Studie zeigt die Herausforderungen der digitalen Transformation in europäischen Unternehmen

Eine Umfrage von Konica Minolta und Keypoint Intelligence zur digitalen Transformation enthüllt die damit verbundenen Herausforderungen und zeigt, wie Outsourcing die Digitalisierung fördern kann. [...]

Die COVID-19-Pandemie hat zahlreiche Trends im Zusammenhang mit der digitalen Transformation beschleunigt und einen enormen Druck auf Unternehmen ausgeübt, ihre Infrastrukturen für Remote Work anzupassen und ihre Arbeitsabläufe zu digitalisieren. Dieser über Nacht vollzogene Wandel hat zu einer Reihe von Herausforderungen geführt, insbesondere bei kleineren, mittelständischen Unternehmen, die nicht an eine Remote-Infrastruktur gewöhnt waren und deren Ressourcen und Budgets ohnehin knapp bemessen sind. Gleichzeitig haben viele Unternehmen festgestellt, dass Outsourcing ein wirksames Mittel ist, um die Mängel bei der digitalen Transformation in ihrem eigenen Unternehmen zu beheben. Kleinere Mittelstandsunternehmen sind jedoch bei der digitalen Transformation im Rückstand. Dies sind die Ergebnisse der Umfrage zur digitalen Transformation*, die von Keypoint Intelligence im Auftrag von Konica Minolta durchgeführt wurde.

Datensicherheit, Datenschutz (DSGVO), Remote Work und IT-Fachkräftemangel sind die größten Herausforderungen

Cybersecurity-Bedrohungen waren in den letzten Jahren ein wachsendes Problem, und die jüngsten Trends haben diese Herausforderung noch vergrößert: Die abrupte Verlagerung in Richtung Remote Work und die zunehmende Abhängigkeit von digitalen Rahmenbedingungen, gepaart mit Infrastruktur- sowie Erfahrungs- und Wissenslücken von Mitarbeitern und Unternehmen bei der Handhabung dieser Workflows, begünstigten kriminelles Verhalten externer Dritter. Das spiegelt sich auch in der Studie wider: Die Datensicherheit wurde von den Unternehmen als größte Herausforderung genannt (34 %).

Knapp vier Jahre nach Einführung der DSGVO im Mai 2018 kommt die Studie außerdem zu dem Schluss, dass der Schutz personenbezogener Daten (DSGVO) für viele Unternehmen nach wie vor ein Problem darstellt (28 %). Betrachtet man weitere Ergebnisse der Studie, so stellen wir fest, dass rund ein Viertel aller Unternehmen noch Probleme mit Remote Work in Bezug auf Infrastruktur / IT-Services (26 %) und Remote Work im Hinblick auf Anwendungssoftware (25 %) hat. Darüber hinaus stimmten 25 % zu, dass es eine Herausforderung darstellt, in Bezug auf neue Technologien auf dem aktuellen Stand zu bleiben. Gleichzeitig fehlt es an spezialisiertem IT-Personal (23 %), welches diese Probleme lösen kann.

Mehr als die Hälfte der Unternehmen lagern aus

Um diese Herausforderungen zu meistern, erhalten viele Organisationen externe Unterstützung. Mehr als die Hälfte aller Unternehmen (51 %) hatte bereits zumindest einen Teil ihrer Arbeitsabläufe ausgelagert. Vor allem IT-Security und Datenschutz stehen ganz oben auf der Liste der ausgelagerten Aktivitäten (46 %). Kein Wunder, denn Probleme dieser Art können Organisationen buchstäblich in den Bankrott treiben, wenn sie nicht schnell und effektiv behandelt werden – Sicherheit kann einfach nicht warten. Auch die Anwendungsentwicklung (34 %) und die IT-Infrastruktur (33 %) werden häufig ausgelagert.

Störungen in einem dieser Bereiche würden Produktivitätsverluste und potenzielle Sicherheitsrisiken bedeuten. Der zunehmende Einsatz von Outsourcing spiegelt die Realität wider, dass qualifiziertes IT-Personal knapp ist. Zudem fühlen sich derzeit viele IT-Mitarbeiter überlastet und stehen unter immensem Stress, weil sie auf Remote-Workflow-Lösungen umstellen und gleichzeitig die Datensicherheit und die Einhaltung von Vorschriften gewährleisten müssen.

„Für Unternehmen jeder Größe gibt es auf dem Weg zur digitalen Transformation noch zahlreiche Hürden zu überwinden. Unsere Studie zeigt, dass viele Unternehmen im Outsourcing ein wirksames Instrument sehen, um die Mängel der digitalen Transformation in ihrer eigenen Organisation anzugehen. Ein externer Anbieter kann ein Unternehmen schnell und effektiv mit zusätzlichem IT-Know-how und passenden IT-Lösungen unterstützen“, sagt Klaus Schulz, Manager Portfolio & Offering Management Konica Minolta Business Solutions Deutschland und Österreich.

