Ratgeber für optimale Intranet-Nutzung

Die Mehrheit der Beschäftigten greift regelmäßig auf das Intranet zu, verbringt dort aber nur wenig Zeit. Inhalte müssen daher prägnant, aktuell und gut auffindbar sein. ITWelt.at hat sich den SWOOP Analytics SharePoint Intranet Benchmarking Report 2025 angesehen. [...]

Der aktuelle Benchmarking-Bericht von SWOOP Analytics bietet eine datenbasierte Analyse zur Nutzung von SharePoint-Intranets in 28 Organisationen weltweit. Die Erkenntnisse beruhen nicht auf Umfragen, sondern auf realen Nutzerdaten von fast 238.000 Mitarbeitenden. Der Fokus liegt auf Fragen wie: Wer nutzt das Intranet? Wann und wie oft? Welche Inhalte werden konsumiert? Und wie lässt sich ein Intranet optimieren, um für den künftigen Einsatz von generativer KI vorbereitet zu sein?

Mehr Zugriffe – aber kürzere Verweildauer

Die Nutzung von Intranets steigt. 93 Prozent der Mitarbeitenden greifen innerhalb eines Dreimonatszeitraums auf das Intranet zu – ein Anstieg gegenüber 86 Prozent im Vorjahr. Gleichzeitig beträgt die durchschnittliche Verweildauer pro Tag nur noch knapp sechs Minuten. Dieser Wert liegt zwar deutlich unter den 16 Minuten des Vorjahres, doch laut SWOOP Analytics ist dies auf eine genauere Messmethode zurückzuführen. Kurze Besuche erfordern daher kurze, präzise Inhalte, die direkt zum Punkt kommen.

Wer liest was – und wie?

Die Studie zeigt, dass Content-Seiten – also statische Informationsseiten wie Richtlinien oder Anwendungslinks – deutlich häufiger besucht werden als News-Seiten. 91 Prozent der Nutzer rufen Content-Seiten auf, aber nur 62 Prozent besuchen auch News-Seiten. Von den veröffentlichten News-Artikeln werden durchschnittlich vier pro Woche gelesen, wobei lediglich ein Drittel dieser Artikel vollständig konsumiert wird. Der Rest wird nur überflogen oder gar nicht gelesen.

Effektivität von Nachrichtenartikeln: Kürze ist Trumpf

Laut der Analyse liegt die optimale Länge von News-Artikeln unter 200 Wörtern. Auch Artikel bis zu 400 Wörtern erreichen noch gute Werte. Bei längeren Texten sinkt die Wahrscheinlichkeit eines vollständigen Lesens drastisch – selbst bei Artikeln mit über 1000 Wörtern bleibt die durchschnittliche Lesezeit nahezu unverändert.

„Old News“ und langlebiger Content

News verlieren schnell an Relevanz: Schon zwei Tage nach Veröffentlichung sinken die Zugriffszahlen deutlich. Dennoch erfolgen 60 Prozent der Seitenzugriffe erst nach mehr als zehn Tagen. Das spricht für einen Bedarf an besser zugänglichen News-Archiven.

Demgegenüber behalten Content-Seiten ihre Relevanz über Monate hinweg. Innerhalb von zehn Tagen erreichen sie rund 8.000 Zugriffe, nach 80 Tagen steigt diese Zahl auf über 21.000. Diese „Evergreen“-Eigenschaft macht ihre regelmäßige Aktualisierung besonders wichtig – auch im Hinblick auf KI.

Tageszeit und Wochentrends: Wann wird gelesen?

Die meistbesuchten Zeiten sind werktags zwischen 8 und 15 Uhr, mit Spitzen um 9 und 14 Uhr. Besonders montags und dienstags ist das Interesse hoch, freitags hingegen am niedrigsten. Samstags und sonntags ist das Intranet kaum besucht. Diese Erkenntnisse helfen Redakteuren, Publikationszeitpunkte gezielt zu planen.

Redaktionelle Qualität und Governance

Mit steigendem Publikationsvolumen steigen auch die Anforderungen an Governance und inhaltliche Qualität. Der Bericht zeigt: Wer als Intranet-Redakteur erfolgreich sein will, muss nicht nur zielgruppenspezifisch schreiben, sondern auch Daten auswerten. Tools wie SWOOP Analytics bieten detaillierte Einblicke in Lesergruppen („Personas“), Leseverhalten und Inhaltsqualität.

Eine besondere Herausforderung stellt die Überproduktion von News dar: Würde eine Person versuchen, alle veröffentlichten Artikel einer Woche vollständig zu lesen, wären dafür über 23 Stunden nötig – mehr als die Hälfte einer Arbeitswoche. SWOOP empfiehlt deshalb eine striktere Zielgruppenansprache sowie eine Priorisierung und Kürzung der Inhalte.

