Funktionale Zonen ermöglichen neue Formen der Zusammenarbeit frei von Abteilungsgrenzen. [...]
Das umgestaltete Büro bietet mehr Raum für vernetztes Arbeiten und schafft ideale Voraussetzungen für den nötigen Kulturwandel weg vom Abteilungs- und Silodenken hin zur zielgerichteten Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern, Kunden und Partnern. Das neue Konzept wurde in einem partizipativen Prozess umgesetzt, in den rund 50 Mitarbeiter mit ihren Wünschen und Anforderungen an den Arbeitsplatz der Zukunft eingebunden waren.
In Zielen denken, nicht in Abteilungen
Dass sich die Welt der Arbeit durch die Digitalisierung massiv im Umbruch befindet, ist unbestreitbar: Sie ist schneller und disruptiver geworden. Globalisierung und Digitalisierung überwinden dabei örtliche, finanzielle und zeitliche Grenzen, um nur ein paar Bereiche zu nennen, die dem Wandel unterliegen. In diesem neuen Umfeld greifen starre Arbeitsmodelle nicht mehr, um unternehmerischen Erfolg zu sichern.
„Was der Umbruch bedeutet, wird in vielen, wenn nicht allen, Unternehmen diskutiert – oftmals auch verbunden mit Sorgen wie Sicherheitsbedenken oder Produktivität, was viele gar nicht erst starten und andere zurückrudern lässt“, sagt Dorothee Ritz, General Manager von Microsoft Österreich. „Unser Ansatz ist klar: Wir müssen die Arbeitsbedingungen der sich wandelnden Welt anpassen und wir tun dies auch. Flexibles und vernetztes Arbeiten wird immer wichtiger – die passende Hard- und Software sowie Infrastruktur dafür haben wir. Nun schaffen mit einem neuen Konzept auch den nötigen Kulturwandel. Wir brechen Abteilungen auf. Wir denken in Projekten und Projektteams. Wir schaffen neue Räume für Kollaboration und Kreativität. Und wir öffnen unser Büro künftig noch mehr für Dritte wie Kunden oder Partner.“
Für die Jobs der Zukunft wird Flexibilität eine der Hauptanforderungen sein, Zusammenarbeit jedoch eine Grundvoraussetzung. „Wir glauben fest daran: Zusammenarbeit geht auch anders“, zeigt sich Dorothee Ritz überzeugt. „Doch für mehr Zusammenarbeit braucht es immer die richtigen Tools und die passende Umgebung. Mit dem Umbau haben wir nun die Voraussetzungen für beides optimiert und leben vor, wie Neues Arbeiten in Österreich funktionieren kann.“
Raum für vernetztes Arbeiten
Bereits 2011 hat Microsoft Österreich sein Büro umgebaut und starre Arbeitsstrukturen mit flexibleren Arbeitsplätzen und Räumlichkeiten aufgelöst, in denen Teams sich stets neu formieren können. Nun geht das Unternehmen noch einen Schritt weiter. Im Mittelpunkt steht dabei Zusammenarbeit und vernetztes Arbeiten. Mit einem neuen Raumkonzept läutet Microsoft das Ende fixer Abteilungen und starrer Denkmuster ein. An deren Stelle treten funktionale Arbeitsbereiche und eine neue Offenheit. Mittarbeiter, Kunden und Partnern mit verschiedensten Backgrounds und Know-hows werden künftig in funktionalen Räumlichkeiten zusammengebracht, wo sie gemeinsam, zielgerichtet und frei von Abteilungsdenken an optimalen Lösungen arbeiten können. Mit dem modernen Bürokonzept, das sowohl architektonische als auch technologische Neuerungen umfasst, will Microsoft auch andere Unternehmen auf ihrem Weg in die Neue Welt der Arbeit inspirieren.
Die Vernetzung aller Mitarbeiter begann bereits im Planungsprozess der Neugestaltung aller drei Stockwerke. Rund 50 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wurden ganz konkret in den Planungsprozess miteinbezogen. In vier sogenannten Work Streams haben Vertreter aus allen Bereichen jeweils einen Themenkomplex diskutiert und gemeinsam erarbeitet: von „Kommunikation“ über „Architektur“ bis hin zu „Office Touren“. So wurden beispielsweise die Gestaltung der Share & Discuss Zone geplant und eine neue Office Tour konzipiert. Für die einzelnen Zonen wurden auch gemeinsam sogenannte Rules of Engagement neu definiert, also Regeln für die Zusammenarbeit in den einzelnen Bereichen.
Vom Workplace zum Workspace
Im neuen Büro, das 366 Menschen auf rund 5.000 m² Platz bietet, kann sich jede und jeder flexibel seinen passenden Arbeitsplatz in einer der definierten Zonen wählen. Im ersten Stock befindet sich der Collaboration Hub. In dieser offenen Share & Discuss Zone stehen insgesamt 40 Arbeitsplätze zur Verfügung, in denen künftig auch gemeinsam mit PartnerInnen und KundInnen gearbeitet wird. Highlight der Share & Discuss Zone ist der sogenannte „Collaboration-Kreisel“, ein rundes, drehbares Sitzmöbel mit höhenverstellbarem Tisch, das mit einem Microsoft Surface Hub ausgestattet ist. All diese Elemente lassen sich flexibel an die jeweiligen Arbeitsanforderungen anpassen. Der Collaboration-Kreisel bietet Platz für bis zu sechs Personen und ist damit optimal für Meetings in kleineren Arbeitsgruppen geeignet.
Im zweiten Stock sind die Workstyle Hubs eingerichtet – in Silent, Mingle bzw. Busy Zonen, die auf konzentriertes Einzelarbeiten, Teamarbeit in Kleingruppen bzw. Gesprächssituationen und Diskussion ausgerichtet sind. Zudem wurde auch ein Bereich eingerichtet, der sich an Branchen orientiert. Hier können sich alle MitarbeiterInnen, die – themen- oder projektbezogen – an Kundenprojekten, z.B. im Bereich Öffentlicher Sektor, Banken oder Versicherungen, arbeiten, zusammenfinden.
„Ein neuer Arbeitsplatz heißt auch, dass man sein Verhalten und die Art der Zusammenarbeit anpassen muss. Wir haben daher für jeden Bereich neue Rules of Engagement definiert. Jede Woche stellen wir eine Regel auf unseren internen Infoscreens vor. Gleichzeitig wollen und müssen wir flexibel bleiben und deshalb werden wir diese Regeln alle sechs Monate überarbeiten“, so Nina Schmidt, Leiterin des Bereichs Human Resources bei Microsoft Österreich.
Mit der neuen Welt der Arbeit bei Nachwuchskräften punkten
Mit Microsofts Software- und Hardwarelösungen wie zum Beispiel Office 365, Microsoft Teams, Skype, SharePoint oder auch dem Surface Hub und der nun noch flexibleren Architektur, ermöglicht Microsoft seinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zeitlich und örtlich ungebunden, nahtlos und effizient zusammenzuarbeiten. Es ist ein neues Modell mit neuen Freiheiten und Flexibilität, das effizienteres, kostengünstiges und agileres Arbeiten ermöglicht – im globalen Wettbewerb essenziell um erfolgreicher zu bestehen und auch entscheidender Faktor, wenn es um die Attraktivität als Arbeitgeber für Young Professionals geht.
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