Zugriff für global agierende Teams noch einfacher und schneller macht. So wandeln sich MFPs zu noch wertvolleren Werkzeugen, die Dokumente nicht nur übersetzen, sondern auch den gesamten Informationsfluss optimieren.
„Intelligente Software macht Multifunktionsgeräte von einfachen Maschinen zum Drucken und Scannen zu einem echten Alleskönner im Büro“, fasst Rudolph zusammen. „Die Zukunft der automatisierten Dokumentenverarbeitung verspricht noch mehr Innovationen, die Unternehmen, Behörden, Bildungs- oder Gesundheitseinrichtungen dabei helfen, Informationen schneller und effizienter zu verarbeiten und globale Kommunikationsbarrieren zu überwinden. Denn, wenn alle dieselbe Sprache sprechen, klappt es mit der Verständigung auch über jede Grenze hinaus.“
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