Mensch im Fokus: Erfolgsfaktor „People Stories“

Die Fallstudien im Bericht zeigen, dass persönliche Geschichten deutlich höhere Engagement-Werte erzielen. Ein Beispiel ist AustralianSuper: Ein Artikel über den mental health first aider Jeff Warner erzielte Höchstwerte bei Kommentaren, Likes und Seitenaufrufen – im Vergleich zu einem sachlich gehaltenen Beitrag zum gleichen Thema. Auch bei der neuseeländischen Finanzinstitution im Bericht gilt: Artikel mit „Was-hab-ich-davon“-Ansatz, Mitarbeitendenporträts oder handlungsrelevanten Infos führen die Zugriffsrankings an.

Erfolgsmodell Personalisierung: Beispiel Boehringer Ingelheim

Besonders eindrucksvoll ist das Beispiel von Boehringer Ingelheim. Das Unternehmen betreibt das größte Intranet der Benchmark-Studie mit über 30.000 Seiten – und erzielt gleichzeitig überdurchschnittliche Engagement-Werte. Das Erfolgsrezept: personalisierte Startseiten, zielgruppenspezifischer Content und individualisierte Tools, Aufgabenübersichten und Nachrichtenfeeds. Über Microsofts Active Directory wird die Personalisierung automatisiert nach Standort, Abteilung und Rolle gesteuert.

Gesundheit des Intranets: Health Score und Optimierung

SWOOP bewertet jede Seite mit einem sogenannten „Health Score“, der sich aus drei Dimensionen zusammensetzt: Qualität (z. B. Aktualität, Rechtschreibung, fehlerfreie Links), Nutzererlebnis (z. B. Lesbarkeit, Überschriftenstruktur) und Engagement (Verhältnis von Besuchszeit zur geschätzten Lesezeit). Diese Metriken helfen, veraltete oder schlecht strukturierte Inhalte zu identifizieren und gezielt zu überarbeiten.

Ein Beispiel für nützliche Verbesserungsmaßnahmen: Seiten, die ausschließlich aus standardisierten Web-Komponenten bestehen, werden nicht analysiert – hier lohnt sich die Ergänzung mit individuellem Textinhalt. Auch die Optimierung für Mobilgeräte gewinnt an Bedeutung: Während 91,6 Prozent der Nutzer über den Desktop zugreifen, steigt der mobile Zugriff von 1,45 auf 8,3 Prozent – ein starkes Indiz für die wachsende Bedeutung mobiler Nutzung, insbesondere bei schwer erreichbaren Zielgruppen wie dem Außendienst.

KI als nächste Herausforderung: Readiness Index

Ein Schwerpunkt der Studie ist die Frage, wie gut Intranets auf den Einsatz generativer KI vorbereitet sind. Der von SWOOP entwickelte AI Readiness Index bewertet Inhalte hinsichtlich Qualität, Nutzererlebnis und Suchfunktionalität. Der Durchschnittswert liegt bei 51,1 von 100 Punkten – mit einer Spanne von 41,4 bis 64,8. Das zeigt: Viele Intranets haben noch Nachholbedarf, um Inhalte KI-tauglich aufzubereiten, etwa für Chatbots oder semantische Suchfunktionen.

Empfehlungen: Weniger ist mehr – und besser ist gezielter

Der Bericht schließt mit einem praxisorientierten Maßnahmenkatalog:

• Kurze, prägnante Newsartikel mit klaren Überschriften und Bullet Points.
• Inhalte nach Zielgruppen filtern und über passende Kanäle (z. B. Newsletter mit Teasern) verbreiten.
• Content- und Newsseiten regelmäßig aktualisieren oder entfernen.
• Mobile Optimierung vorantreiben.
• Inhalte strukturiert aufbauen, um zukünftige KI-Anwendungen mit verlässlichen Daten zu versorgen.

Das Fazit der ITWelt-Redaktion

Die SWOOP-Analyse zeigt, dass erfolgreiche Intranets heute mehr sind als digitale Schwarze Bretter. Sie müssen präzise, personalisiert und gut kuratiert sein – insbesondere im Hinblick auf die zunehmende Integration von KI. Inhalte, die echte Relevanz für die Mitarbeitenden haben, erzielen deutlich höhere Engagement-Werte. Gleichzeitig wird deutlich: Die bloße Masse an News genügt nicht – entscheidend ist der Mehrwert für den Einzelnen. Wer sein Intranet als strategisches Kommunikations- und Arbeitsmittel versteht, sollte Governance, Personalisierung und Qualitätssicherung in den Mittelpunkt stellen. Der Report kann hier heruntergeladen werden.