Output Management-Strategien greifen meist zu kurz

Europas größte Anwenderbefragung zur Druckgeräte-Nutzung von Brother und Dokulife zeigt, dass klassische Maßnahmen im Output Management und Managed Print Services dauerhaft meist nicht die erhofften Effekte bringen, da die Maßnahmen zu kurz greifen. [...]

Europas größte Anwenderbefragung zur Druckgeräte-Nutzung zeigt: Klassische Maßnahmen im Output Management und Managed Print Services bringen dauerhaft meist nicht die erhofften Effekte, da die Maßnahmen zu kurz greifen. In der Printerumfrage, durchgeführt von Dokulife mit Unterstützung des Druckerherstellers Brother, werden seit 2008 Anwender, IT-Manager sowie private und berufliche Anwender zur Nutzung von Druckern befragt.
Kostensenkung ist eine wesentliche Herausforderung im Output-Management, vor die viele IT-Abteilungen in Österreich, Deutschland und der Schweiz gestellt werden. Die Liste der Sparmaßnahmen – von der Reduzierung der Geräteanzahl über das Abschaffen von ganzen Geräteklassen bis hin zur Sperrung von Gerätefunktionen für Mitarbeiter – ist je nach Unternehmensgröße lang und vielfältig. Zudem bahnt sich seit einiger Zeit das Prinzip der Managed – Services den Weg durch die Output-Welt, eine Idee, die sich beispielswese im Fuhrpark,  Facility- oder Kantinenmanagement schon lange durchgesetzt hat.
Viele Output Management-Maßnahmen bringen nicht oder nur kurzfristig die erhofften Effekte und auch die umfangreichsten MPS-Dienstleistungsangebote können an ihre Grenzen stoßen. Manche Entwicklungen der letzten Jahre wirken geradezu paradox. So gehört zum Beispiel das Einschränken von Farbdruck seit jeher zu den beliebtesten Druckkosten-Sparmaßnahmen in Unternehmen jedweder Größe – im Schnitt berichten 34% der Befragten, dass ihr Unternehmen diese Drucksparmaßnahme im Unternehmen etabliert hat. Gleichzeitig aber steigt der Anteil von Anwendern, die im Unternehmen auf Tintenstrahl- und Farblasergeräten drucken, während der Anteil an genutzten Schwarzweiß-Geräten  sinkt. 
Dieser Trend gilt im Schnitt für alle Unternehmensgrößen. So ist selbst bei großen Unternehmen der Zuwachs von Farblasern laut befragten Anwendern spürbar. Gaben vor zwei Jahren noch 57% der Befragten in Großunternehmen (mehr als 1.000 Mitarbeiter) an, dass sie hauptsächlich Schwarzweiß-Lasergeräte beruflich nutzen, so sind es 2012 nur noch knapp 50%. Die Zahl der Farblaser-Nutzer stieg hingegen von 26%  auf 35% . Farbgeräte liegen somit trotz Sparzwänge der Unternehmen im Trend.
Ähnlich paradox verhält es sich beim Druckvolumen. Viele Output Management-Maßnahmen zielen darauf ab, durch intelligente Verteilung von digitalen Dokumenten den Papier-Output senken. Aber aus Anwendersicht geht die Rechnung nicht auf: 78% befragten Berufstätigen haben in der Printerumfrage12 angegeben, dass sie gleich viel oder sogar mehr als noch vor zwei Jahren drucken. 
Die Gründe für das steigende Druckvolumen sind zahlreich. Einige – beispielsweise das generelle Anwachsen von Informationsbergen, die dann teilweise zu Papier gebracht werden – wurden bereits in den vergangenen Printerumfragen beleuchtet. Doch das wachsende Druckvolumen ist  auch ein Indiz dafür, dass klassische Output-Management-Maßnahmen zu kurz greifen. Es wird meist auf der Infrastrukturseite gespart, während das Anwenderverhalten und die Arbeitsprozesse unberücksichtigt bleiben. Die Hitliste der beliebtesten Sparmaßnahmen der Printerumfrage  verdeutlicht dies. Während die Gerätekonsolidierung in der Wahrnehmung der Studienteilnehmer ganz oben steht, gehört die Mitarbeiterschulung zum intelligenten Einsatz von Multifunktionsgeräten zu den seltensten Maßnahmen im Zusammenhang mit Sparmaßnahmen im Druckbereich.
