Unternehmen stehen vor der Herausforderung, Kommunikation klar zu regeln und Grenzen zu ziehen. Digitale Technologien können dabei helfen, Erreichbarkeit gezielt zu steuern – etwa durch Apps und Zeitfensterregelungen. Gleichzeitig lassen sich so Datenschutzprobleme vermeiden, die durch die Nutzung privater Geräte im Berufsalltag entstehen. [...]
Der Trend zu hybriden Arbeitsmodellen in Österreich, in denen Arbeitnehmende sowohl im Home Office oder vor Ort im Büro arbeiten können, hat die Kommunikation digitalisiert und viele Abläufe vereinfacht. Anrufe, E-Mails und Besprechungen können sowohl im Büro als auch von unterwegs oder zu Hause aus bearbeitet werden.
Doch die Modernisierung der Technologien führt zu einer ständigen Erreichbarkeit der Arbeitnehmenden. Eine Studie der Arbeiterkammer Niederösterreich und der TU Wien zeigt, dass von knapp 800 Befragten in Österreich 70 Prozent auch in der Freizeit erreichbar sind. Im Krankenstand sind 60 Prozent für den Arbeitgeber und Kollegen verfügbar und am Wochenende und im Urlaub betrifft die ständige Erreichbarkeit trotz Auszeit jeden Zweiten. Psychische Belastungen, Einschränkungen im Sozial- und Familienleben und chronischer Stress, sowie Unruhe sind für viele dabei ein ständiger Begleiter.
„Es entsteht eine zunehmende Belastung für die Angestellten, denn die Grenzen zwischen Berufs- und Privatleben verschwimmen zunehmend“, stellt Christian Stredicke, CEO von Vodia klar. Sein Unternehmen entwickelt Kommunikationslösungen für verschiedene Branchen. Darunter auch eine App, mit der sich Arbeitszeiten festlegen lassen, in denen Mitarbeitende erreichbar sind und somit auch Grenzen setzen können, wenn die Arbeitszeit vorbei ist. „Die ständige Erreichbarkeit setzt nicht nur Mitarbeitende unter Druck, sie birgt ein Sicherheitsrisiko, wenn berufliche Korrespondenz über private Geräte läuft“, warnt Stredicke. Mit einer App-Lösung im Browser oder auf dem Smartphone bleiben Unternehmensdaten auf dem Server und gelangen nicht auf private Endgeräte. Der Einsatz einer intelligenten Telefonanlage und einer App kann dabei für mehr Zufriedenheit bei den Mitarbeitern sorgen.
Arbeitszeit durch eine App begrenzen
Moderne Kommunikationskanäle und eine wachsende Zahl digitaler Tools führen in vielen Unternehmen zu einer unübersichtlichen Erreichbarkeit. Mitarbeitende sind auf mehreren Wegen kontaktierbar – und nicht immer ist klar, wie und wann sie erreichbar sein sollten. „Es braucht eine zentrale Kommunikationslösung, die Struktur schafft und die Erreichbarkeit gezielt steuert“, sagt Christian Stredicke. Ein System, das etwa per App, VoIP-Telefon oder Mobilfunk genutzt wird, kann Mitarbeitern helfen, die Zeiten festzulegen, in denen sie erreichbar sind. „Ein wichtiger Aspekt im Kontext von Arbeitsbelastung und digitaler Erschöpfung“, betont Stredicke.
Die Steuerung erfolgt flexibel, sodass sich auch Urlaube oder Feierabendzeiten berücksichtigen lassen. Bei browserbasierter Nutzung werden Anrufe nur durchgestellt, wenn das Fenster aktiv geöffnet ist, so lässt sich unbeabsichtigte Erreichbarkeit vermeiden. Über sogenannte Zeitsteuerungen können zudem feste Arbeitszeiten definiert werden, sowohl für einzelne Nebenstellen als auch für ganze Organisationen. Feiertage lassen sich als Ausnahmen hinterlegen. Für bestimmte Rollen können gezielt Ausnahmen eingerichtet werden, etwa wenn Assistenzen auch außerhalb der regulären Zeiten Zugang zu leitenden Personen benötigen, ohne deren direkte Kontaktdaten weiterzugeben. Stredicke: „Wer einmal seine private Handynummer weitergegeben hat, wird oft auch außerhalb der Arbeitszeiten oder sogar nach einem Stellenwechsel kontaktiert – das lässt sich technisch vermeiden, wenn Kommunikation zentral gesteuert wird.“
Christian Stredicke ist CEO von Vodia, einem international tätiger Anbieter von Cloud-basierten und VoIP-Telefonanlagen (IP-PBX). (c) Vodia
Nutzung privater Telefone als Datenschutzrisiko
Die Nutzung privater Mobiltelefone im beruflichen Kontext birgt nicht nur Risiken für Mitarbeitende, sondern auch für Unternehmen. „Werden private Geräte für die Kundenkommunikation genutzt, wird es für Firmen schwer, ihre Daten zu schützen“, erklärt Stredicke. „Vor allem, wenn der Kontakt über private Kanäle erfolgt und die Kundenbeziehung an die Person und nicht das Unternehmen gebunden ist, können Probleme entstehen.“ Um eine Kundenabwanderung oder ungeschützte Firmendaten zu vermeiden, sollten Unternehmen Systeme verwenden, die keine Daten auf Geräten sondern auf dem firmeninternen Server speichern.
Eine von Vodia entwickelte App, die zusammen mit den VoIP-Telefonen genutzt wird, ermöglicht es außerdem, die geschäftliche Telefonnummer über verschiedene Geräte zu steuern. So können auch SMS versendet und keine Daten über externe Plattformen preisgegeben werden. Technisch sollten auch noch weitere Datenschutzanforderungen erfüllt sein: „Verbindungen sollten standardmäßig verschlüsselt und im Dateisystem geschützt gespeichert sein“, erklärt Stredicke. In der Praxis zeigt sich, dass das Bedürfnis nach kontrollierter Erreichbarkeit wächst: „Gerade zu Beginn der Home-Office-Phase waren es Lehrer, die bewusst die Browser-App nutzten, um nicht rund um die Uhr erreichbar zu sein.“ Inzwischen wachse aber das Verständnis dafür, dass auch mobile Anwendungen datenschutzkonform eingesetzt werden können, vor allem, wenn sie in klar strukturierte Unternehmensrichtlinien eingebettet sind.
Kurze Anrufe statt langer Meetings
Neben der Frage der Erreichbarkeit gewinnt auch die Art der Kommunikation zunehmend an Bedeutung. Während Videokonferenzen zu Beginn der Home-Office-Phase als zentrales Werkzeug galten, zeigt sich inzwischen eine gewisse Überlastung. „Die Rückmeldung, die wir erhalten, ist eindeutig: Die Vielzahl geplanter Videomeetings führt zu Ermüdung und Frustration“, berichtet Christian Stredicke und fährt fort: „Dadurch geht für viele auch die Zeit für konzentriertes Arbeiten verloren.“ Stattdessen seien kurze, spontane Telefonate oft deutlich effizienter. Insbesondere dann, wenn Kolleginnen und Kollegen auch mobil erreichbar sind, lassen sich Abstimmungen schnell klären, ohne dass alle Beteiligten gleichzeitig in einem virtuellen Raum präsent sein müssen. Abschließend fasst Stredicke zusammen: „Moderne Telefonanlagen mit App-Anbindung können solche direkten Kommunikationswege unterstützen und gleichzeitig helfen, der digitalen Erreichbarkeit Grenzen zu setzen.“
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