Ab dem 25. Mai 2018 tritt die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung europaweit in Kraft. Obwohl die Zeit bereits knapp ist und bei Verstößen gegen die Verordnung sehr hohe Strafen drohen, warten viele Unternehmen noch ab, einige wissen noch gar nicht darüber Bescheid. Die Wiener Fachgruppe für Unternehmensberatung, Buchhaltung und Informationstechnologie (UBIT) der Wirtschaftskammer Wien und der Dialog Marketing Verband Österreich (DMVÖ) setzen daher auf Aufklärung. [...]
In knapp einem Jahr, ab dem 25. Mai 2018, ist die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) europaweit anzuwenden und bringt weitreichende Auswirkungen mit sich. Die Verordnung ist ein großer Schritt in der zunehmend digitalisierten Welt und soll für einen besseren Schutz der personenbezogenen Daten von EU-Bürgern sorgen. Für Unternehmen, welche personenbezogene Daten erfassen oder verarbeiten, bedeutet die DSGVO vor allem mehr Verantwortung und bei Missachtung hohe Strafen. Dennoch haben sich viele Unternehmen noch kaum mit der Thematik beschäftigt und wissen oft gar nicht, was genau auf sie zukommt. Daher wollen die Fachgruppe UBIT Wien und der DMVÖ nun verstärkt diesbezüglich Knowhow vermitteln. „Auch wenn ein Jahr lange klingen mag, sollten die Unternehmen den notwendigen Zeitbedarf nicht unterschätzen. Umfang und Komplexität der erforderlichen Veränderungen benötigen oft eine längere Vorbereitungs- und eine entsprechende Implementierungszeit“, mahnt Martin Puaschitz, Obmann der Wiener Fachgruppe UBIT. Anton Jenzer, Präsident des DMVÖ, ergänzt: „Wer sich jetzt noch nicht damit beschäftigt hat, ist schon sehr spät dran. Die Zeit ist mehr als knapp.“
Weitreichende Auswirkungen für Unternehmen
Von der Verordnung betroffen sind grundsätzlich alle Unternehmen und Organisationen, die mit personenbezogenen Daten arbeiten. Das beginnt bei der Verwaltung von Kundendaten bis hin zu Lieferanten- und Mitarbeiterdaten. Die Verordnung nimmt somit große Konzerne ebenso in die Pflicht wie auch Klein- und Mittelbetriebe. Durch sie werden zum einen die Nutzerrechte wesentlich gestärkt. So müssen beispielsweise Unternehmen vor der digitalen Kontaktaufnahme mit Personen, die keine Kunden sind bzw. waren, deren Zustimmung einholen. Diese muss „unmissverständlich und freiwillig durch eine aktive Handlung“ erfolgen. „Vorausgewählte Häkchen bei Formularen, die eine Kontaktaufnahme erlauben, oder ’stille‘ Zustimmungen, versteckt in den AGBs, sind ebenfalls nicht mehr gültig“, erklärt Anton Jenzer, der sich schon seit Beginn an mit der DSGVO beschäftigt.
Finanzieller Schaden und Imageverlust drohen
Zum anderen wird durch die neue Verordnung den Unternehmen auch in punkto Datensicherheit mehr Verantwortung auferlegt. Diese müssen für „angemessene Sicherheitsvorkehrungen“ sorgen, um Datenmissbrauch und Datenlecks zu vermeiden. Ist ein tatsächlicher Datenmissbrauchsfall oder Datendiebstahl eingetreten und sind dadurch negative Folgen zu erwarten, müssen die Behörden sowie auch alle Betroffenen unverzüglich benachrichtigt werden, wobei die Risiko-Folgenabschätzung den Unternehmen obliegt. „Abgesehen vom finanziellen Schaden bedeutet das vor allem einen hohen Imageverlust“, unterstreicht Puaschitz die zukünftigen Risiken eines mangelnden Datensicherheitskonzeptes. Hinzu kommen noch weitere Punkte, wie die für gewisse Unternehmen verpflichtende Bestellung eines Datenschutzbeauftragten oder die ungeteilte Gemeinschaftshaftung bei Unternehmen, Agenturen und Dienstleistern bei Datenmissbrauch. Das Risiko und die Verantwortung können somit nicht delegiert werden. Die Strafen bei Rechtsverletzungen sind dabei bewusst empfindlich hoch angesetzt, um zu zeigen, dass die Sache ernst genommen wird. Die Höchststrafe beläuft sich auf 20 Millionen Euro oder 4 Prozent vom weltweiten Umsatz, je nachdem was höher ist, um auch Giganten wie Facebook oder Google in die Pflicht zu nehmen.
Die Uhr tickt
Seit Kurzem liegt auch das „Datenschutz-Anpassungsgesetz 2018“, in dem die nationalen Ergänzungen der DSGVO definiert werden, dem Nationalrat zur Begutachtung vor. Somit sind nun alle Eckdaten der neuen Datenschutz-Verordnung weitgehend bekannt. Daher raten die beiden Experten dringend, sich ab sofort damit zu beschäftigen. Denn um alle Punkte zu beachten und die IT-Strukturen und Prozesse entsprechend anzupassen, sind viele Schritte notwendig. „Zuallererst sollte ein Unternehmen sich ein genaues Bild davon machen, welche Arten von Daten überhaupt gespeichert werden und wie damit umgegangen wird“, rät Jenzer. „Viele, vor allem kleinere Unternehmen, wissen oft gar nicht, dass sie solche personenbezogenen Daten sammeln“, berichtet der Präsident des DMVÖ aus Erfahrung. Anschließend können mögliche Mängel identifiziert und entsprechend behoben werden. „Die IT bildet für viele Unternehmen die Basis für ein reibungsloses und erfolgreiches Arbeiten. Änderungen dieser Prozesse brauchen Zeit und müssen sorgfältig umgesetzt werden“, legt Puaschitz allen Unternehmern und Unternehmerinnen nahe. Daher sei es wichtig, sich schon jetzt und in Ruhe der Thematik zu widmen. Fehlt Knowhow und Zeit dafür, sollte die Einbindung eines externen Datenschutzexperten in Betracht gezogen werden. Diese können rasch entsprechende Mängel feststellen und wissen, worauf bei der Anpassung zu achten ist. Unternehmen, die sich gut vorbereiten und ihre Prozesse entsprechend adaptieren, können zudem Imagevorteile generieren. „Datenschutz ist ein extrem wichtiger und heikler Aspekt, der in Zukunft noch mehr an Bedeutung gewinnen wird“, sind sich Puaschitz und Jenzer einig: „Die neue Verordnung sollte nicht nur als Bedrohung, sondern auch als Chance betrachtet werden.“
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