Outlook Add-Ins: 8 Booster für die Teamarbeit

Diese Outlook Add-Ins beschleunigen die Zusammenarbeit mit den Kollegen und sorgen für mehr Effizienz. [...]

Die Vielzahl der Plattformen und Tools für Collaboration-Zwecke kann überfordern. Wie viel Zeit verbringen Sie damit, zwischen Apps wie Trello, Dropbox, Slack und anderen hin und her zu springen? Wenn Sie Microsoft Outlook nutzen, können Sie Ihren Zeitaufwand deutlich reduzieren – dazu brauchen Sie nur auf folgende Add-Ins zurückgreifen, die sich direkt in Outlook einbinden lassen. So können Sie mit andere zusammenarbeiten, ohne dafür den Posteingang zu verlassen.

Anmerkung: Die Screenshots in diesem Artikel entstammen der Online-Version von Outlook (OWA). Die gezeigten Add-Ins funktionieren aber ebenso mit den Desktop Apps von Outlook für Windows und Mac.

Boomerang

Boomerang fügt Outlook mehrere Funktionen hinzu. So können Sie beispielsweise Ihren Posteingang für einen definierten Zeitraum filtern, so dass nur E-Mails, die unter bestimmten Kriterien gesendet wurden, zugestellt werden. Außerdem können Sie Benachrichtigungen über Mail-Öffnungen erhalten und den Versand Ihrer E-Mails zeitversetzt planen.

In Sachen Collaboration kann Boomerang Sie dabei unterstützen, Besprechungen mit den Kollegen zu planen – ohne das übliche Hin und Her, weil kein Termin für alle passt. Mit dem Add-In markieren Sie die Zeiten, zu denen Sie verfügbar sind, in einem Kalender, der in eine E-Mail eingebettet ist. Jeder Teilnehmer wählt dort einen Zeitpunkt an dem er verfügbar ist – anschließend sendet der Boomerang-Server automatisch eine Einladung an alle Teilnehmer.

Funktioniert mit: Outlook 2013 oder höher (Windows), Outlook für Microsoft 365 (Windows und Mac), OWA;

Preise: Basic (kostenlos), Personal (5 Dollar pro Monat), Pro (15 Dollar pro Monat), Teams-Tarif für Unternehmen (ca. 15 Dollar pro Nutzer pro Monat);

DocuSign für Outlook

Das DocuSign Add-In macht es einfach, Dokumente zu versenden, die eine digitale Unterschrift benötigen. Während Sie eine E-Mail verfassen, klicken Sie dazu nur auf die Schaltfläche in der unteren Symbolleiste, um die DocuSign-Seitenleiste zu öffnen. Diese führt Sie durch die nächsten Schritte und startet dann eine Web-App über die Outlook-Hauptseite. Hier erhalten Sie eine Vorschau des Dokuments und können darüber hinaus markieren, wo der Empfänger digital unterschreiben soll.

Funktioniert mit: Outlook 2013 oder höher (Windows), Outlook für Microsoft 365 (Windows und Mac), OWA;

Preise: 30 Tage kostenlos testen, Unternehmenspläne ab 10 Dollar pro User monatlich;

Dropbox für Outlook

Wenn Sie und Ihre Kollegen Dropbox zum Freigeben von Dateien verwenden, dürfte das offizielle Dropbox Add-In für Outlook allen Beteiligten das Leben erleichtern. Anstatt eine Datei anzuhängen, die auf Ihrem PC gespeichert ist, können Sie diese an Ihr Dropbox-Konto „anhängen“ (Link zu Ihrer Dropbox-Datei wird in die E-Mail eingebettet). Wenn der Empfänger der E-Mail über ein eigenes Dropbox-Konto verfügt, kann er sofort auf die gesendete Datei zugreifen. So lassen sich auch extrem große Dateien komfortabel über Microsoft Outlook teilen, ohne sie zuvor hochladen zu müssen, um sie als E-Mail-Anhang zu versenden.

Google Meet Add-In

Wenn Sie Outlook verwenden, ist die Chance groß, dass Sie für Videokonferenzen Microsoft Teams einsetzen. Eine beliebte Alternative dazu ist Google Meet. Das Add-In für Outlook können Sie dazu verwenden, Google-Meet-Termine direkt über Microsofts E-Mail-Programm zu erstellen.

Sobald das Add-In installiert ist, klicken Sie einfach auf das Symbol am oberen Bildschirmrand, ähnlich wie Sie ein Meeting in Outlook erstellen. Die Einladung wird als Link in einer E-Mail gesendet und in Ihrem Outlook-Kalender festgehalten. Die Empfänger können auf den Link klicken, um zum geplanten Termin an der Besprechung teilzunehmen.

