Sechs Tipps für den erfolgreichen Start ins Automatisierungsprojekt

Der deutsche RPA-Experte Another Monday verrät, warum der passende Anbieter über Erfolg oder Misserfolg der Robotic Process Automation entscheidet. [...]

Damit die digitale Transformation im Unternehmen ihre volle Schlagkraft entfalten kann, sollte das Thema RPA in den Fokus rücken. Hierbei kommt der RPA-Anbieterauswahl besondere Bedeutung zu. Diese Empfehlung gibt Another Monday allen IT-Leitern und Firmen, die ein Prozessautomatisierungsprojekt ins Auge gefasst haben. Knapp 80 Prozent der Mitarbeiter von deutschen Großunternehmen rechnen laut einer aktuellen Umfrage von YouGov und Another Monday damit, dass digitale Technologien ihre Arbeit in den kommenden fünf Jahren übernehmen werden. Um Unternehmen hierbei Schützenhilfe zu leisten, haben die deutschen Robotic Process Automation (RPA)-Experten jetzt einen Ratgeber zusammengestellt. Die folgenden Thesen zeigen, worauf es in Sachen RPA-Anbieterauswahl ankommt, und warum Unternehmen nicht nur auf lizenzbasierte Tools, sondern auf Full-Service-Lösungen setzen sollten.

1. Firmenziele definieren Marschrichtung und Projekterfolg.

Ausgangspunkt einer reibungslosen RPA-Integration ist die Definition der wichtigsten Unternehmensziele. Während die einen insbesondere die Prozessqualität verbessern wollen, wollen andere einen Produktivitätsschub erreichen. Viele setzen zudem auf erhöhte Zufriedenheit bei Kunden und Mitarbeitern oder wollen primär Kosten senken. Zu Beginn eines RPA-Vorhabens sollte daher festgelegt werden, wohin die Reise geht. Soll RPA zunächst ausprobiert und getestet oder bereits im gesamten Unternehmen und langfristig zum Einsatz kommen? Welcher Anbieter eröffnet eine dauerhafte Zusammenarbeit, eine Skalierung der Lösung?

2. Kenntnis der IT-Landschaft minimiert Fehler und verbessert Überblick.

Damit das RPA-Projekt eine gute Basis erhält, muss ein Unternehmen zudem alle verwendeten Bestandssysteme genau kennen und wissen, in welchem Umfang diese das Rückgrat der IT-Infrastruktur bilden. Wie sieht es beispielsweise mit den ERP-Lösungen aus? Sind sie mit vielen Software-Applikationen verknüpft? RPA ist eine systemunabhängige Technik, die die Abläufe durch Beseitigung von Behelfs- und Ad-hoc-Lösungen verbessern kann, ohne die Backends bestehender Systeme zu verändern. Damit dies fehlerfrei gelingt, ist es jedoch essentiell, die gesamte IT-Landschaft zu kennen.

3. Geschäfts- und IT-Vorgaben bestimmen Anbieterauswahl.

Unternehmensspezifische Anforderungen geben vor, welche Art von RPA-Lösung passend ist. Jeder Anbieter unterscheidet sich hinsichtlich der RPA-Tools, der technischen Features, und besonders in puncto Implementierung und Support, beziehungsweise Beratung. Komplexität, Skalierbarkeit und Umfänge der Geschäftsprozesse bestimmen maßgeblich den Bedarf einer RPA-Lösung. Insbesondere muss festgelegt werden, ob eine Standardlösung oder ein maßgeschneiderter Ansatz benötigt wird. Wer herausfinden möchte, was RPA für das eigene Unternehmen zu leisten vermag, für den kann ein Standard-Tool die richtige Wahl sein. Wer jedoch komplexe Prozesse angehen will, ist auf fundierte Expertise und aktiven Support bei der Umsetzung angewiesen. Hier ist ein Anbieter mit einem leistungsstarken und umfassenden Ansatz sinnvoll, der von A bis Z bei der Erreichung individueller Firmenziele zur Seite steht. Regelbasierte Geschäftsprozesse müssen sich applikationsübergreifend automatisieren, Aufgaben sammeln, verteilen und abarbeiten lassen.

Die ideale Lösung ist beliebig und je nach Unternehmensziel skalierbar, arbeitet selbständig im Hintergrund und wird auch höchsten Sicherheitsanforderungen gerecht – sie wächst mit den Anforderungen des Anwenderunternehmens, und der Anbieter unterstützt bei Bedarf. Ein ganzheitlich agierender Anbieter verbindet Technologie und Herangehensweise je nach Kundenanforderung und hilft, die bestgeeignete Lösung zu finden und gemäß konkreten Anwendungszwecken zu skalieren.

