Next-Gen-RPA: Dokumente auto-matisiert verarbeiten mit Kofax-CDA

Während Robotic Process Automation (RPA) es erlaubt, Informationen aus beliebigen externen und internen Systemen und web-basierten Applikationen automatisiert zu erfassen, zu verstehen und zu integrieren, ermöglicht CDA von Kofax die automatisierte Erfassung von unstrukturierten Informationsquellen wie Dokumenten, E-Mail-Anhängen und dergleichen mehr. Kofax-Anwender erhalten RPA und CDA als integrierte Lösung und können somit auf Basis von Künstlicher Intelligenz (KI) und OCR (Optical Character Recognition; optische Zeichenerkennung) die funktionalen Möglichkeiten von RPA erweitern und weitere Prozesse automatisieren.

OCR allein reicht nicht aus

Viele Unternehmen erhalten Belege über unterschiedlichste Kanäle und verschiedene Geräte zu unterschiedlichen Zeiten von ihren Kunden und Partnern. Manchmal führt dies dazu, dass Daten verloren gehen und Kunden dieselben Informationen mehrfach einreichen müssen – unter Umständen über einen Weg, den sie als unkomfortabel erachten. Alle vorhandenen analogen und digitalen Schriftstücke von Hand zu sortieren, zu trennen und zu klassifizieren, ist für Unternehmen eine Sisyphos-Aufgabe, denn die Unmenge an Dokumenten, die es zu digitalisieren gilt, nimmt immer weiter zu. Dokumente mithilfe eines Texterkennungsverfahrens einzuscannen, ist zwar ein erster wichtiger Schritt, reicht jedoch nicht aus. Denn hierbei handelt es sich lediglich um eine Technologie, die Buchstaben und Zahlen aus einer Bildinformation erkennen und extrahieren kann.

CDA nützt KI-Technologie

Um eingegangene Dokumente jeglicher Form und Art zu klassifizieren, bedient sich CDA der Machine-Learning-Technologie und Natural Language Processing (NLP). Das System lernt selbstständig und ist dadurch in der Lage, zu erkennen, um welche Art von Dokument es sich handelt. Auch wenn beispielsweise ein großer Unterschied zwischen einer Rechnung und einer Beschwerde besteht, könnten beide Dokumente denselben Betreff haben. Dank NLP ist eine zuverlässige Unterscheidung möglich. Anschließend leitet das System das Dokument auf Basis der Klassifizierung an die richtigen Benutzer oder Abteilungen weiter.

Manueller Erfassungsaufwand entfällt

Aufgrund seiner rund zwanzigjährigen Erfahrung im RPA-Umfeld ist Kofax in der Lage, mit seiner neuen CDA-Lösung deutlich weiter zu gehen: Die Dokumenten– und Datenverarbeitungssoftware in RPA-Prozessen einzusetzen, erlaubt es, jegliche Arten von Dokumenten vollständig automatisiert in Empfang zu nehmen, zu übertragen, zu verarbeiten und in jedem Format auszugeben bzw. zu integrieren – und das aus jeder Quelle und an jeden Ort. Damit entfällt der manuelle Aufwand für das Dokumentenmanagement. Alle in Dokumenten vorhandenen Daten werden durch CDA sichtbar und lassen sich im Unternehmen nutzen. Davon profitieren auch die Kunden, beispielsweise bei Service-Anfragen: Der Mitarbeiter im Callcenter hat jederzeit Zugriff auf aktuelle Daten und kann ein Anliegen darum besonders schnell bearbeiten. Gleichzeitig steigt die Datenqualität, da die Fehleranfälligkeit – die sonst durch die manuelle Eingabe von Daten sehr hoch ist –, gegen null geht, weil RPA-Software–Roboter die Datenerfassung erledigen.

Datenschutz- und compliancekonform

Durch CDA als Teil der Kofax RPA-Lösung können Unternehmen Compliance-Anforderungen einhalten und gemäß den Richtlinien der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) agieren: Dadurch, dass ein System einzelne Schritte der Dokumentenerfassung selbstständig übernimmt, müssen Mitarbeiter nicht mehr vollständigen Zugriff auf sensible Daten erhalten. Das ist nur noch dann notwendig, wenn das System keine eigenständige Entscheidung treffen kann und deshalb durch eine Meldung nachfragen muss, ob die vorliegende Information richtig erkannt wurde oder ob eine manuelle Korrektur erforderlich ist.