In welchem Format und auf welchem Medium archiviert man Daten am besten, damit sie auch nach Jahren noch lesbar sind? Wir stellen Ihnen die Vor- und Nachteile aktueller Speichermedien für die Datenarchivierung vor. [...]
DVDs und CDs sind nach einem Kratzer futsch, USB-Sticks gehen schnell verloren und Festplatten sind anfällig für Defekte. Auch Dokumentformate wie DOC für Word-Dateien oder XLS für Excel-Tabellen leben nicht ewig, denn Microsoft hat mit Office 2007 neue Formate eingeführt.
Wir zeigen Ihnen, welche Dateiformate Zukunft haben und welche Medien sich fürs Archivieren besonders gut eignen – damit Ihre Datenschätze Jahrzehnte überdauern.
Alle auf einen Streich Möchten Sie alle Fotos der letzten Ferien auf einen Schlag umbenennen? Sun Files schafft das mit wenigen Klicks.
Richtig vorbereitet
Bevor Sie mit dem Backup beginnen, sollten Sie Ordnung in Ihren Datenbestand bringen. Sortieren Sie Dokumente, Fotos und Musik jeweils in einzelne Ordner und benennen Sie diese aussagekräftig. Geben Sie auch den Dateien prägnante Namen. Digitalkameras bezeichnen Fotos zum Beispiel mit nichtssagenden Titeln wie IMG_1234.JPG. Damit können Sie in ein paar Jahren nichts mehr anfangen. Zudem besteht die Gefahr, dass Sie die Dateien mit neueren Fotos überschreiben, die denselben Namen tragen.
Anders als viele vermuten würden, haben nicht CDs und DVDs die kürzeste Lebensspanne, sondern Harddisks und USB-Sticks.
Haben Sie viele Files, die Sie umbenennen müssen, greifen Sie am besten zur Gratis-Software Sun Files. Diese tauft beliebig viele Dateien in einem Rutsch um. Nachdem dem Start des Tools, holen Sie die gewünschten Bilder per „Suchen“ ins Programm. Unter „Optionen“ stellen Sie ein, wie die Dateien nach dem Umbenennen heißen. Wählen Sie zum Beispiel „Nummerieren ab Position 0“ sowie „Maximal 3 Stellen “ und tippen Sie unter „Einfügen “ den Urlaubsort ein. In der „Vorschau“ kontrollieren Sie, ob alles korrekt eingestellt ist. Starten Sie anschließend per „Umbenennen“ und bestätigen Sie den Vorgang im Folgefenster.
Wenn Ihre Daten auch in 30 Jahren noch lesbar sein sollen, reicht ein gutes Speichermedium alleine nicht. Genauso wichtig ist ein langlebiges Dateiformat. Denn: Wird es nicht mehr unterstützt, ist die Datei unbrauchbar. Textdokumente: Mit Office 2007 hat Microsoft die weitverbreiteten Formate DOC, XLS und PPT durch den neuen Open-XML-Standard abgelöst. Standardmäßig werden jetzt Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien mit den Endungen DOCX, XLSX und PPTX abgespeichert.
PDF-Dokumente werden auf allen Betriebssystemen gleich dargestellt
Momentan unterstützt Office 2007 die alten Formate zwar noch, ob das auch in zwanzig bis dreißig Jahren der Fall ist, kann hingegen niemand garantieren. Speichern Sie deshalb Ihre wichtigen Dokumente in einem zukunftstauglichen Format ab. Geeignet istPDF/A (Portable Document Format/Archive ). Dieses ist speziell für die Langzeitarchivierung elektronischer Dokumente gedacht und garantiert, dass diese auf jedem PC gleich aussehen. Im Unterschied zum normalen PDF sind bei PDF/A Informationen über Schriftarten, Bilder etc. im Dokument selbst enthalten. Zum Öffnen von PDFs reicht der kostenlose Adobe Reader, der auf den meisten Computern vorinstalliert ist.
PDF/A-Dokumente erstellen Sie in Office 2007 mit dem PDF-Add-In . . Auch die Gratis-Software OpenOffice.org 3.0 erstellt PDF/A-Dateien..
Der einzige Nachteil an PDFs: Mit dem Adobe Reader können Sie diese nicht bearbeiten, sondern nur ansehen. Um Dokumente zu ändern, brauchen Sie eine kostenpflichtige Software wie Adobes Acrobat. Oder Sie speichern Ihre Dokumente zusätzlich im ODF-Format (Open Document Format) ab. Auch dazu gibt es eine Gratiserweiterung für Microsofts Office. Der Vorteil von ODF gegenüber proprietären Dokumentformaten: Weil der Quellcode öffentlich verfügbar ist, bleiben die Informationen über den Aufbau des Formats mit Sicherheit noch lange Zeit erhalten.
Multimediadateien: Zum Archivieren von Bilddateien eignen sich zwei Formate sehr gut: JPEG und TIFF. Letzteres hat einen großen Vorteil gegenüber JPEG. Es speichert Fotos verlustfrei, braucht dafür aber mehr Speicherplatz. Beide Formate werden von allen gängigen Bildbearbeitungsprogrammen unterstützt, so auch vom kostenlosen IrfanView. Bei Musikdateien hat sich das MP3-Format ganz klar durchgesetzt. Dieses wird auch in den nächsten Jahrzehnten nicht verschwinden. Programme wie zum Beispiel der Windows Media Player können MP3-Dateien problemlos abspielen. Zum Konvertieren von WMA-, WMV- sowie ASF-Audiodateien nehmen Sie am besten das Gratis-Tool „Free WMA to MP3 Converter“.
Für das Backup von Dateien stehen zahlreiche Speichermedien zur Auswahl. Alle haben ihre Vor- und Nachteile. Sie eignen sich teils auch nur für bestimmte Zwecke.
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