Österreichische Post AG startet mit digitalem Dokumentenmanagement für Geschäftskunden

Kürzlich präsentierte das Geschäftsfeld "Mail Solutions" der Österreichischen Post AG im Penthouse Vienna Stephansplatz seine neue Business-Lösung für duale Dokumentenverarbeitung. Die Veranstaltung unter dem Titel "Neue Lösungen im Dokumentenmanagement" widmete sich der Prozessoptimierung bei der Bearbeitung von physischer und digitaler Geschäftspost. [...]

Die Österreichische Post AG positioniert sich als Komplettanbieter und ergänzt unter der Dachmarke „Mail Solutions“ das klassische Geschäft durch digitales Dokumentenmanagement. Das hielten Vorstandsdirektor Walter Hitziger, Georg Mündl, der für das neue Lösungsgeschäft verantwortliche Geschäftsfeldleiter von „Mail Solutions“ und Martin Ferger, Leiter der Abteilung „Dokumentenlogistik“ der Österreichischen Post AG, bei der Präsentation der neuen Lösungen in der Wiener Innenstadt fest.

Nach der Begrüßung der Kunden und Systempartner durch Vorstandsdirektor Walter Hitziger fasste Georg Mündl zusammen, was sich Geschäftskunden von den neuen Lösungen für duales Dokumentenmanagement erwarten dürfen. „Wir ergänzen unser klassisches Angebot durch digitale B2B-Lösungen für den elektronischen Posteingang, digitale Dokumentenlogistik und den dualen Versand von Schriftstücken. Die Post ist damit ideal für Outsourcing-Projekte aufgestellt.“

Die Österreichische Post AG zählt bereits aktuell zu den größten heimischen Dokumentenmanagern, so wurden etwa im Jahr 2014 rund 5,6 Milliarden Sendungen zugestellt. „Schon in der analogen Welt haben wir mehr als das Einsammeln, Sortieren und Zustellen von Briefsendungen und Paketen geboten. Über 200 Kunden vertrauen auf unser Service im Poststellenmanagement, rund 2.000 Kunden nützen Tag für Tag unsere Lösung ‚Zuführung/Abholung‘. Großkunden wie UNIQA, DB Schenker und Hutchison Drei Austria wickeln über unser Netzwerk an Scanzentren die Digitalisierung des täglichen Posteingangs ab“, weiß Martin Ferger. „Wir gehen nun einen Schritt weiter und geben unseren Geschäftskunden ein System in die Hand, mit dem sie sämtliche kunden- und geschäftsrelevanten Dokumente im permanenten Zugriff haben und steuern können. Unsere Devise lautet: Finden statt suchen, mobil sein statt ortsgebunden arbeiten“, bringt Martin Ferger die Ziele der Post auf den Punkt.

ORTSUNABHÄNGIG ZUGREIFEN
Die Lösungen der Dokumentenlogistik richten sich an Unternehmen, in denen große Mengen an Schriftstücken zwischen Abteilungen oder auch über Unternehmensgrenzen hinweg ausgetauscht werden. Dies betrifft vor allem die Organisation, die Bereiche Finanz, Human Resources und Vertragsmanagement.

Wie bisher können Postkunden das Management ihrer Poststelle an das Team der „Dokumentenlogistik“ der Österreichischen Post AG auslagern. Neues Feature: Auf Wunsch übernimmt die Post auch die Organisation und Steuerung des digitalen Dokumentenaustausches im Unternehmen. Die Verbindung von physischen Schriftstücken mit digitalen Dokumenten läuft dadurch ohne Bruchstellen ab: Informationen werden über ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) verbunden, verarbeitet und archiviert. Als Ergebnis liegen die Geschäftspost und die interne Unternehmenspost in der Unternehmensdokumentation in einheitlicher Form auf.

„Ordnung in der Ablage beginnt bereits beim Posteingang: Hier erhalten Briefe und E-Mails die nötigen Attribute, um rasch bei den richtigen Adressaten im Unternehmen zu landen. Die User haben sämtliche Daten direkt im Zugriff, am Rechner, Laptop, Tablet oder Smartphone – mobil statt ortsgebunden“, ist Martin Ferger überzeugt. „Wir verstehen uns als Komplettanbieter, daher begleiten wir Geschäftskunden beim Aufbau und dem Betrieb von Dokumentenmanagement Systemen oder bei der Erweiterung von Poststellenservices auch beratend. In unserem erweiterten Portfolio für Geschäftskunden ist der Know-how-Transfer durch gezieltes Consulting ein wichtiges Element“, ergänzt der Leiter der Abteilung „Dokumentenlogistik“.

Die Softwarelösungen für das Dokumentenmanagement setzt die Dokumentenlogistik der Österreichischen Post AG je nach Kundenanforderung als Cloud oder als On-Premises-Lösung auf. Das Team der Dokumentenlogistik – es versteht sich als Komplettanbieter – berät auch beim Aufbau und dem Betrieb von Dokumentenmanagementsystemen und der Erweiterung von Poststellenservices. Für die Softwareentwicklung wurden strategische Partnerschaften mit namhaften DMS-Herstellern geschlossen, zum Beispiel mit Fabasoft oder Optimal Systems. (pi)