SharePoint bietet zahlreiche „Out-of-the-Box“-Funktionen, die darauf abzielen, die Collaboration im gesamten Unternehmen zu fördern. Aber um das volle Potenzial eines SharePoint-Intranets auszuschöpfen, gibt es mindestens 2 Dinge zu beachten. [...]
Nicht ohne Grund gilt die Funktionsvielfalt als einer der größten Vorteile von SharePoint. Allerdings müssen diese Funktionen schon am Anfang priorisiert und ins Gleichgewicht gebracht werden.
Vereinfacht gesprochen sollte jedes Intranet zwei Hauptgruppen von Funktionen unterstützen – Business-getriebene und soziale. Im ersten Fall sollte es den Mitarbeitern ermöglichen, ihre täglichen Aufgaben effizienter zu erfüllen, abteilungs- und teamspezifische Aktivitäten durchzuführen und als Folge die Performance von Mitarbeitern zu verbessern.
Im zweiten Fall sollte ein SharePoint-Intranet das soziale Leben von Mitarbeitern und unternehmensweite Aktivitäten unterstützen, um die Unternehmenswerte zu fördern. Damit sorgen soziale Funktionen in einem SharePoint-Intranet dafür, dass sich alle Mitarbeiter einer starken Gemeinschaft zugehörig fühlen.
Funktionen für die Zusammenarbeit:
- Projektmanagement
- Dokumentenmanagement
- Workflows
- Projekt- und Teamsites als Collaboration-Tools
- Lernmanagement
- Wissens- und Innovationsmanagement
- Mitarbeiterprofile mit Kontaktdaten und mehr.
Funktionen für das soziale Leben
- Community-Sites
- Blogs
- Chats
- Informelle Newsfeeds
- Mediengalerien
- Benachrichtigungen
- Stack Exchange
- Mitarbeiterprofile mit persönlichen Daten wie Interessen, Hobbys, Freizeitaktivitäten und mehr.
Was kann ein ausgewogenes SharePoint-Intranet bieten?
Wenn es gelingt, die beiden Funktionsgruppen ins vernünftige Gleichgewicht zu bringen, können 4 wichtige Ziele erreicht werden.
Ziel 1. Sowohl die formelle als auch die informelle Collaboration an einem einzigen Hub zu verknüpfen. In SharePoint-Intranets werden häufig nur arbeitsbezogene Inhalte gehostet, während Benutzer die Lösungen von Drittanbietern verwenden, um eine bevorstehende Veranstaltung im Unternehmen zu besprechen oder eine Wohnung zu vermieten. In einem ausgewogenen Intranet können die Mitarbeiter einen Platz für die formelle und informelle Collaboration finden, was mindestens zwei Vorteile mitbringt:
- Das hilft den Mitarbeitern, Zeit zu sparen, und bei dem Wechsel zwischen verschiedenen Lösungen nicht abgelenkt zu werden.
- Dadurch wird das Risiko minimiert, dass Mitarbeiter ihre Arbeitsaktivitäten in Non-Corporate Messengers oder Chats weiter durchführen und somit sensible Daten in einer unsicheren Umgebung austauschen.
Ziel 2. Vom breiteren Spektrum an SharePoint-Funktionen zu profitieren und mehr Nutzen daraus zu ziehen. Manchmal verwenden Unternehmen SharePoint nur begrenzt, z. B. als Dokumentenspeicher oder als Projektmanagement-System für ein bestimmtes Team. Dabei werden nur wenige Websites für die Zusammenarbeit eingesetzt und unterstützt. Aber seien wir ehrlich – SharePoint ist keine billige Lösung. Daher bedeutet die Nichtausschöpfung seiner Potenziale in einem Unternehmen, dass seine Anfangsinvestitionen in SharePoint-Deployment in alle Winde zerstreut werden. Im Gegenteil – durch die Ausgewogenheit verschiedener Funktionen kann das Potenzial von SharePoint voll erschlossen und ausgeschöpft werden.
Ziel 3. Seltene Besucher anzuziehen. Es ist ziemlich schwierig und manchmal sogar unmöglich, alle Benutzer mit arbeitsplatzrelevanten Funktionen in SharePoint zu versorgen. Wenn Beschaffungsspezialisten beispielsweise ständig in einem ERP-System arbeiten und SharePoint ihnen keine aufgabenspezifischen Funktionen bietet, werden sie kaum das SharePoint-Intranet besuchen. Wenn jedoch ein Beschaffungsspezialist viel reist und das Intranet die relevante Reisegemeinschaft hostet, ist es höchst wahrscheinlich, dass dieser Mitarbeiter das Intranet häufiger besuchen wird.
