SharePoint in Verbindung mit anderen Portalen

Dieser Artikel präsentiert eine mögliche Strategie sowie Analysemethoden, um Szenarien für die Zusammenarbeit von Microsoft SharePoint und Enterprise Portalen zu beleuchten und konkrete Empfehlungen hinsichtlich der Architektur und Strategie auszuarbeiten. [...]

Analyse
In der Analyse geht es darum, wichtige und relevante Dokumente, Anforderungen sowie vorhandene Schnittstellen zu sichten, um schnellstmöglich einen kompakten Überblick über Anforderungen, Systemlandschaft, etc. zu erhalten. Je nachdem wie lange das Projekt angesetzt ist, wird man in diesem kurzen Zeitraum nämlich nicht alle wichtigen Informationen erhalten. Auf Basis der Analyse lassen sich Interviews mit Fachbereichen kürzen, wenn diese Informationen detailliert in den Dokumenten aufgezeigt werden. Die Durchführung von Interviews mit Fachbereichen ist einer der wichtigsten Aktivitäten innerhalb der Analyse. Hierbei erhält man einen sehr schnellen und detaillierten Überblick über High-Level Use-Cases, Anforderungen sowie weitere wichtige Informationen mit Blick auf die Zukunft. Diese Interviews sollten gleich zu Beginn terminiert werden.
Woher weiß man, mit welchen Bereichen diese Interviews durchgeführt werden sollten?
Diese Aktivität sollte zu Beginn des Projekts mit dem direkten Ansprechpartner des Unternehmens besprochen werden. Mit ihm zusammen sollte vereinbart werden, welche Bereiche in die Analyse einbezogen werden sollten. Wie schon angedeutet, soll in der Analysephase nicht die grüne Wiese beschrieben werden, sondern der Fokus eng gefasst sein. Die Analyse sollte in einer mittleren Flughöhe durchgeführt werden.
Vorbereitung ist alles – wichtig ist, dass man vorab einen Fragenkatalog erstellt, welcher als Grundlage für die Interviews dient. Dieser sollte auch im Vorfeld an die Teilnehmer verschickt werden, damit diese sich besser auf den Termin vorbereiten können und eventuell vorab schon gewisse Fragen beantworten können. Der Fragenkatalog ist ein wichtiges Instrument. Durch die erfassten Ergebnisse aus dem Fragenkatalog lassen sich die Fokus-Themen, die Ist-Architektur sowie die Herausforderungen in den einzelnen Bereichen ableiten.
Was ist im Fragenkatalog zu beachten, wie kann dieser aussehen?
Der Fragenkatalog kann in Einführung, allgemeine Angaben und die Darstellung von Use-Cases aufgeteilt werden. Dies ist nur ein Beispiel, welches sich beim Einsatz in Unternehmen bewährt hat. Der Fragenkatalog sollte ebenso vorab mit dem Kundenansprechpartner besprochen werden, bevor er an die einzelnen Bereiche versandt wird. Im Bereich Einführung geht es letztlich darum, den Scope nochmals zu beschreiben und einen kurzen Überblick über den Aufbau des Fragenkatalogs wiederzugeben. Die allgemeinen Angaben beziehen sich speziell auf Ansprechpartner, Fachbereich, Hauptaktivitäten, Systeme, die im Einsatz sind, Authentifizierung, Autorisierung, Umgang mit unstrukturierten Inhalten, Ausblick auf die Zukunft und so weiter. Es folgt dann die Aufnahme sowie die Beschreibung der High-Level Use-Cases. Oft genügt eine reine Textdarstellung. Weitere Punkte werden durch die Ergänzung von beteiligten Rollen, Auslöser, technische/fachliche/organisatorische Komplexität, Priorität und noch weitere abgerundet.
Mit dem Kundenterminkalender sollte man ohnehin sorgsam umgehen und diesen nicht überstrapazieren. Aus diesem Grund sollten die Interviews in einem klar definierten zeitlichen Rahmen durchgeführt werden. Mehr als 2 Stunden pro Interview sollte auf keinen Fall angesetzt werden. Als einleitende Worte in den Interviews ist es von Vorteil, wenn der Scope sowie das Ziel des Projektes noch mal genau erklärt wird. Oft werden mit Mitarbeitern aus Fachbereichen Interviews durchgeführt, die nicht im Kick-off waren. Der Kern der Interviews besteht aus den aktuellen Anforderungen sowie dem Aufzeichnen von High-Level Use-Cases – wie sehen die einzelnen Prozesse und Prozessschritte aus? Welche Systeme und Rollen sind dabei beteiligt? Meine Empfehlung ist, dass Sie die einzelnen High-Level Use Cases am besten als Haftnotizen schreiben, um diese darauffolgend an die Wand zu heften. Hierbei erhält man einen schnelleren visuellen Überblick über die Prozesse.
Nachdem nun alle Interviews durchgeführt sowie die einzelnen Fragenkataloge mit Leben gefüllt wurden, folgt die Frage, wie die weiteren Schritte aussehen? Welche Erkenntnisse können aus den Informationen abgeleitet werden?
Fokusthemen als wichtiger Bestandteil der Anforderungsanalyse
Die Fokusthemen konnten aus der Durchführung der Interviews und der Analyse von High-Level Use-Cases eindeutig identifiziert werden. Wichtig ist, dass die Fokusthemen klar dargestellt und beschrieben werden. Als Fokusthema könnten die unterschiedlichen Rollen oder Schnittstellenthemen identifiziert worden sein (siehe Abbildung 2).
Bei vielen Unternehmen mit heterogenen Portalen besitzt jede beschriebene Rolle eine große Bedeutung. Hierbei lässt sich zwischen Internen, Internen mit speziellen Rechten, Externen sowie Internet User unterscheiden; ebenso Schnittstellenthemen, die in unterschiedlichen Systemen verwendet werden können. Diese lassen sich ebenso in einem Portal abbilden. Nehmen wir an, dass ein Unternehmen ein WCMS im Einsatz hat und SharePoint als zukünftiges Kollaborationssystem einsetzen möchte. Hierbei treten klassische Schnittstellenthemen wie Enterprise 2.0, Benutzerverwaltung, Suche, Integration von Drittanwendungen und noch weitere auf.


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