Auf soziale Netze kann zu Kommunikationszwecken in Unternehmen kaum noch verzichtet werden. Informationsbeschaffung, Bestellungen und vieles andere läuft über digitale Kanäle. Was sollten Unternehmen dabei hinsichtlich des Datenschutzes beachten? [...]
Auf soziale Netze kann zu Kommunikationszwecken im Arbeitsalltag kaum noch verzichtet werden. Informationsbeschaffung, Bestellungen und vieles andere läuft über digitale Kanäle. Die Unternehmen haben letztendlich keine andere Möglichkeit als sich auf diese Kommunikationsart ihrer Gesprächspartner einzustellen. Auch in der sozialen Arbeit haben soziale Netze Einzug gehalten, und sind als Kommunikationsweg mit Klienten und Patienten nicht mehr wegzudenken.
Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, sich um das Thema Datenschutz zu kümmern. Auch Vereine, Selbständige, Handwerksbetriebe und soziale Einrichtungen unterliegen den gültigen Datenschutzgesetzen. Insbesondere soziale und medizinische Einrichtungen sollten auf die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben achten, da hier vielfach mit sensiblen Daten (Sozial- und Patientendaten) gearbeitet wird und diese einem besonderen Schutz unterliegen.
Verstöße gegen Datenschutzgesetze sind kein Kavaliersdelikt. Ein nicht gesetzeskonformer Umgang mit personenbezogenen Daten kann nicht nur Vertrauensverlust von Kunden, Geschäftspartnern, Vereinsmitgliedern, Einrichtungen und Patienten bedeuten. Auch finanzielle und rechtliche Konsequenzen drohen.
- Aufklärung und Handlungsempfehlungen sind die beste Möglichkeit, um Awareness und Sensibilisierung bei den Mitarbeitern zu schaffen.
- Schulungen sollten regelmäßig durchgeführt werden.
- Klare Definition durch das Unternehmen, welche Social-Media-Kanäle für welchen Zweck von welchen Mitarbeitern genutzt werden dürfen.
- Private und dienstliche Kommunikation sind strikt zu trennen. Es empfiehlt sich, die Nutzung von privaten Geräten für eine dienstliche Kommunikation nicht zu gestatten.
- Eine private Kommunikation über dienstliche Geräte und die Nutzung der auf diesen Geräten bereitgestellten Dienste sollte untersagt werden.
- Die Nutzung von Messenger und WhatsApp sollte nicht für Beratungen, Weiterleitung von Daten und Dokumentenaustausch erfolgen. Dies gilt auch für Facebook & Co.
- Mitarbeiten sollten schriftlich über Verhaltensregeln, Grundsätze und Zwecke der Kommunikation in sozialen Netzen informiert werden.
Woran sollte noch gedacht werden?
- Fotos und Videos von Personen, dürfen nur mit deren Einverständnis gepostet und veröffentlicht werden.
- Eine Einwilligung muss vor der Veröffentlichung erfolgen und schriftlich eingeholt werden.
- Die Nachweispflicht über die Zustimmung durch den Betroffenen liegt bei der verantwortlichen Stelle, sprich bei der Organisation, beim Arbeitgeber.
- In Organisationen, die einen Betriebsrat haben, sind die Vorgehens- und Verhaltensweisen mit diesem abzustimmen und gegebenenfalls über Betriebsereinbarungen zu regeln.
- Ein Impressum auf Facebook-, Google+, Xing-Seiten und anderen Social-Media-Plattformen. sind für Unternehmen verpflichtend. Die Pflicht zur so genannten „Anbieterkennzeichnung“ (Impressumpflicht) ergibt sich unter anderem aus dem Telemediengesetz.
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