Steigende Dokumentationspflichten in Organisationen verlangen – auch im Hinblick auf die im Mai 2018 startende EU-Datenschutz-Grundverordnung - nach innovativen Lösungen. Die Österreichische Post stellte daher vor kurzem in Business Breakfasts und einem Webinar ihre erweiterte Software-Lösung "Post Cloud Mailroom Tracking" samt mobiler Zusteller-App zur digitalen Übernahme und Nachvollziehbarkeit von Sendungen vor. [...]
Die Komplettlösung vereinfacht die zentrale Erfassung von Briefsendungen und Paketen, protokolliert lückenlos den Postlauf sowie den Auslieferungsstatus und stellt die Prozesskette innerhalb des Unternehmens auf Knopfdruck transparent dar.
Trotz zunehmender Digitalisierung erhalten Unternehmen und Organisationen wie etwa Banken, Behörden und Versicherungen nach wie vor große Mengen an Dokumenten per Post. „Größere Unternehmen, die eine eigene Poststelle betreiben oder die Eingangspost an mehrere dezentrale Standorte verteilen müssen, werden dabei durch steigende Dokumentationspflichten und verschärfte Datenschutz-Richtlinien vor wachsende Herausforderungen gestellt“, sagt Martin Ferger, Leiter des Fachbereichs Dokumentenlogistik im Post-Geschäftsfeld Mail Solutions. „Vor allem im Hinblick auf die im Mai 2018 in Kraft tretende EU-Datenschutz-Grundverordnung ergeben sich komplexe Fragestellungen, wie eingeschriebene Sendungen, RSa/RSb-Briefe, Pakete sowie Warensendungen innerhalb der eigenen Organisation erfasst und zugestellt oder geöffnet, digital weiterverarbeitet und archiviert werden müssen“, erklärt Astrid Schuhmann, Rechtsexpertin der Post.
„Besonders bei Sendungen mit Wert und jenen mit erhöhten Dokumentationspflichten, wie beispielsweise bei Einschreiben, sind die Nachvollziehbarkeit sowie der aktuelle Bearbeitungsstatus von höchster Relevanz.“ Um diese Geschäftsprozesse zu vereinfachen und eine Zeit- und Kostenersparnis zu ermöglichen, unterstützt die Post Geschäftskunden mit der innovativen Software-Lösung „Post Cloud Mailroom Tracking“ zur digitalen Dokumentation und effizienten Zustellkontrolle eingehender und ausgehender Sendungen.
„Mailroom Tracking“: So funktionieren Erfassung, Zustellung und Archivierung
Durch die Anwendung „Mailroom Tracking“ lässt sich transparent nachvollziehen, wann eine Sendung eintraf, weitergeleitet wurde und welcher Mitarbeiter sie übernommen hat. Jede einlangende Sendung kann mittels Handy-App oder stationärem Scanner über die Barcode-Nummer registriert werden. Die Sendungsnummer wird elektronisch und damit fehlerfrei übernommen. Die weiteren Zustellschritte werden revisionssicher in elektronischen Protokollen dokumentiert und sind in Echtzeit nachverfolgbar bzw. dauerhaft unter dem jeweiligen Sendungs-Barcode archiviert. „Die Komplettlösung vereinfacht die zentrale Erfassung von Sendungen, protokolliert lückenlos den Postlauf und den Auslieferungsstatus und stellt die Prozesskette innerhalb des Unternehmens auf Knopfdruck transparent dar. Zudem ermöglicht sie die papierlose, digitale Archivierung der Poststücke inklusive umfangreicher Suchfunktionen“, fasst Ferger die Vorteile zusammen. Via PC, Tablet und Smartphone ist ein flexibler und ortsungebundener Zugriff auf digitalisierte Dokumente möglich. Ein Berechtigungssystem regelt die Zugriffsmöglichkeiten auf die einzelnen Postkörbe und die darin enthaltenen Dokumente.
Verifizierung über Unterschrift in Smartphone-App oder NFC-Tag
Die neue Lösung wurde gemeinsam mit ersten Test-Anwendern laufend verbessert und zur Marktreife gebracht. Auch in der neuen Post-Zentrale am Wiener Rochusmarkt kommt „Mailroom Tracking“ zum Einsatz, um Sendungen für rund 1.100 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu dokumentieren. Seit kurzem ist für Zusteller auch die weiterentwickelte, mobile „Mailroom Tracking“-App als „Software to go“ verfügbar. Die Übernahme von Sendungen kann dadurch vom Empfänger einfach und bequem mittels Unterschrift am Smartphone-Display verifiziert werden. Alternativ ist auch eine Verifizierung durch die Nahfunktechnologie NFC (Near Field Communication) möglich, die bei der Post beispielsweise in die Zutrittskarten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter integriert ist.
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