SharePoint in Verbindung mit anderen Portalen

Dieser Artikel präsentiert eine mögliche Strategie sowie Analysemethoden, um Szenarien für die Zusammenarbeit von Microsoft SharePoint und Enterprise Portalen zu beleuchten und konkrete Empfehlungen hinsichtlich der Architektur und Strategie auszuarbeiten. [...]

Viele Unternehmen stehen vor der Entscheidung, SharePoint als Kollaborationsplattform einzusetzen. Hierbei spielt die Integration mit anderen Systemen im Produktivbetrieb wie SAP Portale oder andere Enterprise Portale eine bedeutende Rolle, um eine größtmögliche Zusammenarbeit zu ermöglichen.
Dabei soll die zukünftige Integration und Koexistenz der heterogenen Welten in Unternehmen weiterhin gewährleistet bleibt. Der definierte Projektzeitraum gibt die Tiefe des Umfangs vor. Meistens bestehen dieses Projekt sowie diese Aktivitäten aus wenigen Tagen.
Ein Blick auf die Gartner Quadranten zeigt, dass Microsoft mit SharePoint weiterhin Marktführer im Bereich der horizontalen Portale sowie als Kollaborationsplattform ist. Hinter dem Begriff Portal verbergen sich einige wichtige Schlüsselpunkte: Sicherer und zentraler Einstiegspunkt für alle Anwender, einheitliche und intuitive User Experience, rollenbasierter Zugriff auf Geschäftsprozesse und alle relevanten Informationen, Single Sign-On, sowie weitere Punkte. Auch der Umgang mit unstrukturierten Daten hat sich in den letzten 15 Jahren nicht signifikant geändert. Die Menge stieg jedoch exponentiell mit den Entwicklungen, die unter Enterprise 2.0 zusammengefasst werden, an. Auf Basis des Megatrends Enterprise 2.0 hat der Harvard-Professor Andrew McAffee weitreichende Innovationen aufgezeigt. Zu Enterprise 2.0 ist SharePoint durch integrierte Blogs, Wiki, Foren, etc. sehr gut aufgestellt. Zudem müssen Portale durch die zunehmende Verbreitung von „Consumerization“ bereits heute eine Vielzahl von unterschiedlichen Endgeräten bedienen können – wir befinden uns in der Post-PC Ära.
Best-Practice Ansatz
Zur Durchführung einer Portalstrategie kann ein Baukasten aus erprobten und schon eingesetzten Best-Practice Ansätzen verwendet werden. Diese Analyseansätze werden in diesem Artikel detailliert beschrieben. Wichtig ist, dass die Ansätze auf jeden Fall individuell auf die Kunden angepasst werden müssen, um die Bedürfnisse und die Erwartungen der Unternehmen vollständig abzudecken. Sie sollen lediglich eine Hilfestellung sein, um SharePoint zielorientiert in einer heterogenen Landschaft zu integrieren. Das Vorgehen lässt sich in 3 Stufen einteilen: Scoping (Umfang), Analyse und Konzeption. (siehe Abbildung 1).

Scoping
Um die Kundenerwartungen zu treffen, sollte zu Beginn des Projekts, wie es die Best-Praxis-Beratungserfahrung lehrt, ein Kick-off Workshop abgehalten werden. Ziel des Kick-offs sollte es sein, den Rahmen des Projekts genau zu definieren und die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Durchführung zu schaffen. Es geht insbesondere um ein gemeinsames Kennenlernen.
Der Scope sollte zu Beginn klar definiert werden, da das Projekt in einem engen Zeitrahmen durchgeführt wird. Ein großer Fehler hingegen ist es, wenn während des Projektes zunächst „die grüne Wiese“ analysiert wird, da hierdurch das Projekt vermutlich aus den Rudern läuft. Besser ist es, sich auf die bestehenden Prozesse, Systeme sowie High-Level Use-Cases zu konzentrieren – außer der Kunde fordert es und es passt in die Zeitplanung.
Meist wird vom Kunden erwartet, dass man das Projekt selbstständig durchführt, das heißt, die Termine für die Workshops mit den einzelnen Fachbereichen vereinbart, auf die Mitarbeiter zugeht etc. Es ist wichtig, dass beim Kunden ein direkter Ansprechpartner für das Projekt benannt ist, welchen man zu allen Terminen optional einlädt und bei wichtigen E-Mails auf Kopie (CC) nimmt. Somit wird er immer abgeholt und ist auf dem aktuellsten Stand. Wichtig ist ebenso, dass man sich in regelmäßigen Abständen zu einem kurzen Status Meeting trifft.