Funktioniert mit: Outlook 2016 oder höher (Windows und Mac), Outlook für Microsoft 365 (Windows und Mac), OWA;

Preise: kostenlos, einige Funktionen nur mit einer kostenpflichtigen Google-Workspace-Lizenz verfügbar;

Quick Poll

Microsofts Quick Poll Add-In arbeitet mit der Web-App Microsoft Forms, die Teil von Microsoft 365 ist und bettet Umfragen in Ihre E-Mails ein. Die sind auf ein Multiple-Choice-Format festgelegt, bei dem die Empfänger eine Frage lesen und dann auf eine oder mehrere Antwortmöglichkeiten klicken können. Die Ergebnisse der Abstimmung werden als Balkendiagramm visualisiert.

Das funktioniert denkbar einfach: Wenn Sie eine E-Mail verfassen, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol in der unteren Symbolleiste und wählen im Menü die Option Schnellumfrage, um die Seitenleiste des Add-Ins zu öffnen. Geben Sie dann in der Seitenleiste Frage und Antworten ein, fertig.

Funktioniert mit: Outlook 2016 oder höher (Windows und Mac), Outlook für Microsoft 365 (Windows und Mac), OWA;

Preise: kostenlos, Microsoft-365-Konto erforderlich;

Slack für Outlook

Wenn Sie und Ihr Team über Slack zusammenarbeiten, können Sie mit dem offiziellen Add-In eine E-Mail oder einen E-Mail-Thread aus Outlook an Ihr Slack-Team weiterleiten.

Alles, was Sie dazu tun müssen, ist, die entsprechende Nachricht zu öffnen und auf das Slack-Symbol rechts neben der Kopfzeile zu klicken. In der Seitenleiste können Sie im ersten Feld wählen, ob die E-Mail an einen Slack-Kanal oder einzelne Teammitglieder weitergeleitet werden soll. Wenn die E-Mail Dateianhänge enthält, können Sie diese optional ebenfalls weitergeleiten. In Ihrem Slack-Team wird die E-Mail unter Ihrem Benutzernamen dann als Nachricht an den Kanal oder als direkte Nachricht an das Teammitglied gepostet.

Funktioniert mit: Outlook 2013 oder höher (Windows), Outlook für Microsoft 365 (Windows und Mac), OWA, Outlook Mobile App (Android und iOS);

Preise: Microsoft 365/Microsoft 365 Business oder Enterprise sowie Slack-Konto erforderlich; Slack kostenlos oder ab 6,25 Euro pro Monat;

Trello

Trello ist ein Collaboration Tool, das ein Kartensystem verwendet, um den Task-Fortschritt in Projekten zu organisieren und aufzuzeichnen. Mit dem Trello Add-In lassen sich verschiedene Aspekte Ihres Trello Boards über Microsoft Outlook verwalten.

Wenn Sie eine E-Mail öffnen, können Sie deren Inhalt verwenden, um eine Karte zu erstellen. Diese fügenb sie dann Ihrem Trello Board hinzu und „verwandeln“ so eine wichtige Nachricht in ein Projekt oder eine Aufgabe. Sie können auch alle Dateianhänge der E-Mail an die neue Karte weiterleiten. Das Trello Add-In ermöglicht es Ihnen auch, die Fälligkeitsdaten von Karten hinzuzufügen oder zu ändern, die letzten Aktualisierungen anzuzeigen und Kommentare zu hinterlassen, ohne Outlook dafür verlassen zu müssen.

Funktioniert mit: Outlook 2013 oder höher (Windows), Outlook für Microsoft 365 (Windows und Mac), OWA, Outlook Mobile App (Android und iOS);

Preise: kostenlos; für Unternehmen ab 10 Dollar pro Monat;

Zoom für Outlook

Zoom ist eine weitere beliebte Videokonferenzplattform, die in vielen Unternehmen – meist neben Microsoft Teams – eingesetzt wird. Das Zoom Add-In funktioniert ähnlich wie sein Google-Meet-Pendant: Klicken Sie einfach auf das Zoom-Symbol oben im Meeting-Planungsfenster von Outlook, um es in ein Zoom-Meeting zu verwandeln. Die Teilnehmer erhalten eine E-Mail mit einem Link, auf den sie klicken können, um dem Meeting beizutreten.

Funktioniert mit: Outlook 2016 oder höher (Windows und Mac), Outlook für Microsoft 365 (Windows und Mac), OWA, Outlook Mobile App (Android);

Preise: kostenlos; für Unternehmen ab 140 Euro pro Nutzer pro Jahr;

Dieser Beitrag basiert auf einem Artikel unserer US-Schwesterpublikation Computerworld.

*Howard Wen ist Autor der Computerworld.

**Florian Maier beschäftigt sich mit vielen Themen rund um Technologie und Management. Daneben betätigt er sich auch in sozialen Netzen.