Wann immer Mitarbeitende etwas benötigen, das sich in keinem Katalog, keinem Marktplatz oder internen Bestand findet, greift der Bedarfsträger zum Freitext – häufig per E-Mail, PDF oder Formular. Was für den Einzelnen bequem erscheint, bedeutet für Einkaufsabteilungen enormen Aufwand: manuelle Prüfung, unklare Zuständigkeiten, Rückfragen, Compliance-Risiken. [...]
In der Praxis sind Freitextbedarfe alles andere als Ausnahmefälle. Die Ursachen sind vielfältig: fehlende Transparenz, komplexe Systemlandschaften, unzureichende Datenpflege oder schlicht schlechte Nutzerführung. Mitarbeitende wissen oft nicht, wo sie suchen sollen, verlieren Geduld bei langen Ladezeiten oder werden bei abteilungsfremden Bedarfen unsicher. Im Reflex wird eine Freitextanfrage per E-Mail verschickt – schnell, informell, aber fernab standardisierter Prozesse.
Vom E-Mail-Umweg zur systemgestützten Anforderung
Digitale Lösungen setzen genau an diesem Punkt an. Ziel ist es nicht, Freitext grundsätzlich zu verhindern, sondern ihn systemisch zu strukturieren und automatisiert prüfbar zu machen. Ein zentraler Hebel ist der Einsatz dynamischer Eingabemasken: Anstelle offener Textfelder führen intelligente Formulare durch den Anfrageprozess. Je nach Eingabe – etwa dem Warenwert oder der Kategorie – werden automatisch weitere Felder eingeblendet, Freigabewege angestoßen oder Richtlinien geprüft.
Dies funktioniert mit einem modellierbaren Regelwerk, das auch bei unstandardisierten Anforderungen einen strukturierten Ablauf ermöglicht. So wird aus einem freien Wunsch eine valide, nachvollziehbare und regelkonforme Bedarfsmeldung, die ohne Rückfragen oder manuelle Nachbearbeitung auskommt.
Intelligente Unterstützung durch den Intake Assistant
Entscheidend für die Effizienzsteigerung ist, wie viele Informationen bereits beim Erfassen der Freitextanfrage systemisch ergänzt werden. Eine Eingabehilfe wie zum Beispiel der Intake Assistant der BeNeering Digital Procurement Plattform übernimmt hier eine zentrale Rolle: Basierend auf historischen Daten und semantischen Analysen schlägt er automatisch passende Warengruppen, Lieferanten, Rahmenverträge und Kostenstellen vor – auch wenn die ursprüngliche Beschreibung unscharf oder unvollständig ist, etwa weil sie als unstrukturierte PDF-Datei eingeht. In diesem Fall werden relevante Angebotsdaten automatisch extrahiert und in eine systemisch verwertbare Einkaufsanfrage überführt.
Gleichzeitig prüft der Assistant im Hintergrund alle relevanten Bedingungen: Ist der Lieferant bereits gelistet? Reicht das Budget? Greift ein bestehender Rahmenvertrag? Auf Wunsch lässt sich sogar eine automatische Ablehnung konfigurieren, wenn etwa der angegebene Anbieter nicht zulässig ist oder das Produkt bereits systemseitig verfügbar wäre. So wird der Einkauf nicht mehr mit unqualifizierten Anfragen belastet, sondern erhält eine vollständig aufbereitete Entscheidungsgrundlage.
Freitext gezielt auffangen – innerhalb etablierter Einkaufskanäle
Ein zentraler Erfolgsfaktor ist, dass der Prozess nicht losgelöst von anderen Beschaffungskanälen abläuft. Nutzer müssen Freitextanfragen dort eingeben können, wo sie auch katalogisierte oder lagerhaltige Artikel bestellen – innerhalb derselben Oberfläche. Bestenfalls haben Unternehmen eine einheitliche Beschaffungslösung, die alle Kanäle bündelt und dabei automatisch erkennt, ob es sich um einen Katalogartikel, eine Dienstleistung, ein Lagerprodukt oder einen Freitextbedarf handelt. Davon abhängig leitet sie durch den passenden Pfad. Für den Endanwender bleibt die Bedienung identisch und er muss nicht zwischen Systemen wechseln oder Rückfragen an die Einkaufsabteilung stellen. Gerade Gelegenheitsnutzer profitieren davon – denn wer selten bestellt, braucht eine Lösung, die intuitiv und fehlertolerant funktioniert.
Echtzeitvalidierung statt statischer Regeln
Damit dies aber auch ohne Fehler gelingen kann, braucht es den Echtzeit-Zugriff auf stets aktuelle Daten wie Budgets, Lieferantenstatus, Benutzerrechte oder Vertragslaufzeiten – etwas aus dem ERP-System. Dadurch lässt sich bereits beim Erstellen der Freitextanfrage prüfen, ob alle Rahmenbedingungen erfüllt sind. Rückfragen entfallen, weil relevante Informationen direkt systemisch validiert werden – ohne Zeitverzug, ohne doppelte Datenhaltung. Gleichzeitig sichert die strukturierte Nutzerführung eine durchgängige Compliance: Einkaufsrichtlinien, Genehmigungsprozesse und Vertragsvorgaben werden nicht erst nachgelagert geprüft, sondern direkt beim Erfassen der Anforderung automatisiert durchgesetzt. Die Echtzeitfähigkeit macht Freitext nicht nur schneller, sondern auch sicherer.
Automatisierung statt Ausnahmeprozess
Freitextanfragen müssen nicht länger als Störgröße behandelt werden, sondern als integrierter Bestandteil eines digitalisierten, steuerbaren Beschaffungsprozesses. Durch die Verbindung aus Echtzeitdaten, strukturierter Nutzerführung und KI-gestützter Anreicherung können so messbare Ergebnisse wie kürzere Durchlaufzeiten, weniger Rückfragen, höhere Compliance und eine signifikante Entlastung der operativen Einkaufsressourcen erzielt werden.
Dabei geht es nicht um vollständige Automatisierung im Sinne von „Zero-Touch“ – sondern um intelligente Prozessunterstützung. Viele Freitextanforderungen lassen sich heute zu so genannten Low-Touch-Prozessen transformieren, die systemgeführt, vorvalidiert, vorkategorisiert und dadurch erheblich effizienter ablaufen.
Fazit: Freitext darf kein Fremdkörper im digitalen Einkauf bleiben
Freitextanfragen sind ein Spiegel organisatorischer und systemischer Reife. Unternehmen, die sie ernst nehmen, investieren nicht nur in Automatisierung, sondern auch in Nutzerfreundlichkeit, Prozessintelligenz und Datenqualität. Nicht die Menge an Freitext ist entscheidend – sondern der Umgang damit. Mit den richtigen Werkzeugen, klaren Prozessen und einer Lösung, die unstrukturierte Anforderungen in strukturierte Entscheidungen übersetzt, lässt sich dieser effizient gestalten. So werden auch hochindividuelle Bedarfe regelkonform, transparent und effizient in geordnete Bahnen gelenkt.
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