Viele Unternehmen verlieren bei der Rechnungserstellung eine Menge Zeit und Papier. Der IT-Dienstleister nasdo AG rät daher zur elektronischen Rechnung und gibt vier wertvolle Tipps. [...]
Viele Unternehmen drucken Rechnungen noch immer aus, stecken sie in einen Briefumschlag und legen sie in den Postausgang. Ein Arbeitsablauf der Zeit frisst und auch so manchen Kunden nicht mehr zeitgemäß erscheint. Viele Unternehmen verlieren bei der Rechnungserstellung eine Menge Zeit und Papier. Der IT-Dienstleister nasdo AG rät daher zur elektronischen Rechnung und gibt vier wertvolle Tipps, denn für die korrekte E-Faktura sollten Unternehmen ein paar grundlegende Hausaufgaben erledigen.
Workflow aufsetzen
Dem Kunden eine elektronische Rechnung schicken und auf den Geldeingang warten – das kann klappen oder auch nicht. Auf der sicheren Seite sind Mittelständler, wenn sie mit dem Kunden den Vorgang vor der ersten Rechnungsstellung abklären. Denn Grundlage für die E-Rechnung ist das Einvernehmen zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger. Zu beachten: Durch das Akzeptieren einer elektronischen Rechnung gibt der Empfänger sein Einverständnis zu diesem Vorgang.
PDF ist kein Muss
Häufig erfolgt der Versand als PDF. Was viele jedoch nicht wissen: Welches digitale Format oder Medium zur Übermittlung verwendet wird, ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Das bedeutet allerdings nicht, dass Rechnungen nicht alle umsatzsteuerrechtlichen Vorgaben erfüllen müssten – allen voran die Echtheit der Herkunft (Authentizität), Unversehrtheit des Inhalts (Integrität) und ihre Lesbarkeit.
Nicht zu früh in den Papierkorb
Genau wie physische Rechnungen nicht zu früh in den Aktenvernichter wandern dürfen, müssen auch E-Rechnungen zehn Jahre aufbewahrt werden. Die nasdo AG rät bei E-Rechnungen zu automatisierten Backups. Doch Vorsicht: Werden diese in der Cloud abgelegt, sollten Unternehmen, die auf Nummer sicher gehen wollen, auf eine Compliance-verträgliche Alternative setzen, wie etwa ein ISO27001-zertifiziertes Rechenzentrum.
Platz sparen durch Digitalisierung
Quellen Ihre Aktenschränke über, da sie voller alter Rechnungen sind? Dann nichts wie Platz schaffen: Papierrechnungen dürfen digitalisiert werden. Allerdings müssen sie hierfür bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Vor diesem Schritt empfiehlt es sich jedoch, sicherheitshalber einen Wirtschaftsprüfer zu konsultieren. Wenn der Digitalisierung nichts mehr im Wege steht, helfen Lösungen, die derart sensible Dokumente komplett und revisionssicher ablegen.
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