Ihr IT-Projekt geht den Bach hinunter? Auch wenn jedes Projekt einzigartig ist, gibt es einige allgemeingültige Regeln, wieder in die Spur zu kommen. Wir geben 3 wertvolle Tipps. [...]
Manchmal geht es schnell. Das IT–Projekt wurde gerade erst gestartet und ist schon dazu verdammt zu scheitern. Auch wenn es sich nicht lohnt alle versagenden Projekte zu retten, können Projektmanager, die die Frühwarnzeichen für einen drohenden Projektausfall beobachten, ein Problemprojekt retten, indem sie ihre Ausbildung und Erfahrung nutzen und folgende 3 Tipps beachten:
Tipp 1: Probleme erkennen
Achten Sie auf Hinweise, dass es Probleme mit ihrem IT–Projekt gibt.
Hier sind einige wichtige Anzeichen, dass ihr Projekt den Bach hinuntergeht:
Kommunikationslücken
Wenn die richtigen Informationen nicht zur richtigen Zeit in den richtigen Händen landen, können größere, noch nicht identifizierte Probleme, eine Rolle spielen. Bleiben Sie stets in Kontakt mit Teamleitern, wichtigen Teammitgliedern und Interessensgruppen. So erfahren Sie von aufkommenden Problemen, bevor sie außer Kontrolle geraten und ihr Projekt gefährden.
Konflikte
Konflikte tauchen häufig auf, wenn Kommunikationslücken und dadurch verpasste Fristen entstehen. Projektmanager müssen besonders auf kleine Konflikte aufpassen, die schnell eskalieren können. Das rechtzeitige Erkennen und Lösen von Konflikten kann dazu beitragen, die Anzahl und Schwere von Problemen zu reduzieren.
Reduziertes Projekt-Buy-In
Wenn Teammitglieder und Interessensvertreter das Interesse oder das Vertrauen in ein Projekt verlieren, sinkt die emotionale Verbundenheit mit dem Projekt (Buy-In). Typischerweise bedeutet dies, dass im Projektmanagement Kommunikationslücken und/oder wachsende Konflikte, die zu Entmutigung geführt haben, nicht erkannt wurden. In diesem Stadium ist es noch nicht zu spät, um ein Projekt wieder auf den richtigen Weg zu bringen. Indem Sie Interessensgruppen und Teammitglieder aktiv zum Dialog über die zugrundeliegenden Probleme bitten, können Sie durch einen verbesserten Buy-In die Wende herbeiführen. Stellen Sie sicher, dass Sie die Ursache des Problems so schnell wie möglich finden.
Verpasste Termine
Wenn Fristen versäumt werden, ist das Risiko eines scheitenden IT–Projekts bereits ernst. Das Projekt wieder auf den Weg zu bringen, sollte priorisiert werden, bevor analysiert wird, was falsch gelaufen ist.
Tipp 2: Prioritäten setzen
Nachdem Sie nun einige der wichtigsten Merkmale eines scheitenden Projekts kennengelernt haben, ist es wichtig zu erkennen welche Probleme zuerst angesprochen werden sollten und warum.
Überprüfen Sie die Ausmaße und Ziele des Projekts
Verfolgen Sie die Projektaktivitäten zurück, um sicherzustellen, dass die Aktivitäten in Bezug auf die Projektziele sinnvoll sind. Manchmal können Aufgaben versehentlich hinzugefügt werden, die weder nützlich noch relevant sind.
Identifizieren Sie die Auswirkungen von Problemen auf die Projektergebnisse
Verfolgen Sie Aktivitäten, wie im vorherigen Schritt beschrieben, um Probleme, die behoben werden müssen, zu identifizieren und herauszufinden in welcher Reihenfolge sie bearbeitet werden müssen. Haben Sie keine Angst, Aufgaben oder Probleme zu streichen, die sich negativ auf das IT–Projekt auswirken.
Tipp 3: Probleme sofort und vollständig beheben
Wie Sie Probleme beheben, ist für das Wiederherstellen eines fehlerhaften IT–Projekts von entscheidender Bedeutung. Hier gilt es, schnell und umfassend zu handeln. Alles andere wird nicht ausreichen, um das Risiko eines Fehlschlags zu beseitigen.
Weisen Sie Ressourcen zu, um vorrangige Probleme zu beheben
Nachdem Probleme und ihre Auswirkungen erkannt wurden, können Ressourcen zugewiesen werden, um vorrangige Probleme rasch zu beseitigen. Machen Sie rasche aber methodische Änderungen, um die Projektaktivitäten neu auszurichten. Kommunizieren Sie diese Änderungen an alle relevanten Interessensgruppen, um sicherzustellen, dass sich alle auf dem gleichen Stand des Projekts befinden.
Prioritäten neu setzen
Nachdem Probleme erkannt wurden, ist es wichtig, die Prioritäten des Projekts neu zu setzen. So stellen Sie sicher, dass alle Probleme vollständig gelöst wurden. Dieser Schritt sollte wiederholt werden, um zusätzliche (unnötige) Arbeit, verschwendete Zeit und Ressourcen zu vermeiden.
Fortschritt genau überwachen
Sobald Sie das Gefühl haben, dass das Projekt wieder in Gang ist, sollten Sie die Projektaktivitäten genau überwachen und kontrollieren, um sicherzustellen, dass weitere Bereiche nicht durch die Korrekturmaßnahmen oder andere unabhängige Faktoren beeinträchtigt werden.
Aufgaben, Stakeholdermotivation und Teambeteiligung können schnell mit den Projektzielen in Konflikt geraten, wodurch das Projekt dem Risiko des Scheiterns ausgesetzt ist. Es ist wichtig, Anzeichen für Probleme zu erkennen, sich rechtzeitig mit Problemen zu befassen und den Umfang, die Prioritäten und Ziele des IT–Projekts neu zu bewerten, um ein Projekt wieder auf Kurs zu bringen und auf Kurs zu halten.
Ebenso wichtig ist es zu erkennen, wann ein beendet werden muss. Der Versuch, ein gescheitertes Projekt zu retten, das den Bedürfnissen des Unternehmens nicht gerecht wird, ist nicht sinnvoll.
Hinweis: Wann Sie ihr Projekt killen sollten
*Moira Alexander writes for CIO.com
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