Die Mehrheit der Unternehmen hat bereits eine Form der Cloud-Lösung eingeführt

Eine der Digitalisierungsinitiativen, die während der Pandemie ebenfalls einen großen Schub erfahren hat, ist der Wechsel in die Cloud, zumal diese für hybrides und dezentrales Arbeiten unerlässlich ist. Die Mehrheit aller befragten Organisationen hat bereits eine Cloud-Lösung in irgendeiner Form eingeführt (72 %) und somit bereits Digitalisierungsinitiativen gestartet. Betrachtet man die Bereiche im Einzelnen, so sehen Unternehmen die Cloud als wichtigste Infrastruktur für ihr Collaboration Management (78 %), Prozessmanagement (76 %), Druckmanagement (69 %) und Content Management (65 %).

Informations- und Dokumentenmanagement sind immer noch chaotisch

Wenn es um den aktuellen Stand der Informations- und Dokumentenverwaltung geht, kann man ohne Übertreibung sagen, dass Chaos herrscht. In den meisten Unternehmen (66 %) ist die Dokumentenablage immer noch nicht gut organisiert. Viele Unternehmen verwenden zu viele unterschiedliche Plattformen in ihren Arbeitsabläufen, was eine Fülle von Möglichkeiten für Silos und Produktivitätshindernisse schafft. Aber die Mehrheit plant deren Konsolidierung (85 %).

Kleine Mittelstandsunternehmen hinken bei der digitalen Transformation hinterher

Während die Studie weiterhin zeigt, dass die digitale Transformation für 45 % der Unternehmen oberste Priorität hat, variiert dies je nach Unternehmensgröße. Während 51 % der Unternehmen im mittleren und gehobenen Mittelstand (>200 Mitarbeiter) und 41 % der Mittelstandsunternehmen mit 20-199 Mitarbeitern die Transformation zu einer Priorität machen, tun dies nur 35 % der Kleinstunternehmen (1-19 Mitarbeiter). Der geringere Fokus der Kleinstunternehmen auf die digitale Transformation zeigt sich auch in ihren Initiativen zur digitalen Transformation. 11 % der Kleinstunternehmen haben noch keine maßgeblichen Initiativen zum Einsatz von Technologien im Zusammenhang mit der digitalen Transformation entwickelt – im Vergleich dazu haben nur 3 % der Mittelstandsunternehmen und 2 % der Unternehmen im mittleren und gehobenen Mittelstand solche Initiativen noch nicht gestartet. Über Unternehmen aller Größen hinweg haben im Durchschnitt nur 4 % noch keine digitalen Transformationsbemühungen eingeleitet, was bedeutet, dass sich 96 % bereits zumindest in einem Einstiegsstadium der Digitalisierung befinden. Damit liegen Kleinstunternehmen in Sachen digitaler Transformation im Vergleich deutlich zurück, was sie in die Gefahr bringt, einen Wettbewerbsvorteil zu verlieren.

Outsourcing von Managed IT Services wird in naher Zukunft wachsen

„Wir glauben, dass die wachsende Komplexität des heutigen Online-Arbeitsplatz-Ökosystems in absehbarer Zeit nicht verschwinden wird, was Keypoint Intelligence zu der Schlussfolgerung veranlasst, dass das Outsourcing von Managed IT Services in naher Zukunft nur noch wichtiger werden wird“, sagt Colin McMahon, Associate Director bei Keypoint Intelligence. „Wir sehen in dieser neuen, digitalisierten Welt Chancen für Unternehmen jeder Größenordnung, insbesondere aber für den Mittelstand (KMU). Hier lassen sich Personal- und Budgetdefizite schnell überwinden, wenn die Einsicht reift, dass nicht jeder Prozess intern abgewickelt werden muss. Mit der richtigen Kombination aus der Einführung digitaler Prozesse und durch erforschte und sorgfältige Partnerschaften können Unternehmen ihre digitale Transformation vorantreiben und sich für die Zukunft wettbewerbsfähiger aufstellen.“

Klaus Schulz ergänzt: „Die Komplexität des digitalen Arbeitsplatzes war ausschlaggebend dafür, dass Konica Minolta die Vision eines „intelligent vernetzten Arbeitsplatzes“ entwickelt hat. Die intelligente Verknüpfung der verschiedenen Datenpunkte ermöglicht reibungslose und smarte Arbeitsweisen und entlastet Mitarbeiter von sich wiederholenden und routinemäßigen Aufgaben, sodass sie sich auf produktive Aufgaben konzentrieren können. Wir unterstützen dies durch unser breites Portfolio an Technologien, Services, Lösungen und Beratungskompetenz in Bereichen wie Managed Print Services, Information Management Services, Cloud Services oder Managed IT Services, um nur einige Beispiele zu nennen, mit denen wir den digitalen Arbeitsplatz gesamtheitlich betrachten und alle Bereiche integrieren und vernetzen.“