Neun von zehn europäischen Unternehmen verlassen sich bei der Gehaltsabrechnung auf externe Hilfe

Geschwindigkeit und Effizienz sind die größten Herausforderungen in der Lohn- und Gehaltsabrechnung. [...]

Zehn Prozent der europäischen Unternehmen verwalten ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen eigenständig und verlassen sich dabei auf ihre eigenen Fachleute und Software. Im Gegensatz dazu gliedern 7 Prozent die Lohn- und Gehaltsabrechnung vollständig an eine externe Partei aus.

83 Prozent der europäischen Unternehmen entscheiden sich dafür, ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung zum Teil auszulagern und teilweise intern mit eigenen Fachleuten oder selbst entwickelter Software zu verwalten.

Das geht aus einer neuen, groß angelegten Studie von SD Worx hervor bei der über fünftausend Unternehmen in 18 europäischen Ländern befragt wurden. Die Studie zeigt außerdem, dass 71 Prozent der Arbeitgeber:innen mit der gesamten Lohn- und Gehaltsabrechnung in ihrem Unternehmen zufrieden sind. Allerdings haben Unternehmen nach wie vor mit verschiedenen Herausforderungen wie Geschwindigkeit und Effizienz der Gehaltsabrechnung zu kämpfen.  

Knapp die Hälfte (46 Prozent) der europäischen Unternehmen gibt an, dass sie selbst aktiv an Aufgaben und Teilprozessen der Gehaltsabrechnung beteiligt sind. Vor allem Rumänien (59 Prozent), Slowenien (57 Prozent) und Kroatien (54 Prozent) nehmen bei der Bearbeitung und Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung viel Eigenverantwortung wahr.

Insgesamt sind es vor allem sehr kleine oder sehr große Unternehmen, die stark in die Lohn- und Gehaltsabrechnung eingebunden sind. Bei europäischen Unternehmen mit mehr als 2.500 Beschäftigten sind es 55 Prozent, bei solchen mit 500 bis 1000 Beschäftigten 50 Prozent sowie bei Kleinstunternehmen mit einem bis neun Beschäftigten 49 Prozent.

Drei von zehn Unternehmen nutzen selbst entwickelte Software

Dabei handelt es sich keineswegs immer um spezialisierte Software. Vor allem kleinere Unternehmen nutzen Anwendungen wie zum Beispiel Microsoft Excel als Basis für die eigene Lohnabrechnung. Drei von zehn europäischen Unternehmen (32 Prozent) verwenden selbst entwickelte Lösungen für die Lohnabrechnung und -verwaltung anstelle von speziell dafür vorgesehener Software.

Vor allem kleinere Unternehmen greifen häufiger auf Anwendungen wie eben Microsoft Excel als technologische Grundlage für die eigenständige Kalkulation ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnungen zurück.

Etwa ein Viertel (23 Prozent) der Unternehmen nutzt eine von einem Softwareanbieter in der Cloud gehostete Gehaltsabrechnungslösung (SaaS-Modell), während ein weiteres Viertel (26 Prozent) eine externe Lösung auf eigenen Servern oder in der privaten Cloud betreibt. Immerhin verwenden aber 20 Prozent der untersuchten Unternehmen keine eigene Gehaltsabrechnungssoftware, sondern lagern dazugehörige Aufgaben vollständig an eine externe Partei aus. 

Im Durchschnitt greifen nämlich 37 Prozent der Unternehmen, die ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung (teilweise oder gar nicht) auslagern, auf externe Buchhalter oder Finanzexperten zurück. Deutschland ist hier mit 47 Prozent deutlich überdurchschnittlich vertreten und findet sich damit neben osteuropäischen Ländern wie Serbien (51 Prozent), Polen, Rumänien und Slowenien (alle drei 44 Prozent) wieder.

Dies gilt insbesondere für kleinere Unternehmen. Darüber hinaus nehmen 27 Prozent der europäischen Unternehmen, vor allem die Mittelständler und die etwas größeren Unternehmen, die Hilfe eines spezialisierten Payroll-Dienstleisters in Anspruch. (Vgl. Abb. 1) 

Sieben von zehn sind mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung im Unternehmen zufrieden

Doch es gibt gute Nachrichten: Immer weniger europäische Unternehmen haben Probleme mit ihrer Gehaltsabrechnung. 2021 hatten noch 19 Prozent der Unternehmen damit zu kämpfen, während dieser Anteil für 2024 auf 11 Prozent gesunken ist.

Derzeit legen die Arbeitgeber:innen vor allem Wert auf die Geschwindigkeit und Effizienz der Lohn- und Gehaltsabrechnung (41 Prozent), die Genauigkeit der Verarbeitung (40 Prozent) und auf die Einhaltung des mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung verbundenen Ausgabenbudgets.

Dazu zählen vor allem Kosten etwa für Outsourcing, interne Experten, Software und Ähnliches. Darüber hinaus ist die Einhaltung der sich ständig ändernden Rechtsvorschriften ein ständiges Anliegen (36 Prozent).

Auffällig ist, dass insbesondere Unternehmen, die ein kombiniertes (internes/externes) Lohn- und Gehaltsabrechnungsmodell verwenden, mit größeren Problemen konfrontiert sind, als solche, die ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung vollständig intern verwalten, und noch stärker als solche, die ihre gesamte Gehaltsabrechnung auslagern.

Trotz der Herausforderungen sind 71 Prozent der Arbeitgeber mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung insgesamt recht zufrieden. 80 Prozent sind mit der pünktlichen Auszahlung der Löhne und Gehälter zufrieden, 74 Prozent mit der Genauigkeit und Qualität der Lohn- und Gehaltsabrechnung und 62 Prozent mit der Geschwindigkeit, mit der die Lohn- und Gehaltsabrechnung erfolgen kann.

Dennoch besteht Verbesserungsbedarf, der durch die zunehmende Digitalisierung möglich gemacht wird. Mit Echtzeit-Gehaltsabrechnungssystemen zum Beispiel können Unternehmen ihre Lohnabrechnung noch schneller abwickeln.

Die Auswirkungen von Anpassungen in letzter Minute werden sofort sichtbar. Immer mehr Unternehmen integrieren ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen auch mit anderen Systemen wie der Personal- und Buchhaltung, was die betriebliche Effizienz fördert.

„Durch kontinuierliche Bemühungen um Innovation und Digitalisierung gestalten wir den Prozess der Gehaltsabrechnung noch effizienter. Die Gesetzgebung wird immer komplexer und entwickelt sich ständig weiter. Sowohl auf lokaler als auch auf europäischer Ebene kommen neue Vorschriften hinzu, manchmal auch rückwirkend. Es ist daher wichtig, den Überblick zu behalten. Wir helfen unseren lokalen und internationalen Kund:innen auf verschiedene Weise: indem wir sie informieren, indem wir den Prozess vollständig für sie abwickeln, indem wir Online- oder physische Schulungen durchführen und indem wir ihnen persönlich zur Verfügung stehen, wenn sie Fragen haben. Wir verlieren den menschlichen Faktor nicht aus den Augen“, so Tom Saeys, COO bei SD Worx.

„Und wir sind überzeugt, dass wir ein Gleichgewicht zwischen automatisierten Lösungen und persönlicher Unterstützung schaffen müssen, damit unsere Kund:innen und Arbeitgeber:innen von einer reibungslosen und genauen Lohnabrechnung profitieren können.“ (Vgl. Abb. 2)