Die digitale Raum- und Arbeitsplatzverwaltung Roomz hilft bei der Realisierung von Schutzkonzepten in Bezug auf Social Distancing, Gebäudeauslastung, Reinigung und Nachvollziehbarkeit möglicher Kontaktpersonen. [...]
Roomz bietet mit seiner umfassenden Verwaltungslösung ein smartes System für intelligentes Raummanagement, das nicht nur die Arbeitsplatzorganisation erleichtert, sondern auch dabei hilft, Corona-Präventionsmaßnahmen in Unternehmen umzusetzen. Die Einhaltung der Abstandsregeln sorgt naturgemäß dafür, dass in Gebäuden weniger Arbeitsplätze zur Verfügung stehen als vor der Pandemie. Daher ist eine intelligente Verwaltung der Kapazitäten besonders wichtig – aus organisatorischer Sicht, aber vor allem zum Schutz der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vor Ort. Das Management von Arbeitsbereichen wird zunehmend zur Schlüsselkompetenz. Dabei gilt es, Arbeitsformen wie Desk-Sharing, Homeoffice, Remote Work, Co-Working-Spaces oder projektbezogene Teams zu berücksichtigen.
Roomz wurde bekannt durch seine userfreundliche Lösung für Raum- und Arbeitsplatzmanagement mit kabellosen Design-Displays. Jetzt bietet der Hersteller seine intelligente Verwaltungsplattform auch hardwareunabhängig an. Über das Webportal myROOMZ buchen Mitarbeiter Arbeitsplätze oder Räume einfach von Zuhause oder unterwegs. Dabei definiert das Unternehmen selbst, welcher Belegungsgrad pro Stockwerk zulässig ist. Bedarfsgerecht und flexibel finden die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen mit der Smart-Desk-Buchung einen freien Schreibtisch, den sie zur gewählten Zeit unter Einhaltung der Abstandsregeln aufsuchen können. Über individuell definierbare Buchungsregeln lässt sich dieses Verfahren automatisieren, sodass beispielsweise bei Reservierung eines Arbeitsplatzes gleichzeitig auch die zu nahe liegenden Schreibtische gegenüber und nebenan blockiert werden. Oder, dass bei Erreichung der festgelegten Maximalkapazität in einem Stockwerk, keine weiteren Buchungen an diesem Tag mehr möglich sind. Als Infoscreens lassen sich optional sogenannte Flyboards – also Belegungspläne – beispielsweise am Eingang eines Desk-Share-Bereiches über Roomz-unabhängige Smart-TVs anzeigen. Hardwareunabhängig können Belegungs- und Reservierungspläne außerdem über den webbasierten Zugang eingesehen werden. Ein sicheres Einloggen wird als Single Sign-on gewährt, sodass die Mitarbeiter sich automatisiert mit ihren Microsoft- oder Google-Zugängen einloggen können. So besteht zwar die Möglichkeit, aber kein Zwang, ein neues Roomz-Passwort zu generieren und zu vermerken.
Analysen und Reports optimieren Planung und Reinigung
Im Rahmen der Social-Distancing-Reports stehen zuverlässige Auswertungen zur Verfügung, die es ermöglichen, die Belegung der Arbeitsplätze in Echtzeit zu überprüfen und zu validieren, um sicherzustellen, dass die entsprechenden Schutzmaßnahmen jederzeit eingehalten werden können. Die Echtzeitprüfung wird über optionale Desk-Sensoren von Roomz ermöglicht, die gebuchte aber nicht belegte Plätze nach gewünschter Zeit automatisch wieder freigeben. Auch stehen Analysen ohne Sensoren anhand der Buchungspläne zur Verfügung. Hierüber haben Verantwortliche auch die Möglichkeit, im Fall eines positiv auf Corona getesteten Mitarbeiters alle möglichen Kontaktpersonen mit wenigen Klicks zu ermitteln.
Doch nicht nur für die Mitarbeiter an den Schreibtischen stellt die Roomz-Lösung ein wichtiges Tool im Corona-Schutzkonzept dar. Auch dem Facility Management stehen durch die integrierte Analyse wichtige Informationen zur Verfügung. Übersichtlich können Reinigungsdienste im Roomz Viewer erkennen, welche Schreibtische besetzt waren und entsprechend nicht nur gesäubert, sondern auch gründlich desinfiziert werden müssen.
Einfache Integration für intelligente Arbeitswelten
Die eigens entwickelte Roomz-Managementsoftware lässt sich einfach in eine bestehende IT-Infrastruktur – zum Beispiel über Office 365, IBM Lotus oder Google Calendar – integrieren und intuitiv bedienen. Sie bildet das Herzstück zwischen Buchungssystem, Belegungsplänen und analytischen Reports sowie optionalen Displays und Desk- sowie Raumsensoren. Reservierungen können sowohl für Arbeitsplätze als auch Konferenzräume oder Huddle Rooms über die Buchungssoftware mit wenigen Klicks getätigt und wieder aufgehoben werden. Bei Einsatz der kabellosen Displays, mit einer Batterielaufzeit von zwei Jahren, lassen sich die entsprechenden Räume zusätzlich über die Roomz Displays per Knopfdruck verwalten. Die aktuelle Belegung gebuchter Besprechungsräume prüft auf Wunsch ein Raumsensor mithilfe eines passiven Infrarot-Bewegungsmelders und gibt nicht belegte Sitzungszimmer nach einer vordefinierten Zeit wieder frei. Praktisch gerade auch für nicht buchbare Huddle Rooms zum störungsfreien Telefonieren, um einen Echtzeit-Überblick über freie Räume zu erhalten.
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