So gelingt die planvolle KI-Einführung

Die wichtigsten ersten Schritte bei der KI-Einführung in Unternehmen sind die Festlegung einer Zielsetzung und die Identifizierung geeigneter Anwendungsfälle. Dies geht aus dem „United Interim Wirtschaftsreport 2025“ hervor. Der Bericht basiert auf einer Umfrage unter 550 Führungskräften auf Zeit (Interim Managern), den die Management-Community United Interim durchgeführt hat. [...]

Der Interim Manager Eckhart Hilgenstock, der zum Autorenkreis des Reports gehört, weiß aus eigenen Projekterfahrungen: „Je konkreter die Ziele ausformuliert sind, die binnen ein bis anderthalb Jahren realistisch erreichbar sind, desto erfolgreicher gelingt der KI-Start in Unternehmen.“ 88 Prozent seiner im Rahmen der Umfrage kontaktierten Kollegen stimmen ihm zu, dass die Ziel­festlegung entscheidend für den Erfolg ist. 80 Prozent (Mehrfachnennungen waren erwünscht) betonen die Notwendigkeit, bestimmte Anwendungsfälle zu definieren. Drei Viertel halten die frühzeitige Entwicklung einer Datenstrategie für unerlässlich.

„Es muss von Anfang an klargestellt werden, welche Daten überhaupt zur Verfügung stehen, wie valide diese sind und auf welche Art und Weise sie genutzt werden können“, erklärt Hilgenstock. Er ergänzt: „Schon in dieser frühen Phase ist allen Beteiligten klarzumachen, was nicht erlaubt ist, weil es der Datenschutz-Grundverordnung wider­spricht.“

Dreistufiges Vorgehen: Pilotprojekt, Optimierung, Skalierung

79 Prozent der befragten Interim Manager raten zunächst zum Start eines Pilotprojekts, 78 Prozent zur anschließenden Optimierung anhand der Ergebnisse. „Sind Ziele, Anwendungen und Datenstrategie festgelegt, sollten die Unternehmen zügig loslegen“, sagt Hilgenstock. Er grenzt ab: „Keinesfalls sollten die Firmen angesichts der galoppierenden KI-Entwicklung abwarten, bis die Technologie weiterentwickelt oder gar hundertprozentig ausgereift ist. Das entscheidende Kriterium ist vielmehr, wie Organisationen heute schon davon profitieren können. Wer zu lange abwartet, wird erleben müssen, wie der Wettbewerb dank künstlicher Intelligenz davongaloppiert.“

Laufen die Pilotprojekte nach der Optimierung erfolgreich, sollte die KI innerhalb der Organisation skaliert werden, empfehlen 87 Prozent der kontaktierten Führungskräfte; „aber nur allmählich und mit Bedacht“, sagt ein knappes Drittel (32 Prozent). Hilgenstock: „Es geht nicht darum, ein ganzes Unternehmen so rasch und umfassend wie möglich auf KI umzustellen. Vielmehr hat es sich bewährt, jeden Anwendungsfall einzeln daraufhin abzuklopfen, ob sich der KI-Einsatz binnen zwölf bis achtzehn Monaten rechnet, und diese Anwendungsfälle gezielt in Angriff zu nehmen. Am Ende arbeitet natürlich ein Großteil der Organisation mit künstlicher Intelligenz, aber nicht, weil das strategisch so vorgegeben ist, sondern weil es wirtschaftlich ist, die Wettbewerbsfähigkeit erhöht, die Produktionskosten senkt, die Fertigungsqualität verbessert, die Kundenbindung stärkt und das Business Development voranbringt, häufig mit innovativen Geschäftsmodellen, die das Management zuvor gar nicht auf dem Radar hatte.“

Weg zum Kunden als erstes Einsatzgebiet für KI

Mit der schrittweisen KI-Einführung einher geht die Auswahl der für die jeweiligen Anwendungsfälle am besten geeigneten KI-Tools, empfehlen drei Viertel der Interim Manager. „Angesichts der Vielfalt an KI-Tools ist dem Auswahlprozess große Aufmerksamkeit zu schenken“, empfiehlt Eckhart Hilgenstock. Von einer voreiligen Festlegung auf ChatGPT oder Co-Pilot, weil „diese vermeintlich die Standards sind“, rät er ab, „KI ist weit mehr als ChatGPT oder Co-Pilot.“

Vielmehr verweist der Interim Manager auf die Ergebnisse der Umfrage unter seinen 550 Kollegen, auf welchen Gebieten KI „am besten und schnellsten Wirkung zeigen“ kann. 66 Prozent sehen dabei die Kundenkommunikation und den Customer Service im weitesten Sinne an erster Stelle, gefolgt von (Mehrfachnennungen waren erwünscht) Geschäftsprozessoptimierung (53 Prozent) und Business Development (Vertrieb und Marketing, 52 Prozent).

„Der Weg zum Kunden ist häufig der beste Einstieg für KI, weil sich dabei unmittelbare Erfolge einstellen“, weiß Hilgenstock aus Erfahrung. „Wenn es im Business Development gelingt, neue Zielgruppen anzusprechen und neue Kunden zu gewinnen, ist das meist ein Door Opener für die KI-Einführung auch in andere Unternehmensbereiche und Abteilungen.“

Als die vielversprechendsten Einsatzmöglichkeiten von KI im Customer Service haben die 550 befragten Interim Manager identifiziert (Überschneidungen waren erwünscht): effizientere Online-Kommunikation etwa durch Recommendation Engines (61 Prozent), Chatbots (60 Prozent), Sprach­dialogsysteme (59 Prozent), Effizienzsteigerungen in Vertrieb und Marketing (54 Prozent) sowie die gezielte Identifizierung potenzieller Neukunden (47 Prozent).

Aufbau eines KI-Teams mit externer Expertise

Auf die Frage, wer im Unternehmen für die KI-Einführung zuständig sein sollte, antworten 93 Prozent der Führungskräfte mit „ein KI-Team“. 63 Prozent empfehlen, sich bei der Zusammenstellung eines KI-Teams zum Start des ersten Pilotprojekts externe Expertise ins Unternehmen zu holen. Eckhart Hilgenstock berichtet aus der Praxis: „Tatsächlich herrscht in vielen Firmen Unsicherheit, wie man das Thema KI am besten angehen sollte. Die Unternehmensführung weiß in der Regel um die generelle Bedeutung künstlicher Intelligenz, ist sich aber unsicher, wie diese konkret im eigenen Betrieb zum Nutzen des Unternehmens beitragen kann.“

Es gibt indes noch einen zweiten Weg, auf dem KI in die Unternehmen gelangt, wie Hilgenstock festgestellt hat: „Oftmals holt mich die Firmenspitze ins Haus, um ein bestimmtes Problem zu lösen, ohne dass dabei KI eine Rolle zu spielen scheint. Wenn ich dann aufzeigen kann, wie KI maßgeblich zur Problemlösung beitragen kann, sind viele überrascht.“ Nach seiner Erfahrung beginnt häufig erst nach einem solchen „KI-Erfolgserlebnis“ die Suche nach weiteren Einsatz­möglichkeiten für künstliche Intelligenz im Betrieb. Dazu gibt der KI-Experte einen Tipp aus der Praxis: „Gute Erfahrungen habe ich damit gemacht, sehr früh mindestens einen Mitarbeitenden in KI weiterbilden zu lassen und diese motivierte Person dann die ersten KI-Projekte leiten zu lassen.“