Sicherheit geht vor: HR im Wandel der Digitalisierung

Was die Vereinfachung der Arbeitsprozesse durch die Digitalisierung anbelangt, hat ganz besonders der HR-Bereich profitiert. [...]

Die Digitalisierung verändert nicht nur die Gesellschaft, sondern auch die Wirtschaft. Sie ist zwar eine große Herausforderung für viele Unternehmen, eröffnet aber auch völlig neue Möglichkeiten und Chancen – gerade für kleine und mittelständische Betriebe. Benötigte man hierfür noch vor wenigen Jahren komplexe und umfangreiche IT-Systeme, die sich nur Konzerne leisten konnten, stehen mittlerweile auch kleineren Betrieben leicht implementierbare, intuitiv bedienbare und kostengünstige Lösungen zur Verfügung. Unternehmen können damit ihre Abläufe spürbar effizienter gestalten und ihre Leistungsfähigkeit steigern.

HR-Abteilungen profitieren von Digitalisierung

Was die Vereinfachung der Arbeitsprozesse durch die Digitalisierung anbelangt, hat ganz besonders der HR-Bereich profitiert. Waren früher die Arbeitsabläufe – die Lohnverrechnung ist in diesem Zusammenhang nur ein prominentes Beispiel – mit einem hohen manuellen Verwaltungsaufwand verbunden, werden HR-Abteilungen in Unternehmen inzwischen immer digitaler. Archivräume mit meterlangen Stahlschrankreihen voller Aktenordner mit Personalunterlagen gehören damit zunehmend der Vergangenheit an. Vom Recruiting, dem Talentmanagement über die Personalverwaltung, die Einsatz- und Nachfolgeplanung bis hin zum Skill- und Kompetenzmanagement – für so ziemlich jeden Bereich gibt es Softwarelösungen, die Routineaufgaben automatisieren und bei der HR-Arbeit unterstützen. Was aber im HR-Bereich besonders im Vordergrund steht, ist die Sicherheit der Daten. Gerade dieses Thema hat in der Personalabteilung höchste Priorität, denn täglich wird hier mit sensiblen Daten von Mitarbeitern und Bewerbern gearbeitet.

Vorteile durch IT-gestütztes Dokumentenmanagement

Ein wichtiges Anwendungsgebiet ist in diesem Zusammenhang das IT-gestützte Dokumentenmanagement – beispielsweise in Form der digitalen Personalakte, die als internes Kontrollsystem Verantwortliche im HR-Bereich bei ihren täglichen Arbeiten rund um das Thema Personal unterstützt. Eintritte, Austritte und Änderungen bei den Mitarbeitern werden damit ebenso digital verarbeitet wie der Monatsabschluss. So besteht durch Schnittstellen zu anderen Systemen die Möglichkeit, Daten aus der Personalverrechnung zu importieren. Für die weitere Bearbeitung durch den Steuerberater oder für externe Prüfzwecke, etwa im Rahmen der gemeinsamen Prüfung aller lohnabhängigen Abgaben (GPLA), können aus dem System auch Informationen exportiert werden und das alles bei höchsten Sicherheitsstandards.

Mehr Flexibilität, Agilität und Zeitersparnis

Durch die Nutzung einer digitalen Personalakte ist es außerdem möglich, automatisierte Workflows zu implementieren. Das automatische Einlesen und Zuordnen von Empfangsbestätigungen und ELDA-Meldungen oder die automatische Prüfung auf Vollständigkeit der Personalakte sind hierfür zwei Beispiele. Laufende Kontrollen sind zudem durch frei gestaltbare Checklisten jederzeit ebenso möglich wie die einfache Umsetzung eines Vier-Augen-Prinzips, indem beispielsweise der zuständige Sachbearbeiter seinem Vorgesetzten zu Revisionszwecken Zugriff auf bestimmte Datenbereiche gewährt. Die Speicherung der Personaldaten an einem zentralen Ort gewährleistet zudem eine standortübergreifende und unabhängige Ablage der Mitarbeiterinformationen.

Mehr Sicherheit und Transparenz durch die digitale Personalakte

Durch die Digitalisierung und elektronische Archivierung sämtlicher Mitarbeiterdokumente verringert sich nicht nur der Papier- und Platzbedarf in der HR-Abteilung, es steigt außerdem die Sicherheit, mit der die Unterlagen und Daten im System aufbewahrt werden – physisch wie juristisch. Moderne Systeme für die digitale Personalakte sind nicht nur zu 100 Prozent datenschutzkonform und entsprechen in jeder Hinsicht den Richtlinien der DSGVO. Die in entsprechenden Systemen gesicherten Personaldaten können darüber hinaus auch weder Bränden noch Hochwasser zum Opfer fallen.

Durch eine jederzeit einsehbare Zugriffs- und Änderungshistorie in den Dokumenten werden zudem Bearbeitungsvorgänge lückenlos dokumentiert. Aktenmissbrauch in jeder Form – sei es durch Manipulation oder Vernichtung vorhandener Unterlagen – wird so nahezu unmöglich. Gleichzeitig steigt mit der digitalen Personalakte auf diese Weise auch die Transparenz hinsichtlich mitarbeiterbezogener Daten in einem Unternehmen.

Mehr Service und Sicherheit durch Hosting der Daten in der Cloud

Wenn Unternehmen ihre HR-Systeme zudem nicht stationär, also On-Premise, im Einsatz haben, sondern auf externen Servern in der Cloud hosten, haben sie darüber hinaus die Möglichkeit, ihren Mitarbeitern einen weiteren Service zu bieten: Via Web-Anbindung können diese dann die geforderten Daten sowohl am eigenen Schreibtisch als auch mit dem Smartphone von unterwegs aus einsehen und bearbeiten.

Cloud-basierte HR-Anwendungen erhöhen aber nicht nur das Service-Level in einem Betrieb und sorgen für eine verbesserte Employee Experience. Verantwortliche steigern damit auch die Sicherheit der Anwendungen und der damit verwalteten Daten. So werden beispielsweise Cloud-Lösungen von Sage DPW ausschließlich in österreichischen Rechenzentren gehostet. Diese entsprechen höchsten Sicherheitsstandards, die damit nicht nur für die Software selbst, sondern auch für die Daten und Geschäftsprozesse der Kunden gelten, die diese über die implementierten Systeme in die Cloud geben. Für Anwender, für die die Public Cloud nicht in Frage kommt, weil sie etwa besonders hohe Sicherheitsauflagen erfüllen müssen, ist der Betrieb der Software in der Private Cloud als Alternative empfehlenswert. Der User im Unternehmen kann auch hier Cloud-typische Mehrwerte nutzen, wie z. B. IT-Anwendungen, die über den Webbrowser in Anspruch genommen werden können. Je nach Ausprägung kann sie auf eigenen Rechnern oder auf Servern von externen Anbietern gehostet sein. Sage DPW bietet hier auch entsprechende Hosting-Services an. Der Zugriff auf die Cloud Services erfolgt entweder über das abgegrenzte Intranet oder über ein abgeschlossenes Virtual Private Network (VPN), was für maximale Datensicherheit und Schutz vor unerlaubtem Zugriff von außen sorgt.

* Johannes Kreiner ist Geschäftsführer von Sage DPW.