Dabei steht außer Frage, dass Gerätekonsolidierung und ähnliche Output Management Maßnahmen die Kosten senken können. Doch im Gegensatz zum dauerhaften Ertrag  durch effizientere Mitarbeiter, bringen infrastrukturelle Maßnahmen meist nur Einmaleffekte, die zudem schnell verpuffen können, weil sie nicht flexibel auf sich verändernde Anforderungen angepasst werden können.
Anders sieht es bei Managed Print Services aus. Diese können die Mitarbeiter entlasten, indem die Druckeradministration an einen Dienstleister abgegeben wird. Dadurch können sich Anwender stärker auf ihre Kernaufgaben konzentrieren und somit die Effizienz steigern. Jedoch stoßen auch Managed Services an ihre Grenzen, wie die Printerumfrage12 zeigt. Während sich der Kantinenbetrieb vollständig und der Fuhrpark bis auf das Tanken in die Hände eines Dienstleister legen lassen, zeigt die Printerumfrage, dass ohne Mithilfe der Büromitarbeiter die Druckinfrastruktur in den meisten Unternehmen stillstehen würden. Denn die „letzte Meile“ des Papier-Output wird unverändert per Hand betrieben: Das Bestellen, Beschaffen und Auswechseln von Verbrauchsmaterialien von Tinte und Toner.
Wenn das Druckgerät Toner oder Tinte leer meldet, ist es selbst bei großen Unternehmen mit bis zu 1.000 Mitarbeitern selbstverständlich, dass die Mitarbeiter selbstständig die Verbrauchsmaterialien beschaffen. Erst bei noch größeren Unternehmen überwiegt die Maßnahme, eine zuständige Person für die Büromaterialien zu benachrichtigen (28%) – trotzdem marschieren selbst dort 27% der Befragten in der Regel selbst los und holen sich die nötigen Verbrauchsmaterialien aus dem Lager. Ins Gerät eingesetzt werden Toner und Tinte selbst in Großunternehmen (mehr als 1.000 Angestellte) überwiegend von den Mitarbeitern (56%). Dienstleister, die diesen Job übernehmen, sind mit 12%  laut Anwendern auch bei Großunternehmen rar gesät. Schon bei großen Mittelständlern (201-1.000 Angestellte) sind Dienstleister für die Verbrauchsmaterialversorgung mit 6% gerade zu exotisch. Bei der Papierversorgung sieht es, wie zu erwarten, noch drastischer aus. Papier wird von Mitarbeitern überwiegend selbst nachgelegt (92%).
Für Oliver Jendro, Senior Consultant Dokulife Consulting & Research, bestätigen die Ergebnisse der Printerumfrage die Erfahrungen aus Projekten. Managed Services entlasten vor allem die IT-Abteilung und das Controlling und bis zu einem gewissen Grad, etwa im Falle einer automatischen Tonerbestellung, auch die Anwender. Deshalb ist die Einführung von MPS in seinen unterschiedlichsten Ausprägungen zwar eine durchaus sinnvolle Maßnahme, um Outputkosten im Allgemeinen zu senken, aber als Einzelmaßnahme greift auch diese zu kurz. Die sinnvollste Output-Strategie ist für Jendro, zuerst die Druckinfrastruktur auf die Arbeitsprozesse und Anforderungen der Anwender zu optimieren, dann die Mitarbeiter entsprechend der technischen Möglichkeiten zu schulen und schließlich die Output-Infrastruktur in ein flexibeles MPS einzubinden.
Neben den existierenden Herausforderungen könnte durch den Smartphone-Boom in den nächsten Jahren noch eine neue auf die Administratoren zukommen – das standortunabhängige, mobile Drucken. Zwar geben nur vier Prozent der Studienteilnehmer an, einen mobilen Drucker zu nutzen und neun Prozent, dass Sie ihre beruflichen Dokumente auch gerne unterwegs drucken würden, aber für das Drucken vom Smartphone interessieren sich elf Prozent der Befragten für eine solche Funktion, vier Prozent drucken bereits mehrmals im Monat vom Handy. Durch die stetige Verbesserung der Business-Funktionen und die starke Verbreitung der Smartphones werden sich IT-Manager auf kurz oder lang intensiver mit dem Thema Mobiles Drucken auseinandersetzen – auch wenn das den Gedanken des papierlosen Büros wiederum ad absurdum führt. 
Die Printerumfrage12 basiert auf den Angaben von über 8.600 Nutzern, IT-Managern und Einkäufern von Druckgeräten. Die Onlineumfrage wurde von November 2011 bis Januar 2012 in Österreich, Deutschland und der Schweiz durchgeführt.