Ziel 4. Eine auffällige Lösung zu erstellen. Ein Unternehmensportal mit nur businessspezifischen Funktionen gilt als leistungsstark und… langweilig. Wenn aber das SharePoint-Intranet aber bedarfsgerecht abgestimmt wird und neue soziale Funktionen zu den standardisierten SharePoint-Teamwebsites hinzugefügt werden, verspricht die gesamte Lösung viel mehr fesselnd zu wirken. Und das wird direkt zu einer besseren Akzeptanz und Loyalität der Benutzer führen.
Wie die Ausgewogenheit zwischen arbeitsbezogenen und sozialen Funktionen zu erreichen ist, zeigen wir am konkreten Beispiel eines SharePoint-Intranets. Weiter unten folgen einige der wichtigsten Prinzipien, die beim Aufbau eines attraktiven und leistungsstarken Intranets helfen.
Tipp 1. Mit der Ausgewogenheit zwischen Funktionen direkt auf der Homepage anfangen
Die Homepage ist oft die „schwerste“ Seite im gesamten SharePoint-Intranet, weil sie einen direkten Zugriff auf unterschiedliche unternehmensweite Informationen und interne Lösungen anbieten sollte. Die Ausgewogenheit von Funktionen auf der Homepage ist von besonderer Bedeutung, sodass verschiedene Benutzergruppen schnell die benötigten Ressourcen finden könnten, sei es arbeitsorientiert oder rein für die soziale Collaboration.
Die Homepage im SharePoint-Intranet sollte für alle Mitarbeiter gleich nützlich sein, unabhängig davon, ob SharePoint als reines Arbeitswerkzeug zum Einsatz kommt oder z. B. für Kommunikation und andere Aktivitäten in unternehmensinternen Gemeinschaften verwendet wird.
Tipp 2. Persönliche Seiten von Mitarbeitern sollten arbeitsbezogene und soziale Aktivitäten enthalten.
Bei der Erstellung von digitalen Arbeitsplätzen für Mitarbeiter sollte es sichergestellt werden, dass es für Benutzer möglich ist, sowohl wichtige berufsbezogene Funktionalität zu erreichen als auch Raum für soziale Aktivitäten zu finden.
Tipp 3. Eine separate Websitesammlung für das Unternehmensleben erstellen
Eine separate Websitesammlung mit internen Gemeinschaften, Blogs, informellen Diskussionen und Ankündigungen bildet den Kern der Unternehmenskultur und zieht Mitarbeiter an, die SharePoint nicht nur für Arbeitszwecke nutzen. Mit dieser Intranet-Funktion können die Mitarbeiter gleichzeitig auf dem Laufenden bei allen korporativen Aktivitäten bleiben, an Wettbewerben teilnehmen, thematische Veranstaltungen organisieren und vieles mehr.
Eine separat erstellte Websitesammlung für das Unternehmensleben, Interessen und Hobbys von Mitarbeitern wird nicht nur dazu beitragen, den Unternehmensgeist zu stärken, sondern auch die versteckten Talente der Mitarbeiter zu entdecken und sie dazu anzuregen, ihre einzigartigen Ideen zu teilen und aktiv an den organisatorischen Prozessen teilzunehmen.
Eine Chance, Herzen Ihrer Intranet-Benutzer zu erobern
Kein schneller Erfolg wird erwartet: es erfordert viel Zeit und enge Kooperation mit Endbenutzern, um alle Funktionen zu priorisieren und ein ausgewogenes SharePoint-Intranet zu erstellen. Aber es lohnt sich anzufangen, um Herzen der Mitarbeiter zu erobern und zu erwärmen. Das ermöglicht ein SharePoint-Intranet so einzurichten, dass Erwartungen und Bedürfnisse verschiedener Mitarbeiter erfüllt werden, unabhängig davon, wie die Lösung verwendet wird.
* Sergey Golubenko ist Teamleiter und Lösungsarchitekt in ScienceSoft mit über 13 Jahren Erfahrung in der Softwareentwicklung, einschließlich über 7 Jahre in der Arbeit mit Microsoft SharePoint. Sein SharePoint-Projektportfolio umfasst Content- und Workflow-Management, Suche, Collaboration, Business Connectivity Services usw. Er ist der Meinung, dass Team-Engagement ein Muss für den Projekterfolg ist, und sagt vorher, dass die Zukunft von SharePoint in der Cloud liegt.
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