4. Anbieter muss kontinuierlichen Support und regelmäßige Updates bieten.

Um Unterbrechungen automatisierter Prozesse zu vermeiden, kommt es erstens darauf an, dass sich Entscheider der Folgewirkungen bewusst sind, wenn eines der beteiligten Systeme aktualisiert wird. Zweitens unterliegen technologische Entwicklungen einem hohen Änderungstempo. Dass sich RPA problemlos skalieren lässt, spricht für eine Investition in diese Technologie. Um weiter von RPA profitieren und den Nutzen steigern zu können, ist es entscheidend, dass ein Anbieter Änderungen in der Prozesslandschaft schnell auf den Software Roboter anpassen kann und fortlaufende Produktverbesserungen bereitstellt. Der Wartungsaufwand sollte so gering wie möglich sein, damit RPA sich langfristig rechnet. Nach der Implementierung der Lösung ist außerdem umfangreicher Support vonnöten. Auch Benutzerschulungen, User Experience und Problemmanagement gilt es zu beachten.

5. TCO, Wirtschaftlichkeit und Preismodell des Anbieters miteinbeziehen.

Ein weiterer Aspekt, der bei der Anbieterauswahl von Bedeutung ist, sind die Kosten. Bereits im Vorfeld muss die Total Cost of Ownership (TCO), die Definition einer möglichen Rendite sowie eine Wirtschaftlichkeitsrechnung bestimmt werden. Es gilt, die direkten und indirekten Kosten im Zusammenhang mit dem Kauf einer RPA-Lösung zu quantifizieren. Hierbei geht es nicht nur um die Technologiekosten, sondern auch um Gebühren für Beratung, Wartung, Schulungen und mehr. Hinzukommt das Preismodell: Viele Anbieter arbeiten mit einer lizenzbasierten Preisgestaltung, die meistens für standardisierte Lösungen, die als In-House-Tool angeboten wird, am besten geeignet ist. Bei einer hochgradig maßgeschneiderten, lückenlosen Lösung, die von der Beratung über das RPA-Tool bis zur Implementierung reicht, sollte die Berechnung dagegen transaktionsbasiert erfolgen. Unternehmen bezahlen das, was sie an Transaktionsvolumen nutzen und nutzen das, was sie benötigen. Flexible Pay-per-Use-Modelle bieten ein faireres Pricing, da Lizenzmodelle auch bei nur geringerer Nutzung durch beispielsweise niederfrequente Prozesse voll bezahlt werden müssen.

6. Ganzheitliche Sichtweise, Methodik und flexible Technologie notwendig.

Das Design und die Struktur der RPA-Architektur bestimmen, wie und wo sich die Technologie einsetzen lässt, beispielswiese als begleitete Nutzung am Desktop eines Mitarbeiters oder als unbegleiteter Betrieb auf einem Server. Im Idealfall kann der Anbieter eine Architektur bieten, die es beiden Lösungstypen – Standard– oder lückenlose Komplettlösung – ermöglicht, einander zu ergänzen. Essentiell ist zudem die Benutzerfreundlichkeit: Ist die Anwendung zu komplex, beeinträchtigt das die Implementierung der Software-Roboter, die Einarbeitung sowie die Akzeptanz der Mitarbeiter. Außerdem sollte der Anbieter den Aufbau interner Kompetenzen unterstützen und für die Bereitstellung von Features sorgen, die den Editier- und Konfigurationsprozess beschleunigen. Ratsam ist ein Anbieter, der das Designen und Testen neuer RPA-Prozesse ermöglicht. Auch die Fähigkeit zur eigenständigen Skalierung mit Support vonseiten des Anbieters ist unverzichtbar. Der Einsatz neuer Roboter sollte problemlos möglich, die RPA-Lösung einfach skalierbar und zentral zu managen sein. Wiederverwendbare Bausteine und codefreie Lösungen in einer benutzerfreundlichen Umgebung sind empfehlenswert für flexible Anpassungen und Erweiterungen. Zu guter Letzt musst darauf geachtet werden, dass der gewählte Anbieter die Security-Anforderungen des jeweiligen Marktes erfüllt.

Hans Martens, Gründer von Another Monday, fasst zusammen: „Der optimale RPA-Anbieter ist ein Partner, der stets ein offenes Ohr für die individuellen Anforderungen des Anwenderunternehmens hat. Wer das Thema robotergestützte Prozessautomatisierung durchdacht und langfristig angehen möchte, sollte nicht nur reine Toolanbieter, sondern vor allem serviceorientierte Anbieter in die Auswahl aufnehmen. Es geht darum, einen Anbieter zu finden, der die gesamte RPA-Reise ganzheitlich und mit fundierter Methodik unterstützt und den reibungslosen Einstieg in die Technologie ermöglicht.“