Ob großes oder kleines Unternehmen, eine ordentliche Buchhaltung gehört zu den zentralen Grundlagen des Wirtschaftens. [...]
Dabei handelt es sich bei der eigentlichen Buchhaltung keinesfalls um eine Erfindung der letzten Jahrzehnte. Bereits rund 10.000 Jahre v. Christus kamen sogenannte Zahlensteine zum Einsatz und zwischen 300 und 400 v. Christus diente die Buchhaltung sogar als Basis für die Steuerschätzung.
Heute ist der gesamte Vorgang allerdings deutlich komplexer und umfasst viele Teilbereiche, etwa das Rechnungswesen, die Finanzbuchhaltung oder die Kostenrechnung. Gleichzeitig sorgt der zunehmende Einsatz leistungsstarker Buchhaltungssoftware für eine effektive Abwicklung der einzelnen Schritte.
Die konstant steigende Nachfrage beschert den Entwicklern gute Umsätze, bereits im Jahr 2020 konnten mit entsprechender Software über zwölf Milliarden US-Dollar umgesetzt werden. Die Tendenz in diesem Segment ist deutlich steigend, in den kommenden Jahren werden weiterhin steigende Umsätze prognostiziert.
Kleine, mittelständische und große Unternehmen sind einem Prozess der Digitalisierung unterworfen. Der Begriff „Digitalisierung 4.0“ fällt häufig und beschreibt einen Weg zur digitalen Abwicklung der gesamten Buchhaltung.
Buchhaltung in Österreich heute
Bereits heute setzen nahezu alle Unternehmen in Österreich auf technische Hilfsmittel, um die Buchhaltung effektiver zu gestalten. Dies ermöglicht eine möglichst effiziente Nutzung der vorhandenen Ressourcen, spart Zeit und Geld und sorgt gleichzeitig für die Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben.
Allerdings nutzen auch im Jahr 2023 noch viele Unternehmen häufig eine Kombination aus digitaler Buchführung und klassischer „Zettelwirtschaft“. Viele Rechnungen und Belege werden klassisch auf Papier ausgedruckt und archiviert.
Dies sorgt für eine doppelte Belastung im Unternehmen und ist zudem für zusätzliche Kosten verantwortlich. Dennoch gibt es rund um die Digitalisierung und die Nutzung moderner Software auch im Bereich der Buchhaltung positive Entwicklungen. Heute setzen immer mehr Unternehmen aus allen Branchen auf innovative und zeitsparende Lösungen, um die Buchhaltung effektiv zu bewältigen.
Gerade durch die Coronapandemie erhielt die Digitalisierung einen immensen Schub nach vorn. In einer aktuellen Studie aus dem Jahr 2022 wurde der Fortschritt der Möglichkeiten im Bereich der Digitalisierung in der Buchhaltung genau untersucht. Das Ergebnis: Bereits heute lassen sich 82 Prozent bzw. neun von elf Kerntätigkeiten rein digital durchführen. Das Potenzial ist also vorhanden und wird bereits heute in vielen Branchen und Unternehmen aller Größenordnungen genutzt.
Rechnungswesen 4.0: Was ist gemeint?
Im direkten Zusammenhang mit der Digitalisierung der Buchhaltung fällt häufig der Begriff „Rechnungswesen 4.0“. Nach der zunehmenden Digitalisierung in der Industrie (Stichwort Industrie 4.0) geht es nun um die zunehmende Nutzung moderner Technik im Rahmen der Buchhaltung.
Das Ziel ist auch hier eine möglichst spürbare Effizienzsteigerung bei einer gleichzeitigen Verbesserung der Arbeitsqualität. Für den Erfolg ist allerdings eine gründliche Umsetzung der einzelnen Schritte notwendig, etwa durch eine professionelle Beratung und Begleitung. Auch der Aufbau einer leistungsstarken IT-Abteilung ist für das Rechnungswesen 4.0 von Bedeutung.
Zu den detaillierteren Zielen im Rechnungswesen 4.0 gehören etwa eine übersichtliche und aktuelle Buchführung in Unternehmen oder das Reduzieren manueller Tätigkeiten in der Buchhaltung. Rechnungswesen und somit auch die Wandlung zum Rechnungswesen 4.0 richtet sich ausschließlich an Unternehmen, die zur Buchführung verpflichtet sind.
Vorteile der zunehmenden Digitalisierung
Die zunehmende Digitalisierung sorgt für effizientere Prozesse und eine langfristige Kostenreduktion in Unternehmen. Diese Vorteile, die allgemein für die Umsetzung digitaler Maßnahmen gelten, lassen sich selbstverständlich auch direkt auf das Rechnungswesen 4.0 umsetzen. Mit einer vollständig digitalisierten Buchhaltung sparen Unternehmen bares Geld, da personelle Ressourcen effektiver genutzt werden können.
Gerade bei näherer Betrachtung dürfen sich Unternehmen allerdings auf viele weitere Vorteile verlassen. Hierzu gehört etwa ein hohes Sicherheitsniveau. Die Buchhaltung geht in der Regel mit sensiblen, persönlichen Daten vieler Beteiligter einher. Durch die rein digitale Archivierung bleiben alle Belege immer im Besitz und unter voller Kontrolle des Unternehmens und die Archivierung erfolgt unter Berücksichtigung wichtiger Sicherheitsstandards.
Dank moderner Software, etwa mit einer OCR-Kennung, ist eine automatische Verbuchung digitalisierter Belege problemlos möglich. Auch dies sorgt für eine zusätzliche Entlastung der Mitarbeiter in der Buchhaltung. Digitalisierte Belege lassen sich dann im weiteren Verlauf direkt in den Zahlungsverkehr übernehmen.
Software für die Digitalisierung der Buchhaltung
Für die zunehmende Digitalisierung und den Weg zum Rechnungswesen 4.0 spielt die genutzte Software selbstverständlich eine zentrale Rolle. Lösungen zur digitalen Buchhaltung sind seit vielen Jahren bekannt. Zu den bekanntesten Namen dürfte DATEV gehören.
DATEV wird auch gerne von Steuerberatern eingesetzt, welche auf ein digitales Rechnungswesen setzen. In den vergangenen Jahren konnten allerdings auch vermehrt Konkurrenzprodukte die Kunden überzeugen. Mit LexOffice, sevDesk oder WISO Mein Büro stehen zahlreiche große und bekannte Produkte auf dem Markt zur Verfügung. Diese übernehmen vermehrt Funktionen, die für die Digitalisierung und das Rechnungswesen 4.0 von großer Bedeutung sind.
So bieten die gängigen Software-Lösungen für die digitale Buchhaltung mittlerweile häufig eine sogenannte OCR-Funktion, welche die digitale Archivierung aller Rechnungen, Belege und Schriftstücke unterstützt.
Zudem erleichtern die Programme den Umstieg deutlich, etwa durch rein cloudbasierte Software oder eine übersichtliche, einsteigerfreundliche Bedienung. So gelingt der Weg zum Rechnungswesen 4.0 auch ohne umfassende Erfahrung problemlos.
(Foto: @envatoelements, By seventyfourimages)
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